מהו עיבוד מסמכים | Microsoft Power Automate

יישומי עיבוד מסמכים משתמשים בלמידת מכונה ובינה מלאכותית (AI) כדי לחלץ נתונים ממסמכים וטפסים. הם משתמשים בנתונים, כמו מידע מחשבוניות, קבלות והזמנות הנעשות דרך דואר אלקטרוני או בצורה פיזית, הופכים אותם לדיגיטליים, ושומרים אותם בפורמט מסד נתונים מובנה. הנתונים הללו מיובאים לאחר מכן למערכת יעד, כמו פתרון לתכנון משאבים ארגוניים (ERP) או ניהול קשרי לקוחות (CRM). היעילות שיישומי עיבוד מסמכים מספקים יכולה להשפיע באופן משמעותי על האופן שבו עסקים חוסכים כסף, מגדילים פרודוקטיביות ופוטרים עובדים מהצורך לבצע משימות חוזרות ונשנות שיש להן ערך נמוך ומועדות לשגיאות.

מציאת פתרון לדיגיטציה של כמויות גדולות של מסמכים פיזיים היא אתגר שרבים מהעסקים ייתקלו בו בשלב כלשהו. יישומי עיבוד מסמכים מספקים יעילות רבה בתחום זה על ידי כך שהם לא רק מבטלים את המשימה הידנית של הזנת נתונים, אלא גם מספקים לעסקים תובנות כיצד להפיק יותר מהנתונים שלהם.

Power Automate עוזר לפשט את זרימות העבודה של העיבוד שלך

צמצם למינימום משימות ידניות שחוזרות על עצמן בעזרת Power Automate—פתרון בתכנות פשוט שעוזר לבצע אוטומציה של תהליכים עסקיים מורכבים כדי ליצור זרימות עבודה משופרות אך פשוטות של ניהול מסמכים.

התנסה בחינם

כיצד פועל עיבוד מסמכים?

עיבוד מסמכים מבוסס על יסודות של זיהוי תווים אופטי (OCR), למידת מכונה, ואוטומציה של תהליכים רובוטיים (RPA). שלושה מרכיבים אלה מסוגלים למעשה לפרש ולהבין מידע בדומה לאופן שבו בני אדם עושים זאת.

OCR מזהה טקסט מודפס, כתוב או מוקלד מסריקת מסמכים או תמונות. הוא מזהה אזורים בהירים וכהים בתוכן הסרוק ומחפשת אותיות או ספרות, המסווגות לאחר מכן על סמך תבניות או תכונות.
למידת מכונה יוצרת אלגוריתמים שלומדים מתבניות ומהקשרים במסמכים. ככל שלמידת המכונה מעבדת מידע רב יותר, היא לומדת מכל תרחישי השימוש שהיא נתקלת בהם, והופכת לחכמה יותר ויעילה יותר בקבלת החלטות.
RPA משתמש בבוטים שמבצעים על פי כללים והוראות שהם מקבלים כדי להפוך משימות חוזרות לאוטומטיות. באמצעות יכולות זיהוי טקסט מתקדמות, RPA יכול לעבד במהירות נתונים ממקורות מרובים.

באמצעות עבודה משותפת של OCR, למידת מכונה ו- RPA, עיבוד המסמכים מבצע בדרך כלל את השלבים הבאים:

איסוף

נתונים ממקורות כמו מסמכי נייר, מסמכי PDF, דוא"ל וטפסים אלקטרוניים נסרקים ועוברים דיגיטציה.

קדם-עיבוד

האיכות והדיוק של הנתונים הסרוקים עוברים שיפור על-ידי אמצעים כגון תיקון זוויות מוטות, הפחתת הרעש על-ידי ביטול כתמים או סימונים ברקע וחיתוך אזורים חיצוניים לא רצויים מתמונות.

סיווג

המסמכים מופרדים לקטגוריות שונות על סמך התבנית, התוכן והסוג שלהם, פעולה שעוזרת לחלץ נתונים ולאחסן אותם בארכיון.

חילוץ

שלב מכריע בתהליך שבו OCR מחלץ נתונים ממסמכים וקובע אילו סוגים יש לתרגם (למשל שמות, מספרים, תאריכים, טקסט בכתב יד).

אימות

RPA בודק ומאמת את כל הנתונים לפני העברתם למערכות, מסדי נתונים וזרמי עבודה רלוונטיים. כל חוסר דיוק מסומן בשלב זה לבדיקה ידנית ותיקון.

שילוב

לאחר ביצוע כל התהליכים האחרים, הנתונים נשלחים לבסיסי הנתונים והמאגרים הרלוונטיים באמצעות ממשקי תכנות יישומים.

מהו ניתוח מסמכים המבוסס על למידה מעמיקה?

תיעוד למידה עמוקה משתלב עם עיבוד מסמכים על ידי הסתמכות על יכולות של רשתות עצביות לזיהוי תבניות בנתונים, בייחוד לצורך ניתוח מסמכים ועיצוב, זיהוי טקסט ושחזור מסמכים. בדומה לאופן שבו המוח האנושי לומד, רשתות עצביות אוספות מידע על פני שכבות רבות על ידי רכישת יותר ויותר מידע וידע, והופכות לחכמות יותר ככל שהן מתקדמות.

ניתוח מסמכים בלמידה עמוקה משתמש ביכולתו להניע AI דמוי אנושי דרך אלגוריתמים שונים של רשתות עצביות, בעיקר קונבולוציוניות וחוזרות. רשתות עצביות קונבולוציוניות מסננות תמונות כדי לזהות כל אלמנט בתוכן, בזמן שרשתות עצביות חוזרות מסוגלות לזכור נקודות נתונים, מה שמעצב את יכולתן לחזות תוצאות עתידיות.

היתרונות של עיבוד מסמכים אוטומטי

עיבוד מסמכים אוטומטי משפר את תהליכי העסק ומגביר את היעילות של הצוות על ידי מתן מהירות, דיוק ויכולת הרחבה. זה יכול להשפיע באופן רחב על האופן שבו תחומים שונים, כגון משפטים, נדל"ן, בריאות ובנקאות משפרים את התהליכים ואת התוצאות שלהם.

בין היתרונות המרכזיים של עיבוד מסמכים אוטומטי:

אחזור מהיר:

לאחר שמסמכים עוברים דיגיטציה, הם נגישים בכל זמן וכל מקום לכל אדם בעל הרשאה להציג אותם.

אבטחה ופרטיות משופרת

עסקים יכולים להצפין את הקבצים שלהם ולהקצות רמות אבטחה כדי להגן על הנתונים מפני משתמשים שהתכנים אינם מיועדים להם.

חיסכון בזמן ובעלויות:

על-ידי ביטול התהליך היקר והארוך של ניהול מסמכי נייר, לעובדים יהיה זמן רב יותר שיוכלו להקדיש למטרות החיוניות לעסק ולהגברת הפרודוקטיביות.

סיכון מופחת לטעות אנוש:

ללא צורך בהזנת נתונים ידנית, אוטומציה של מסמכים משפרת מאוד את הדיוק והאיכות של המסמכים.

הגדלת שיתוף פעולה:

עובדים בצוותים שונים בין המחלקות יכולים לשתף מסמכים ולעבוד עליהם יחד, ולהישאר מודעים למצב בזמן אמת.

תבניות סטנדרטיות:

אוטומציה של מסמכים מאפשרת תיקנון של תבניות ומבנים שניתן להחיל על זרימות עבודה באופן שוטף.

כיצד לבחור פתרון תוכנה לעיבוד מסמכים

בחירת פתרון לעיבוד מסמכים תלויה בגורמים ספציפיים לצרכים שלך. אחת ההחלטות החשובות ביותר שיש לקחת בחשבון היא האם אתה רוצה שהפתרון שלך יפעל בענן או באתר שלך. מערכות מבוססות ענן מאוחסנות על ידי ספק בתשלום ומבצעות שמירה אוטומטית של כל הנתונים שלך, מה שהופך את הכל לנגיש באינטרנט. פתרון מקומי פירושו שתשתמש בשרתים ובאחסון שלך, תבצע את התחזוקה שלך, ותנהל את הגיבויים שלך.

בין השיקולים החשובים הנוספים לבחירת פתרון לעיבוד מסמכים:

חיפוש:

זהו כלל טוב שיהיו מגוון רחב של אפשרויות חיפוש, כולל שם הקובץ וסוגו, תוכן, ותאריכים ששונו. כדאי גם להקצות מטה-נתונים ותוויות לארגון כל הקבצים שלך.

מבנה קובץ פשוט:

חשוב שמבנה הקבצים יהיה קל לשימוש והגיוני עבור כל המשתמשים.

אבטחה:

על המערכת לאפשר לך להגביל את הגישה למסמכים רגישים ולהגדיר הרשאות עבור כל משתמש.

פשטות:

לכל העובדים צריכה להיות יכולת להשתמש בקלות במערכת, ללא בלבול וללא שיבושים במשימות היומיומיות שלהם.

אינטגרציה:

ודא שניתן להשתמש במערכת עם תוכניות שכבר נמצאות אצלך בשימוש, כגון תוכנת קשרי הלקוחות ולקוח הדוא"ל שלך.

התחל עם שינוי עיבוד המסמכים שלך עכשיו

Microsoft Power Automate הוא פתרון אופטימיזציה של זרימות עבודה קל לשימוש שמאפשר לעובדים שלך ליצור פתרון לעיבוד מסמכים. מזער משימות חוזרות, ידניות, ומייגעות ויצר יותר זמן לצוותים שלך להתמקד בעבודה אסטרטגית עם פלטפורמה אחת לאוטומציה.

עם Microsoft Power Automate

יישומי עיבוד מסמכים מספקים פתרון אוטומטי לדיגיטציה של כמויות גדולות של מסמכי נייר.
עיבוד המסמכים מבוסס על למידת מכונה ובינה מלאכותית, הפועלות לחילוץ נתונים ממסמכים ואחסונם במסד נתונים.
ניתוח מסמכים באמצעות למידה עמוקה מתבסס על היכולות של רשתות עצביות, שלומדות ורוכשות ידע בדומה לאופן שבו פועלים המוחות האנושיים. ככל שהרשתות הללו רוכשות ולומדות יותר מידע, כך הן הופכות לחכמות יותר ככל שהן מעבדות יותר מידע.
פרודוקטיביות מוגברת, סיכון מופחת לטעות אנוש ושיפור המדרגיות הם חלק מהיתרונות הרבים של עיבוד מסמכים אוטומטי.
התחל בהערכה של זרימת העבודה הנוכחית שלך במסמכים וקבע מה אתה רוצה לשפר. כמה דברים עיקריים שאפשר לצפות מפתרון עיבוד מסמכים כוללים יכולות סריקה, אחסון בענן, פונקציית חיפוש, בקרת גרסאות של מסמכים, ויכולת לנהל הרשאות.

מהם יישומי עיבוד מסמכים?

Power Automate עוזר לפשט את זרימות העבודה של העיבוד שלך

כיצד פועל עיבוד מסמכים?

איסוף

קדם-עיבוד

סיווג

חילוץ

אימות

שילוב

מהו ניתוח מסמכים המבוסס על למידה מעמיקה?

היתרונות של עיבוד מסמכים אוטומטי

אחזור מהיר:

אבטחה ופרטיות משופרת

חיסכון בזמן ובעלויות:

סיכון מופחת לטעות אנוש:

הגדלת שיתוף פעולה:

תבניות סטנדרטיות:

כיצד לבחור פתרון תוכנה לעיבוד מסמכים

חיפוש:

מבנה קובץ פשוט:

אבטחה:

פשטות:

אינטגרציה:

התחל עם שינוי עיבוד המסמכים שלך עכשיו

שאלות נפוצות

מהם יישומי עיבוד מסמכים?

כיצד פועל עיבוד מסמכים?

מהו ניתוח מסמכים המבוסס על למידה מעמיקה?

מהם היתרונות של עיבוד מסמכים אוטומטי?

כיצד אוכל לבחור פתרון תוכנה לעיבוד מסמכים?

עקוב אחר Power Platform