דברים שהעובדים יכולים ללמוד מצוות ה- IT כדי לנהל פגישות מקוונות טובות יותר

לאור הגידול במספר האנשים שעובדים מהבית או בנסיעות, עמיתים משתמשים יותר ויותר בוועידות וידאו כדי ליצור קשר. פגישות מקוונות הופכות להיות חלק חשוב יותר ויותר בתקשורת ובשיתוף הפעולה היומיים בעסק.

עבודה בשיתוף עם צוות ה- IT יכולה להועיל לעובדים. אנשי ה- IT יכולים לוודא שיש להם הציוד הדרוש לפגישות וירטואליות ושהם יודעים כיצד להשתמש בטכנולוגיה הזמינה בצורה הטובה ביותר. דרך פעולה זו יכולה גם לחסוך לאנשי ה- IT זמן יקר, בכך שהם יעזרו לעובדים להגדיר שיחות ועידה בווידאו באופן שיבטיח תקשורת מוצלחת.

בדוק הגדרות מראש

לפני השיחה, העובדים צריכים לוודא מול אנשי ה- IT שמותקנים אצלם התוספים הנדרשים ושהם משתמשים בטכנולוגיה העדכנית ביותר. בנוסף, מספר דקות לפני הפגישה, העובדים צריכים לבדוק בעצמם שכל הכניסות והיציאות של המצלמה והמיקרופון מנותבות דרך השיחה.

מנע האטה מיותרת

וידאו ושמע מושהים ולא מסונכרנים הם תופעה נפוצה, ולעתים קרובות הגורם לכך הוא בעיות בקישוריות הרשת. כדי להבטיח שדבר זה לא ישפיע על הפגישות שלהם, העובדים יכולים לבקש מצוות ה- IT להגדיר את איכות השירות כך שתינתן עדיפות לתעבורת רשת לכיוון פתרון ועידות הווידאו עבור עובדים המבצעים שיחות מתוך המשרד. מספר החיוגים הנכנסים יכול גם הוא להאט את החיבור. העובדים צריכים לזכור זאת ולכלול רק משתתפים מרכזיים או לקבץ כמה אנשים בחיוג יחיד כאשר הדבר אפשרי.

תובנות IT יכולות לשפר את חוויית הפגישה

פתרונות הוועידות הווירטואליות של ימינו כוללים מספר רב של תכונות, והעובדים לא תמיד מודעים למגוון היכולות הזמינות עבורם בפגישות מקוונות. צוות ה- IT שלך יכול לתת לעובדים הנחיות לגבי השימוש בחדרי צ'אט חי בתוך היישום, לוחות ציור שיתופיים וכלים לשיתוף קבצים ישיר, כדי שהשיחה הבאה שלהם תהיה מוצלחת יותר.

הכן ושתף רשימת עצות

אחת הדרכים הטובות להגביר את ההצלחה היא שיתוף פעולה בין העובדים לצוות ה- IT במטרה לנסח עצות שניתן לשתף אותן ברחבי החברה ולהיעזר בהן כדי להבטיח שפגישות וירטואליות יתנהלו בצורה יעילה ככל האפשר. כל ארגון הוא שונה, ולכל ארגון יהיו שיקולים ייחודיים משלו, אבל הנה כמה עצות שיעזרו להתחיל רשימת פעולות של IT עבור העובדים שלך:

        
  • בעת שימוש במיקרופון חיצוני, ייתכן שמארגני פגישות ומשתתפים יצטרכו לעבור מ"שמע מוכלל" המהווה ברירת מחדל ולבחור את המיקרופון כהתקן השמע שלהם.
  •     
  • כדי להימנע מרעשי רקע מקריים שמפריעים לשיחה לזרום ומפחיתים את מהירות התקשורת בין המשתתפים, העובדים צריכים לעודד את משתתפי הפגישה להישאר במצב השתקה כל עוד הם אינם מדברים.
  •     
  • אנשים שמתכוונים לשתף את המסך שלהם צריכים להכין הכל מראש כדי להימנע מהפתעות במהלך הפגישה. דפדוף בין כרטיסיות או ניסיון לפתוח קבצים במהלך פגישה עלולים להאט את השיחה ולגרום להשהיה של המסך.

אודות המחבר

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

התחל בעבודה עם Microsoft 365

זהו Office שאתה מכיר, בתוספת הכלים שיעזרו לך לעבוד עם אנשים אחרים בצורה טובה יותר, כך שתוכל להספיק יותר – בכל זמן, מכל מקום.

קנה עכשיו
תוכן קשור
Business Tech

אחסון דואר אלקטרוני בארכיון – 5 סיבות לכך שזו התכונה הטובה ביותר של דואר אלקטרוני שאתה לא משתמש בה

קרא פרטים נוספים

מרכז הצמיחה לעסקים קטנים אינו מהווה ייעוץ מס או ייעוץ פיננסי מקצועי. עליך לפנות אל מומחה המס או המומחה הפיננסי שלך כדי לדון במצבך.