נהל תוכן בצורה יעילה יותר בעזרת ניהול תוכן ארגוני (ECM)

חומרי שיווק, חוזים, הודעות דואר אלקטרוני, מצגות שיווקיות ללקוחות, גליונות אלקטרוניים, קבצי טקסט, קבצי ‎.pdf, תמונות, סרטונים, טפסים, חשבוניות, קורות חיים ממועמדים. ארגונים קטנים וגדולים כאחד יוצרים תוכן בכמויות עצומות. ולמרות שיצירת התוכן מתבצעת בקלות, שמירה על ארגונו היא משימה מורכבת.

כאן נכנסים לתמונה פתרונות לניהול תוכן ארגוני (ECM). הם מאפשרים לך לארגן ולנהל את התוכן שלך לאורך מחזור החיים שלו – מהיצירה ועד לאחסון בארכיון. אך בדומה לכל פתרון אחר, המערכות השונות לניהול תוכן ארגוני נבדלות זו מזו – כעת נבחן כמה מהתכונות שיכולות לעזור לך לשמור על הסדר (והנגישות) של התוכן וכן לעזור לצוות שלך לעבוד בצורה יעילה יותר.

  • מאגר אחד עבור מגוון רחב של סוגי תוכן: על-ידי בחירת שירות ECM שמאפשר לך לאחסן סרטונים, גליונות אלקטרוניים, תמונות, מסמכי טקסט ועוד במיקום אחד, תוכל לשמור ביחד את כל הקבצים ששייכים ליוזמה או פרוייקט ספציפיים.
  • יצירת תיקיות ראשיות עם מספר בלתי מוגבל של תיקיות משנה: באופן זה, אם יש לך יוזמה או פרוייקט שנמצאים בעבודה או מתקיימים מדי שנה, תוכל פשוט ליצור תיקיה ראשית אחת (לדוגמה, ‘ניקוי שבילים’) ולאחר מכן ליצור תיקיות משנה עבור כל שנה שבה אתה עובד על היוזמה. בתוך כל אחת מתיקיות המשנה, ניתן ליצור תיקיות משנה נוספות עבור פריטים כגון חוזים, טפסי הסכמה של מתנדבים, חומרים שיווקיים וכן הלאה.
  • עריכה קלה של מאפייני מסמכים, או מטה-נתונים: הודות לעוצמה שמאפשרת לאתר ולערוך מטה-נתונים של קובץ מתוך מסמך, תוכל לחסוך זמן ולוודא שהקבצים יהיו מתויגים כראוי לצורך חיפושים עתידיים.
  • שליטה בגישה למידע: לא כל אחד בארגון זקוק לגישה לכל מסמך. ECM מאפשר לך להחיל הרשאות מוגדרות על מסמכים, קבוצות של קבצים, מקטעים שלמים במערכת או המערכת עצמה, כך שתוכל לשלוט בצורה קפדנית בגישה שעובדים שונים יקבלו לפריטים שונים.
  • עבודה משותפת: פתרונות ECM מסוימים מאפשרים לך ליצור זרימות עבודה של מסמכים, שבעזרתן ניתן לעקוב אחר תהליכים שמתמקדים במסמכים ולעבוד עליהם יחד עם אנשים אחרים באמצעות התוכניות שאתה כבר מסתמך עליהן.
  • הפעלת תוכן מדיה מתוך המערכת לניהול תוכן ארגוני: עבור ארגונים שמשתמשים בקבצי וידאו ושמע, היכולת להפעיל מדיה מתוך מערכת ECM יכולה לחסוך לצוות שלך זמן על-ידי צמצום השלבים הדרושים לצפייה בתוכן או להאזנה לו.
  • אחסון רשומות עסקיות וקבצים משפטיים חשובים והגנה עליהם: עם מאגר מאובטח, תוכל לוודא שהרשומות שלך יהיו מאוחסנות במצב נעול וסופי וכן שניתן לאתר ולאחזר אותן בקלות במקרה של דרישה לגילוי משפטי. בנוסף, הודות לגישה הנוחה לכל המסמכים שלך, תוכל לצמצם את עלויות הגילוי הכוללות.
  • חיפוש מילות מפתח: שירות EMC שמאפשר למשתמשים לחפש מסמכים ומידע לפי מילת מפתח יכול לעזור לחברי הצוות שלך לאתר קבצים לא מוכרים, אשר עשויים להיות רלוונטיים לפרוייקט שעליו הם עובדים – ובכך לעזור להם לחסוך זמן ולעבוד בצורה יעילה יותר. האזורים הניתנים לחיפוש צריכים לכלול את טקסט המסמכים, מטה-נתונים, ביאורים וכן הלאה. בנוסף, יש לוודא שהמסמכים ניתנים לחיפוש לפי תאריך יצירה.
  • נגישות במגוון מכשירים: על-ידי בחירת פתרון לניהול תוכן ארגוני שנועד לשימוש במחשבים שולחניים, מחשבים נישאים, מחשבי Tablet וטלפונים, המשתמשים יכולים לגשת לקבצים הדרושים בכל זמן – בין אם הם במשרד, עובדים מרחוק, בנסיעה או בפגישה מחוץ למשרד.

הודות לעוצמה שמאפשרת לאחסן, לאבטח, לאתר וליצור קבצים ומסמכים ולטפל בהם במקום אחד, שירותי ניהול תוכן ארגוני מאפשרים לך לייעל את התקשורת של הצוות, את העבודה על הפרוייקטים ואפילו את הגילוי המשפטי. ובין אם הארגון שלך מעסיק עובדים בודדים במשרד אחד או כולל אלפי עובדים ברחבי העולם, מערכת לניהול תוכן ארגוני יכולה לעזור לך לשמור על הסדר.

אודות המחבר

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

התחל בעבודה עם Microsoft 365

זהו Office שאתה מכיר, בתוספת הכלים שיעזרו לך לעבוד עם אנשים אחרים בצורה טובה יותר, כך שתוכל להספיק יותר – בכל זמן, מכל מקום.

קנה עכשיו
תוכן קשור
Business Tech

עתיד הפגישות – שימוש בבינה מלאכותית (AI) כדי לשפר את שיתוף הפעולה של הצוות

קרא פרטים נוספים
Business Tech

חמש סיבות לכך שהחברה שלך זקוקה לאינטרא-נט

קרא פרטים נוספים
Business Tech

כך תוכל לבחור את תוכנת האינטרא-נט שמתאימה לעסק שלך

קרא פרטים נוספים
Business Tech

אל תלך לאיבוד בבלגן: השתמש בניהול טוב יותר של מסדי נתונים

קרא פרטים נוספים

מרכז הצמיחה לעסקים קטנים אינו מהווה ייעוץ מס או ייעוץ פיננסי מקצועי. עליך לפנות אל מומחה המס או המומחה הפיננסי שלך כדי לדון במצבך.