מצב הפגישה המודרנית

תאהב אותן או לא, הפגישות לא ייעלמו. ככלי לתקשורת, פגישות מספקות תובנות צוות, יצירת קשר בזמן אמת ושיחה בונה. אבל לפעמים, פגישות עלולות להיות לא פרודוקטיביות. למעשה, לשכת העבודה בארה”ב מעריכה כי עסקים מאבדים 37 מיליארד דולר בשל פגישות לא נחוצות מדי שנה. מאחר ש- 37 אחוזים מזמנם של העובדים מוקדש לפגישות בימינו, כדאי לבחון כיצד אנו נפגשים כדי לקבל מידע רלוונטי לניהול הצמיחה ולאסטרטגיות העסקיות.

גורם שביעות הרצון בפגישה המודרנית

בעת בחינת האסטרטגיה העסקית שלך, עליך להכיר גם בעלויות הישירות וגם בעלויות העקיפות של פגישות, בין שהן דיגיטליות ובין שהן פיזיות. מציאת האיזון בין היתרונות של כל אחד מסוגי הפגישות תביא לשילוב טכנולוגיה חדשה עם נהלים עסקיים מסורתיים.

ככל שהטכנולוגיה התקדמה, כך גבר הקצב של מקום העבודה המודרני. בארגון שבו כל דקה חשובה, שימוש בשירותים כגון ועידות שמע או וידאו מפחית את הצורך של העובדים שלך בניהול זמן. באמצעות ועידות שמע, עובדים ובעלי עניין כאחד יכולים פשוט להצטרף לשיחה, לתרום את חלקם ולהמשיך ביום העבודה, מבלי לצאת מהמשרד. באמצעות ועידות וידאו, אינך צריך עוד לכנס את העובדים המרוחקים שלך; מסכים מאפשרים לך לקיים שיחות אישיות עם עובדים רבים באזורי זמן שונים. בנוסף לאיחוד הצוותים שלך, משאבים אלה עשויים גם להוות תחליף לנסיעות עסקים, דבר המונע הוצאות מיותרות.

כמובן, בפגישות פנים אל פנים עדיין יש ממד אנושי, שאינו קיים בממשקים וירטואליים. במהלך אינטראקציה עם לקוח חדש, פגישה פנים אל פנים יכולה ליצור קרבה ולבנות בסיס לקשר מקצועי מתמשך. ולמרות הפרסומים השליליים בנוגע לפגישות, 92 אחוזים מהמשתתפים בפגישות סבורים כי פגישות מספקות הזדמנות לתרום, דבר המרמז על כך שפגישות מוצלחות עשויות להגביר את שביעות הרצון של העובדים מתפקידם. ושביעות רצון רבה יותר של העובדים משמעותה תחלופת עובדים נמוכה יותר.

על-פי סקר של Verizon, יותר מ- 90 אחוזים מהנוכחים בפגישות מודים שהם חולמים בהקיץ, ומחמיצים פגישות שלמות, או חלקים מפגישות, בעוד ש- 70 אחוזים אומרים שהם מביאים עבודה אחרת לפגישות. אין ספק שהפגישות כפי שאנו מכירים אותן צריכות להשתנות. דמיין לעצמך את רמת הפרודוקטיביות שנוכל להגיע אליה אם נגדיר מחדש את המושג של הפגישה כמכלול.

שינוי הגדרות של הפגישה המודרנית

הפגישות כיום מתפתחות ללא הרף לנוכח טכנולוגיה חדשה, מגמות תעסוקה ושינויים כלכליים. על-פי סקר של BlueJeans שנערך לאחרונה, 25 אחוזים מהפגישות כוללות לפחות משתתף אחד בשיחה בווידאו ממכשיר נייד. ניתן לייחס עלייה זו בשימוש בווידאו ממכשיר נייד לעלייה במספרם של העובדים במשרה חלקית או פרילנסרים. בשנים האחרונות, עובדים אלה היוו כ- 40.4 אחוזים מכוח העבודה המודרני.

מהו הלקח המרכזי? כדי שהעסקים והעובדים ייהנו מהצלחה עתידית, יש לשלב את הפגישות בימינו גם עם טכנולוגיה דיגיטלית וגם עם טכנולוגיה פיזית.

אבל איך זה ייראה? מהו מקום הפגישות האידיאלי, בין אם פיזי ובין אם דיגיטלי? התשובה היא לא תמיד זהה עבור כל עסק ועסק, אבל כמה חידושים שפותחו יכולים להגביר את הפרודוקטיביות בארגונים.

  • טכנולוגיות דיגיטליות הופכות חיבורים פשוטים בנגיעה אחת לפופולריים. חיבורים אלה משלבים בין הקרנה לשמע. סקירות וטלמטריה למדידת הצלחה וזמן חיבור הוכיחו כבר שיפור בחיבור משלוש דקות בממוצע לפחות מדקה.
  • התקדמות בטכנולוגיה פיזית תספק שירות A.V.‎ בהתבסס על סוג מכשיר, בין שהשיחות הן מחווטות או אלחוטיות, בתוך רשתות החברה או מחוץ להן. באופן אידיאלי, שיפורים אלה יספקו חוויית פגישות באיכות גבוהה עבור משתתפים מרוחקים ועובדים במשרד כאחד.
  • ארגונים מסוימים אימצו שיטות חדשות, כגון שימוש בלוחות ציור דיגיטליים, כדי להבטיח שההתקדמות הטכנולוגית תניב תוצאות. פתרונות חדשניים לשיתוף פעולה בצוות, כגון צגים התומכים בנגיעות מרובות, חוויית עט וסימון בדיו בעלת יכולת תגובה גבוהה, וועידות וידאו מוכללות, ישפרו את המצב של הפגישה המודרנית.

נכון להיום, 28 אחוזים מהמנהלים סבורים שפגישות הן בזבוז זמן. עם זאת, כשהן מנוצלות בצורה יעילה, פגישות מספקות לא רק מסגרת לחידוד האסטרטגיה העסקית; הן יוצרות הזדמנויות ליצירת קשר, חדשנות וסינרגיה בין חברי הצוות שלך. ללא קשר לתפקיד בארגון – עובד שכיר, מנהל או פרילנסר – כולם יכולים להפיק תועלת מגישה הוליסטית לחוויית פגישות באיכות גבוהה.

אודות המחבר

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

התחל בעבודה עם Microsoft 365

זהו Office שאתה מכיר, בתוספת הכלים שיעזרו לך לעבוד עם אנשים אחרים בצורה טובה יותר, כך שתוכל להספיק יותר – בכל זמן, מכל מקום.

קנה עכשיו
תוכן קשור
Business Tech

3 עובדות חשובות לגבי מיחשוב ענן בעולם שמתמקד בניידות

קרא פרטים נוספים

מרכז הצמיחה לעסקים קטנים אינו מהווה ייעוץ מס או ייעוץ פיננסי מקצועי. עליך לפנות אל מומחה המס או המומחה הפיננסי שלך כדי לדון במצבך.