6 הסיבות הלא מאוד ברורות מאליהן שבגללן תוכנית פרוייקט נכשלת

פרוייקטים גרועים עולים ביוקר. למעשה, ארגונים מפסידים סכום עצום של 109 מיליון דולר עבור כל מיליארד דולר שהושקעו בפרוייקטים ובתוכניות, על-פי מחקר של Project Management Institute ‏(PMI). וככל שהפרוייקטים גדולים יותר, כך גדל הסיכוי לכישלונם. קיים סיכוי של פי 10 שפרוייקטים גדולים ייכשלו לחלוטין, על-פי מחקר נוסף בענף, וסיכוי של פי 2 שהם יוגשו באיחור, יחרגו מהתקציב ויחסרו תכונות חיוניות בהשוואה לפרוייקטים קטנים יותר. למרות שפרוייקטים קטנים ובינוניים אינם חשופים לסיכון הגבוה הזה, כל מי שעבד עליהם יודע שהם אינם נטולי בעיות.

אז מהם הגורמים שעומדים מאחורי הכישלונות המפוארים הללו? על-פי PMI, הגורמים הנפוצים לכישלון פרוייקט הם שינוי עדיפויות בארגון (40%) ומשאבים מוגבלים (20%). למרות שחלק מהגורמים הללו אינם נמצאים בשליטתם של מנהלי הפרוייקטים, חלק גדול מהם דווקא כן.

הנה שש סיבות לא מאוד ברורות מאליהן שבגללן תוכנית פרוייקט עלולה להיכשל:

  1. שיטות סטטיות – בימינו, פרוייקטים כוללים “חלקים זזים” רבים. בין אם אתה עובד בתחום השיווק, משאבי האנוש, ה- IT או הייצור – או בכל ענף אחר – מחסור בזריזות ובגמישות עשוי לתת מכת מוות לכל פרוייקט. ניהול פרוייקטים זריז וגמיש, אשר התפתח לצד השימוש הנרחב ביישומים ובפתרונות תוכנה לניהול פרוייקטים, הוא המגמה הרווחת כבר כמה שנים. ועל-פי PM Times, “חשיבותו תגדל עוד יותר היום ובעתיד”. על-פי PricewaterhouseCoopers‏, Scrum היא מסגרת הניהול הזריז והגמיש הפופולרית ביותר (43%) להשלמת פעילויות מורכבות, ואחריה ברשימה נמצאים פיתוח רזה ומונחה בדיקות (11%) ו- eXtreme Programming ‏(10%). למרות שארגונים זריזים וגמישים מגדילים את ההכנסות במהירות גדולה ב- 37% ומשיגים רווחים גבוהים ב- 30% בהשוואה לחברות שאינן זריזות וגמישות, פחות משליש מהחברות מדווחות על שימוש תכוף בשיטות זריזות וגמישות.
  2. פתרונות תוכנה זולים – טעות נוספת שחברות רבות מבצעות היא רכישת כלי זול שאינו כולל את מלוא התכונות, במקום להשקיע בפתרון תוכנה איכותי. למרבה ההפתעה, חלק מהחברות (23%) אינן משתמשות כלל בתוכנת ניהול פרוייקטים. אך חברות בעלות ביצועים גבוהים (87%) מבינות את החשיבות הטמונה בשיפור היעילות והפונקציונליות שמציעות תוכנות לניהול פרוייקטים (PM). מן הסתם, קיימים הבדלים בין התוכנות השונות. חברות מצליחות מציינות כי מהימנות, שילוב קל וקלות שימוש הם התכונות החשובות ביותר בעת בחירת תוכנת ניהול פרוייקטים חדשה. בנוסף, תוכנה איכותית חייבת לפעול בצורה חלקה עם כלים פופולריים, כגון Office‏, Office 365‏, Skype‏, PowerPoint ו- SharePoint, ולהציע שירותי PM מובילים המבוססים על הענן כדי להוסיף גמישות ואבטחה, תוך צמצום המורכבות הטכנית.
  1. עבודה לא יעילה עם צוותים וירטואליים – מכיוון שצוותים רבים עובדים מרחוק, ולעתים אף נמצאים במדינות שונות ובאזורי זמן שונים, עם מגוון תרבויות ושפות – מיומנויות תקשורת וניהול זמן הפכו לחשובים יותר מאי פעם. בעזרת גישה לכלים המאפשרים לבעלי העניין לנהל מכל מקום ולשתף במהירות את העדכונים, השיחות וצירי הזמנים העדכניים ביותר של הפרוייקט באמצעות אתר פרוייקט ייעודי (כגון אתרי הפרוייקטים שכלולים בתוכנת PM איכותית), כולם יוכלו לנהל תקשורת ולשמור על הסדר.
  2. תמיכה לא מספיקה מצד המנהלים – אחד מהגורמים המשמעותיים ביותר להצלחת פרוייקט הוא נותן חסות מנהלי עם אינטרס בפרוייקט, אשר יתמוך בו מתחילתו ועד סופו. עם זאת, פחות משני שליש מהפרוייקטים כללו נותני חסות שהיו מעורבים בפרוייקט באופן פעיל וסיפקו הכוונה ברורה או עזרה בפתרון בעיות. מחסור בזמן מהווה בעיה לעתים קרובות. לכן, לפני תחילת הפרוייקט, נותני החסות ומנהלי הפרוייקטים צריכים להיפגש כדי לדון בנושאים כגון התחייבות לזמנים, דיווח, פגישות, הסלמת בעיות וכן הלאה. בנוסף, חשוב להיעזר בתוכנה שמאפשרת למשרד ניהול הפרוייקט (PMO) או לנותן החסות לנהל הגדרות PM ללא צורך בסיוע נוסף.
  3. חוסר התאמה ליעדים ולאסטרטגיות של הארגון – יעדי פרוייקט בלתי מוגדרים הם אחד מהגורמים המשמעותיים ביותר בפרוייקטים שנכשלו. עם זאת, ארגונים מדווחים כי שלושה מתוך חמישה פרוייקטים בממוצע אינם תואמים לאסטרטגיה העסקית. חשוב להבין את העדיפויות האסטרטגיות העיקריות של החברה ולאחר מכן לבחון את הפרוייקטים כדי לבדוק כיצד – אם בכלל – הם תואמים ליעדים האסטרטגיים של הארגון או המחלקה. כך ניתן לתעדף את הפרוייקטים ולסיים פרוייקטים בעדיפות נמוכה או פרוייקטים שאינם תואמים לאסטרטגיה הכוללת. הודות לכך, תוכל לחסוך זמן, מאמץ, כסף ומשאבים – וגם לסייע לפרוייקטים איכותיים שישיגו את התמיכה הדרושה מצד המנהלים.
  4. קצרים בתקשורת – PMI גילה כי אחת מהסיבות העיקריות לכשלים בפרוייקטים שהחברות מדווחות עליה היא תקשורת גרועה. למרבה המזל, מחקר שנערך לאחרונה גילה כי רכישת תוכנת ה- PM המתאימה משפרת באופן משמעותי את התקשורת הפנימית של הצוות וכן את התקשורת עם הלקוחות. היכולת לנהל תקשורת בזמן אמת עם חברי צוות שנמצאים בהמשך המסדרון או מעברו השני של כדור הארץ באמצעות כלים שנועדו לשדר את השיחות החשובות שלך במהירות ובצורה מאובטחת היא המפתח להצלחתו של פרוייקט.

מהבעיות הפשוטות ביותר ועד המורכבות ביותר – וכל מה שביניהן – קיימים מכשולים רבים שעלולים לעמוד בדרכו של פרוייקט. אך עבור כל בעיה קיים גם פתרון. ארגונים בעלי ביצועים נמוכים מבזבזים משאבים בשיעור גבוה פי 12 בהשוואה לארגונים בעלי ביצועים גבוהים על פרוייקטים שנכשלו, ולכן הגיע הזמן להטמיע את השינויים החשובים הללו.

אודות המחבר

תפקיד צוות מרכז הצמיחה הוא לעזור לך להתחיל את העסק שלך, לנהל ולהפעיל אותו.

התחל בעבודה עם Microsoft 365

זהו Office שאתה מכיר, בתוספת הכלים שיעזרו לך לעבוד עם אנשים אחרים בצורה טובה יותר, כך שתוכל להספיק יותר – בכל זמן, מכל מקום.

קנה עכשיו

מרכז הצמיחה לעסקים קטנים אינו מהווה ייעוץ מס או ייעוץ פיננסי מקצועי. עליך לפנות אל מומחה המס או המומחה הפיננסי שלך כדי לדון במצבך.