המידע שעסקים בצמיחה צריכים לדעת לגבי אחסון דואר אלקטרוני בארכיון

עבור רוב העובדים במשרדים, שליחת הודעות דואר אלקטרוני ומענה להן הפכו ממשימה מוגדרת לפעולה שיש לבצע כל הזמן וכן, במקרים מסוימים, באופן אוטומטי – כמעט כמו לנשום. צריך פשוט לבחון את הנתונים: עד סוף השנה הנוכחית, נשלח ונקבל יותר מ- 215 מיליארד הודעות דואר אלקטרוני. ועד סוף 2020? יותר מ- 257 מיליארד.

זוהי כמות עצומה של הודעות דואר אלקטרוני.

וזו גם כמות עצומה של מידע חשוב. חשוב על כל המסמכים, התמונות והנתונים שמאוחסנים בתיבת הדואר הנכנס האופיינית – בנוסף לתכתובות חשובות, מפגשי סיעור מוחות והחלטות שהתקבלו. האם החברה שלך מבצעת את הפעולות הדרושות להגנה על הקניין הרוחני הזה? המשך לקרוא לקבלת מידע נוסף על חלק מההיבטים של אחסון דואר אלקטרוני בארכיון שעסקים בצמיחה חייבים לשקול.

שיקולי תאימות

נתחיל בפרטים הבסיסיים. אחסון דואר אלקטרוני בארכיון כרוך בפעולה זו בדיוק: אחסון הודעות דואר אלקטרוני של אדם כלשהו והפיכתן לניתנות לחיפוש. והוא נדרש על-פי חוק.

לפני 10 שנים, נקבעו תקנות שמחייבות את כל העסקים לשמור רשומות אלקטרוניות של נתונים עסקיים, לרבות הודעות דואר אלקטרוני. במקרה של תביעה משפטית, נדרשת יכולת לאחזור כל רשומה בקלות – כך שלא ניתן להסתמך על גיבוי כללי. במילים אחרות, "אני לא מצליח למצוא את הקובץ" הוא לא תירוץ קביל.

עסקים מסוימים חייבים לציית גם לתקנות נוספות. חברות שנסחרות בבורסה, לדוגמה, חייבות לציית לחוק Sarbanes-Oxley של 2002, וספקי ביטוח ושירותי בריאות חייבים לעמוד בדרישות של HIPAA.

מקומי או מתארח?

עבור עסק, אחסון דואר אלקטרוני בארכיון כרוך באחסון של כל הודעת דואר אלקטרוני שנשלחת ומתקבלת על-ידי כל עובד – גם הודעות שנמחקו מתיבות דואר נכנס בודדות. אך היכן תאחסן את הודעות הדואר האלקטרוני הללו?

האפשרות הראשונה היא הקמת שרת פנימי שמאפשר לך לאחסן את כל הודעות הדואר האלקטרוני בתוך החברה. שיטה זו מספקת את הגמישות הרבה ביותר, מכיוון שיש לך שליטה רבה יותר בפלטפורמה, ותוכל לתייק את המידע באופן שמתאים לך. עם זאת, היא יקרה – גם מבחינת העלויות מראש וגם מבחינת התחזוקה השוטפת. תצטרך להקים ולהתקין את השרתים הפיזיים ולשלם את עלויות ניהולם לעובדי מחלקת ה- IT.

האפשרות השניה היא בחירת פתרון מתארח, שבמסגרתו אתה מעסיק ספק חיצוני לניהול הודעות הדואר האלקטרוני של החברה עבורך. שיטה זו מאפשרת לך לגשת למידע דרך הענן ומונעת את העלויות הגבוהות הכרוכות בתחזוקת שרת מקומי. עם זאת, היא מצמצמת את השליטה, מכיוון שפונקציונליות ספציפית של הפלטפורמה נקבעת על-ידי הספק.

אף אפשרות אינה מאובטחת יותר בהכרח. הבחירה בין השתיים תתבסס בסופו של דבר על הדרישות הספציפיות. האם לעסק שלך יש תזרים מזומנים גבוה, והוא זקוק לרמה גבוהה של שליטה באחסון? אם כן, מומלץ לבחור באפשרות המקומית. אם לא, תוכל לחסוך כסף באמצעות מיקור חוץ.

תכונות מתקדמות

בין אם בחרת פתרון מקומי או פתרון מתארח, קיימות תכונות נוספות שחשוב לשקול. לדוגמה, אם אתה מעוניין לאפשר לעובדיך לבצע חיפוש בהודעות דואר אלקטרוני ישנות – אפילו מלפני עשור – שקול להטמיע גישה ממחשב שולחני. כך תהיה אפשרות להשתמש בכל המידע המאוחסן, ולא להמתין עד שיהיה בו צורך במסגרת תביעה משפטית עתידית.

ומה לגבי אמצעי תקשורת אחרים? במידת הצורך, ניתן לאחסן בארכיון גם שיחות טלפון, שיחות מיידיות וציוצים.

לפני בחירת הפלטפורמה שבה ברצונך להשתמש ואת אופן השימוש בה, הקדש זמן לשקילת ההעדפות והצרכים של החברה שלך.

אודות המחבר

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

התחל בעבודה עם Microsoft 365

זהו Office שאתה מכיר, בתוספת הכלים שיעזרו לך לעבוד עם אנשים אחרים בצורה טובה יותר, כך שתוכל להספיק יותר – בכל זמן, מכל מקום.

קנה עכשיו
תוכן קשור
Business Tech

מצא את תכונות שירות הדואר האלקטרוני שמתאימות לצרכים העסקיים שלך

קרא פרטים נוספים

מרכז הצמיחה לעסקים קטנים אינו מהווה ייעוץ מס או ייעוץ פיננסי מקצועי. עליך לפנות אל מומחה המס או המומחה הפיננסי שלך כדי לדון במצבך.