עבודה בדרכים חדשות: שימושים לא שגרתיים בתוכנת תרשימי זרימה

כל תוכנה איכותית של תרשימי זרימה מגיעה עם כמה תכונות בסיסיות: פריסות תבנית וצורות, עיצוב אוטומטי, תאימות לענן. עם זאת, קיימות אפשרויות מתקדמות הרבה יותר, שמאפשרות קישור של דיאגרמות למקורות נתונים חיצוניים. קישור נתונים מספק למשתמשים את העוצמה לעדכן את תרשימי הזרימה שלהם בקלות, על-ידי שינוי המידע שמאוחסן בגיליון אלקטרוני או במסד נתוני SQL. פעולה זו שימושית במיוחד כאשר תרשים הזרימה משותף עם כל חברי הצוות, מכיוון שכך ניתן לעדכן את הצוות במהירות ובאופן מיידי לגבי שינויים חשובים במצב, בכל המכשירים והמיקומים. השימושים הנפוצים של קישור נתונים הם ניהול תקציבים ומעקב אחר חופשות, בין השאר.

תוכנות איכותיות של תרשימי זרימה כוללות יכולות רב-תכליתיות עבור קישור נתונים. מדובר בתרחיש שבו השמיים הם הגבול. הנה כמה רעיונות שיעזרו לך להביא לידי ביטוי את היצירתיות שלך.

הקצאת משאבים

האחראים על ניהול והקצאה של הזמן והמשאבים עבור הצוות מתקשים לעתים קרובות לבצע את עבודתם. הם זקוקים למידע עדכני לגבי זמינותם של בעלי העניין, ומידע זה אינו תמיד זמין. וגם כאשר הוא זמין, הוא מוצג לרוב בצורה פרטנית, במגוון תבניות והודעות. אם רק היה להם מיקום מרכזי עבור מידע מהימן, שמועבר בצורה חזותית פשוטה. לשמחתם, קישור נתונים מספק בדיוק את היכולת הזו.

מה צריך לעשות:

  1. יצירת דיאגרמה בסיסית עם סמל או תמונה שמייצגים כל חבר בצוות הפרוייקט
  2. קישור דיאגרמה זו לגיליון אלקטרוני משותף שבו בעלי העניין יכולים לסמן את המועדים הזמינים המשוערים שלהם
  3. בחירת דרך להצגה חזותית של זמינות בעלי העניין בדיאגרמה – צבעים שונים, צורות וכן הלאה
  4. הקצאת פעילויות במהירות ובבטחה, על בסיס ידע שהופק מהמצב החזותי של כל אחד מבעלי העניין

שריון המקום המתאים

מקום העבודה משתנה ללא הרף. במקום חדרונים ומשרדים, נעשה שימוש במרחבים גמישים ושיתופיים; במקום שולחנות אישיים, נעשה שימוש במחשבים נישאים ובניידות בתוך המשרד. בעקבות השינויים הללו, חברות רבות – בייחוד חברות גדולות שברשותן כמה קומות או בניינים – מעוניינות לספק לעובדים תיעוד עדכני של אזורי העבודה הפנויים והמשוריינים. קישור נתונים יכול לספק פתרון קל.

מה צריך לעשות:

  1. יצירת דיאגרמה אחת (או יותר) שממפה את תוכנית הקומה של החברה
  2. קישור דיאגרמה זו לגיליון אלקטרוני משותף שבו העובדים יכולים לשריין חדר או אזור במועדים ספציפיים
  3. בחירת דרך לייצוג חזותי של חדר או אזור משוריין
  4. שיתוף הדיאגרמה ברחבי החברה, כדי שכל הצוות יוכל לדעת אילו אזורים פנויים

סימון ההתקדמות

תוכנת תרשימי זרימה היא כלי נהדר להצגה חזותית של תהליכים עסקיים מרכזיים – אך היא מתאימה גם למיפוי השלבים של פרוייקטים בודדים. בנוסף, ניתן להשתמש בה למעקב אחר ההתקדמות בפרוייקטים הללו. וכאשר כל בעלי העניין המעורבים יכולים לראות בדיוק אילו פעילויות הושלמו ואילו פעילויות צריכות להתבצע, ניתן לצמצם מאוד את העיכובים. קישור נתונים יכול לעזור.

מה צריך לעשות:

  1. יצירת דיאגרמה עם סמל או תמונה שמייצגים כל אחד משלבי הפרוייקט ואת המעורבות של כל אחד מבעלי העניין
  2. קישור דיאגרמה זו לגיליון אלקטרוני משותף שבו בעלי העניין יכולים לסמן את הפעילויות שהושלמו
  3. בחירת דרך לייצוג חזותי של פעילות שהושלמה
  4. שיתוף הדיאגרמה עם כל צוות הפרוייקט, כדי שכולם יוכלו לדעת אילו פעילויות צריכות להתבצע, ומתי עם תוכנת תרשימי הזרימה המתאימה, תוכל למנוע חוסר הבנה וקצרים בתקשורת. כיצד אתה תשתמש בה?

אודות המחבר

www.presentationstudio.com

התחל בעבודה עם Microsoft 365

זהו Office שאתה מכיר, בתוספת הכלים שיעזרו לך לעבוד עם אנשים אחרים בצורה טובה יותר, כך שתוכל להספיק יותר – בכל זמן, מכל מקום.

קנה עכשיו
תוכן קשור
Business Tips

הגן על הסביבה על-ידי בחירה לעבוד מהבית

קרא פרטים נוספים
Business Tips

6 דרכים לעורר עניין בסדר היום של הפגישות המקוונות שלך

קרא פרטים נוספים
Business Tips

חמש דרכים לשדר מקצועיות בדואר אלקטרוני

קרא פרטים נוספים

מרכז הצמיחה לעסקים קטנים אינו מהווה ייעוץ מס או ייעוץ פיננסי מקצועי. עליך לפנות אל מומחה המס או המומחה הפיננסי שלך כדי לדון במצבך.