עתיד התכנון – תכנון פרוייקטים מקוון בענן

בכל חברה כמעט, גדולה וקטנה כאחד, יש צורך בניהול פרוייקטים כדי להתארגן – ולהישאר מאורגנים. ישנם כלים מרובים לניהול פרוייקטים שעוזרים לעסק שלך לנהל משאבים, עלויות פרוייקט ובקרה, ליצור קשר ביעילות עם חברי צוות מרובים ולעקוב אחר התקדמות בכל פרוייקט נתון. על אף שניתן להתקין חלק מהכלים הללו כתוכנה במחשבי רשת נפרדים, רוב רובם מבוססי אינטרנט – במילים אחרות, הם זמינים בענן. 

היתרונות של כלים לניהול פרוייקטים מבוססי ענן

ייתכן שאתה אחד מהאנשים שנרתע מן הביטוי “מחשוב ענן”, אבל הקדש לזה רגע של מחשבה. על אף שלכלים מקומיים לניהול פרוייקטים יש מקום כשלעצמם, תוכנה מבוססת ענן מציעה שפע של יתרונות, בין השאר:

  • עלות נמוכה יותר למפרע. כאשר אתה משתמש בתוכנה מקומית לניהול פרוייקטים, עליך לשלם על כמה פריטים, לרבות השקעה ברשיון תוכנה, חומרת שרת, צוות IT לתמיכה, פריסות ממושכות ועוד. לחלופין, פתרון מבוסס ענן בדרך כלל דורש תשלום חודשי או שנתי בלבד.
  • אבטחה טובה מתמיד. בניגוד למה שנהגו לחשוב בעבר מנהלי עסקים, רמת האבטחה שמציע הענן זהה לזו שמציעים פתרונות מקומיים - החברה פשוט אינה בשליטה על השרתים הפיזיים. כפי שנכתב במאמר שפורסם לאחרונה ב- Forbes, "הביטוי 'מחשוב ענן' כבר אינו אוקסימורון".
  • נגישות מכל מקום. כל עוד יש לך חיבור לאינטרנט, אתה יכול לגשת לתוכנת ניהול הפרוייקטים שלך בענן. מכיוון שהגישה הושגה דרך דפדפן אינטרנט, ניתן גם לאפשר לחברי הצוות להציג, לערוך ולנהל מסמכים באמצעות מכשירים שאינם מחשבים.
  • צוות מחובר. גם כאשר עובדים נמצאים במרחק גדול זה מזה, הם יכולים להרגיש שהם חלק מיחידה מלוכדת הודות לפתרון מבוסס ענן. מכיוון שכל אחד מקבל עדכונים בזמן אמת, לא מחמיצים בטעות אף אחד שהנו רלוונטי לפרוייקט בשיחה. כמו כן, ניתן לנהל שיחות בסביבת העבודה של הפרוייקט (במקום דרך דואר אלקטרוני) ולאחסן אותן לעיון בעתיד.
  • שיפור הפרודוקטיביות. הודות למיקום מרכזי שבו נשמרים כל סיכומי הפרוייקט, הפעילויות, המסמכים וההזנות החדשותיות שלו, פתרונות מבוססי ענן לניהול פרוייקטים יכולים לחסוך לך זמן. וכאשר נחסך לך זמן, הפרודוקטיביות יכולה להשתפר. בנוסף, מיקום מרכזי מאפשר לחברי הצוות לגשת למסמכי הפרוייקט בזמן אמת מכל מקום שבו הם נמצאים.
  • תקשורת בזמן אמת. אחד היתרונות הגדולים ביותר הטמונים בשימוש בתוכנה לניהול פרוייקטים בענן הוא היכולת לתת משוב מהיר לגבי מידע מיד עם העלאתו לסביבת העבודה של הפרוייקט. גם זה עשוי להגביר את הפרודוקטיביות משום שכך פוחתים המקרים שבהם יש לבצע את העבודה מחדש.
  • החלטות עדכניות, מבוססות נתונים. כעסק שמעוניין להפוך לעסק רווחי, ולהישאר כזה, חשוב לקבל החלטות בצורה מושכלת ולא על סמך גחמה. הודות לעובדה שתוכנה מבוססת ענן מתעדכנת באופן מיידי, המידע הנחוץ לך נמצא בהישג יד. כמו כן, רוב הכלים כוללים דוחות מוכללים אשר מובילים אותך לתובנות הנחוצות כדי לקבל החלטות הקשורות לעסק. 
  • IT פשוט יותר. כאשר אתה משתמש בתוכנה מקומית לניהול פרוייקטים, אתה בדרך כלל אחראי לתחזוקת השרת, הדורשת את תשומת הלב של צוות ה- IT הפנימי. תוכנה מבוססת ענן, לעומת זאת, מתוחזקת עבורך על-ידי ספק השירות (או משאב אחר) - וחוסכת לך את הזמן והטרחה הכרוכים בעדכונים או בבאגים, ומאפשרת לך להתמקד בניהול הפרוייקטים שלך בצורה חלקה.
  • עדכונים מיידיים. להבדיל מתוכנה מקומית, המחייבת אותך להוריד עדכונים בכל פרסום של גירסה חדשה, כלים מבוססי ענן מתעדכנים באופן אוטומטי. אין צורך לשלם כדי לשדרג את חבילת היישומים שלך או להמתין שצוות ה- IT יפנה זמן ליישום העדכונים. 

השלבים לאיתור הפתרון מבוסס הענן הטוב ביותר עבורך לניהול פרוייקטים

למרבה הצער, תחילת העבודה עם פתרון חדש לניהול פרוייקטים אינה פשוטה כמו להבין את ההבדל בין פתרונות מקומיים ומקוונים לתכנון פרוייקטים. בחירת הפתרון הטוב ביותר עבור החברה שלך דורשת כמה שלבים - אך התוצאה הסופית שווה את המאמץ שתשקיע. מלא אחר השלבים הבאים כדי להחליט על ספק שירות מוסמך.

שלב 1: בצע ניתוח צרכים.

זה ודאי לא יפתיע אותך, אבל כל חברה שונה - בעלת גודל שונה, יעדים שונים וצרכים שונים. פירוש הדבר שהחברה שלך צריכה להחליט בדיוק איזה פתרון מתאים לך ביותר. במהלך הדיון בנושא, הקפד להקשיב לקולם של האנשים שישתמשו במוצר בפועל. קח בחשבון את הגורמים הבאים, בין היתר: האם הפרוייקטים מערבים עובדים פנימיים בלבד או גם לקוחות חיצוניים, או אילו סוגים של דוחות יהיה עליך להפעיל. לאחר שתדע מהם הצרכים שלך, תוכל להעריך ביתר קלות את ספקי השירות על סמך התכונות שהם מציעים.

שלב 2: מחקר, מחקר, מחקר.

במהלך החיפוש אחר ספק שירות, שים לב לספקים שמציעים את התכונות הבאות:

  • מהימנות ברמת הארגון 
  • יכולת להוסיף צוותים ופרוייקטים במהירות
  • תכונות דיווח שמספקות תובנות מהירות בנוגע לתיק הפרוייקטים שלך
  • סביבה מוכרת או לפחות סביבה שקל לנווט בה ולהשתמש בה
  • יכולת להציג פעילויות ולטפל בהן במקום אחד
  • יכולות תזמון המאפשרות לך לתכנן ולנהל פעילויות ביעילות
  • לוחות מחוונים לסיכום לצורך קבלת החלטות מבוססת נתונים
  • תמיכת IT 24 שעות ביממה, 7 ימים בשבוע
  • גיבוי נתונים מתמשך, שחזור מאסונות ומרכזי נתונים עודפים ברחבי העולם
  • פתרון מדרגי שצומח במקביל לעסק שלך

שלב 3: השתמש תחילה בגירסת ניסיון.

כפי שהיית לוקח רכב לנסיעת מבחן לפני רכישה, כך גם מומלץ לנסות פתרון לניהול פרוייקטים לפני יישומו. גירסאות ניסיון מאפשרות לך להכיר מקרוב תכונות של כלי ולדמיין כיצד הכלי יעבוד במצב דומה לשלך.

שלב 4: קח בחשבון ציר זמן ותהליך ליישום.

אם החלטת לבחור בכלי מקוון לניהול פרוייקטים, לא משנה אם הוא מתאים ליישומים הקיימים שלך - תנאי זה חל על פתרונות מקומיים בלבד. אך יהיה עליך לקחת בחשבון מתי יהיה לך את כוח האדם והתקציב לעשות את השינוי ואז לתאם מול ספק השירות שבחרת כדי ליישם זאת.

שלב 5: הקפד ליישם ולהדריך.

בסופו של דבר יישמת פתרון חדש לניהול פרוייקטים. מזל טוב! אולם למרבה הצער, העבודה שלך עדיין לא הסתיימה. חשוב לוודא שהעובדים שלך מקבלים את ההדרכה הדרושה כדי להשתמש בכלי החדש בצורה יעילה. קבע הפעלות מרובות כדי שכולם יצליחו להגיע בהתאם ללוחות הזמנים שלהם. בנוסף, עליך ליצור פרוייקטים לתרגול כדי שכולם יוכלו לגלות ולהכיר את התכונות של הכלי לפני השימוש בו בעולם האמיתי.

ניהול פרוייקטים בענן הוא גל העתיד. מצא כלי שמתאים לך - כך לא תישאר מאחור. 

אודות המחבר

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

התחל בעבודה עם Microsoft 365

זהו Office שאתה מכיר, בתוספת הכלים שיעזרו לך לעבוד עם אנשים אחרים בצורה טובה יותר, כך שתוכל להספיק יותר – בכל זמן, מכל מקום.

קנה עכשיו
תוכן קשור
Manage my business

אפשר לצוותים שלך לבצע חדשנות על-ידי שיפור שיתוף הפעולה

קרא פרטים נוספים
Manage my business

חמש תוספות חיוניות לצ’אט קבוצתי בעבודה

קרא פרטים נוספים
Manage my business

5 תכונות של תוכנה לניהול פרוייקטים שהצוות שלך לא משתמש בהן

קרא פרטים נוספים

מרכז הצמיחה לעסקים קטנים אינו מהווה ייעוץ מס או ייעוץ פיננסי מקצועי. עליך לפנות אל מומחה המס או המומחה הפיננסי שלך כדי לדון במצבך.