यह सारांश Microsoft 365 और Office उत्पादों पर लागू होता है, जैसे कि Access, Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint और Word, जो हमारे ग्राहकों को अधिक हासिल करने में मदद करने के लिए बनाए गए हैं. इस  गोपनीयता जानकारी द्वारा कवर किए गए उत्पादों की पूरी सूची के लिए, Office उत्पादों के लिए उपलब्ध गोपनीयता नियंत्रण देखें.

Microsoft अपने ग्राहकों के साथ अधिक पारदर्शी होने और उन्हें अपने डेटा पर अधिक नियंत्रण देने के लिए समर्पित है. इस काम के (एक) भाग के रूप में,  हम अपने प्रमुख उत्पादों और सेवाओं को एक ऐसे मॉडल में ले गए हैं जहाँ, जब भी ग्राहक अपने डिवाइस का उपयोग करते हों उस समय, हम उसने जो निजी डेटा एकत्रित करते हैं, उस डेटा को  आवश्यक या फिर वैकल्पिक के रूप में वर्गीकृत किया जाता है. इससे हमारे ग्राहकों के लिए हमारे द्वारा एकत्र किए जाने वाले डेटा, और इसका उपयोग करने के तरीके, के बारे में जानकारी प्राप्त करना, और अपनी गोपनीयता के बारे में विकल्पों का विचारपूर्ण चुनाव करना आसान हो जाता है.

यह आलेख डेटा के आवश्यक और वैकल्पिक प्रकारों का,  अनुप्रयोगों द्वारा एकत्र की गईं व्यक्तिगत डेटा की विशिष्ट श्रेणियों का, और हमारे ग्राहक Microsoft के साथ जो डेटा साझा करते हैं उसे अनुकूलित करने के लिए अपनी गोपनीयता सेटिंग्स को बदलने के तरीके का, एक ओवरव्यू प्रदान करता है.

आवश्यक श्रेणी का डेटा हमारे उत्पादों को अद्यतित, सुरक्षित रखने और अपेक्षानुसार प्रदर्शन करने के लिए आवश्यक है. आवश्यक डेटा में ग्राहक के डिवाइस के प्रकार और संस्करण जैसी चीज़ें शामिल होती हैं, ताकि हम अपने अनुभवों को संरक्षित और सुरक्षित रखने के लिए अपनी क्लाउड सेवाओं और सुरक्षा पैचेस के लिए कनेक्टिविटी दे सकें, और वह नैदानिक डेटा शामिल होता है जो महत्वपूर्ण सुविधा विफलताओं का पता लगाने में हमारी मदद करता है.

कुछ मामलों में, ग्राहक यह नियंत्रित कर सकते हैं कि क्या आवश्यक डेटा यह निर्णय लेते हुए एकत्रित किया जाता है कि आवश्यक डेटा पर निर्भर उत्पाद सुविधाओं या फ़ंक्शन का उपयोग करना है या नहीं. उदाहरण के लिए, अगर कोई ग्राहक बड़ा संस्थान क्लाउड में दस्तावेज़ संग्रहण और सहयोग वाले  Word का उपयोग करता है, तो हम उनके कर्मचारियों के दस्तावेज़ों को सुरक्षित और उनके सभी डिवाइसेस पर सिंक्रनाइज़्ड रखने के लिए, आवश्यक डेटा एकत्रित करते हैं.

जब आप Microsoft 365 ऐप्स के साथ सेवाओं का उपयोग करते हैं, जैसे कि किसी PowerPoint स्लाइड में कोई छवि सम्मिलित करना, या Excel के नवीनतम संस्करण में अद्यतन करना, तो आपको वह कार्यक्षमता प्रदान करने के लिए, Microsoft को डेटा भेजा जाता है और इसे उसके द्वारा संसाधित किया जाता है. यह डेटा, जिसे हम आवश्यक सेवा डेटा के रूप में संदर्भित करते हैं, Microsoft के लिए इस कार्यक्षमता को वितरित कर पाने के लिए आवश्यक होता है, (और वह) यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि यह  सुरक्षित, अप-टू-डेट है और अपेक्षा के अनुरूप प्रदर्शन कर रहा है.

कनेक्टेड अनुभव,Microsoft 365 Copilot, और आवश्यक सेवाएँ ये सभी आवश्यक सेवा डेटा जनरेट करते हैं, जब भी आप Microsoft 365 ऐप्स के साथ सहभागिता करते हैं.

आवश्यक सेवा डेटा कोई विशिष्ट डेटा प्रकार नहीं है, जैसे कि ग्राहक डेटा या व्यक्तिगत डेटा, (जिन्हेंMicrosoft उत्पाद और सेवा डेटा सुरक्षा परिशिष्ट (DPA) में परिभाषित किया गया है). इसके बजाय, यह  Microsoft 365 ऐप्स के माध्यम से किसी सेवा के साथ  सहभागिता करते समय आवश्यक रूप से संसाधित किए जाने वाले सभी डेटा के लिए एक सामान्य विवरण है. इसमें निम्नलिखित अलग-अलग तत्व शामिल हैं: सेवा कॉल्स, सामग्री, और सेवा से संबंधित नैदानिक डेटा.

अधिक जानकारी के लिए, एकत्रित किए गए और Microsoft को भेजे गए डेटा के उदाहरण परिदृश्यों सहित, Microsoft 365 उत्पादों के लिए आवश्यक सेवा डेटादेखें.

कनेक्टेड अनुभवों और Microsoft 365 Copilot के लिए, आप आवश्यक सेवा डेटा को एकत्रित किए जाने और उसे Microsoft Corporation को भेजे जाने से रोकने के लिए, हमारे मौजूदा गोपनीयता नियंत्रणों और सेटिंग्स का उपयोग कर सकते हैं.

आवश्यक सेवाओं के लिए,  आवश्यक सेवा डेटा हमेशा एकत्रित किया जाता है और Microsoft Corporation को भेजा जाता है. आप इन आवश्यक सेवाओं को अक्षम नहीं कर सकते  क्योंकि वे Microsoft 365 ऐप्स के कार्य करने के तरीके के लिए मुख्य रूप से महत्वपूर्ण हैं.

वैकल्पिक श्रेणी का डेटा, क्लायंट सॉफ़्टवेयर को सुरक्षित, अप-टू-डेट या अपेक्षानुसार प्रदर्शन करने वाला बनाए रखने के लिए बहुत आवश्यक या अनिवार्य रूप से ज़रूरी नहीं होता है. वैकल्पिक डेटा में कुछ ऐसी चीज़ें शामिल होती हैं, जैसे चित्र जिन्हें लोग Word में हमारी छवि लाइब्रेरी से उपयोग करने के लिए चुनते हैं, ताकि हम बेहतर छवि विकल्प प्रदान कर सकें और PowerPoint स्लाइड के दिखने में लगने वाले समय के बारे में जानकारी, जिससे हम अपने सॉफ़्टवेयर का प्रदर्शन बेहतर बना सकें.

चूँकि वैकल्पिक डेटा अनुप्रयोगों को  प्रदान करने के लिए आवश्यक नहीं होता है, ग्राहक यह तय कर सकते हैं कि इस प्रकार के डेटा को संग्रहीत करने के लिए हमें अनुमति देनी है या नहीं. होम उपयोगकर्ता अनुप्रयोगों में उपलब्ध गोपनीयता सेटिंग्स का उपयोग करके, अनुप्रयोगों के प्रारंभिक सेटअप के दौरान या सेटअप के बाद, यह निर्णय ले सकते हैं. कार्यस्थल या विद्यालय परिसरों में, व्यवस्थापकों के पास अपने संगठन के लिए यह निर्णय लेने के लिए कई उपकरण उपलब्ध होते है.

हालांकि वैकल्पिक डेटा साझा करने की आवश्यकता नहीं है, यह डेटा हमें अपने ग्राहकों के लिए अधिक बेहतर अनुभव विकसित करने में मदद करता है. हम चाहेंगे कि हमारे ग्राहक हमारे साथ यह डेटा साझा करें, लेकिन चाहे वे कुछ भी तय करें, अनुप्रयोग अपेक्षित रूप से कार्य करते रहेंगे. यह हमारे ग्राहकों का डेटा है और हम उनकी गोपनीयता के बारे में लिए गए उनके निर्णयों का सम्मान करने के लिए प्रतिबद्ध हैं.

Microsoft आपको यह देखने में सक्षम करने के लिए नैदानिक डेटा व्यूअर प्रदान करता है कि जब आप अनुप्रयोगों का उपयोग कर रहे हों तब, आवश्यक और वैकल्पिक नैदानिक डेटा दोनों के लिए, कौन-सा नैदानिक डेटा एकत्रित किया जा रहा है.

ग्राहकों के लिए उपलब्ध गोपनीयता सेटिंग्स इस पर निर्भर करती हैं कि ग्राहक किसी Microsoft खाते (उदाहरण के लिए, एक व्यक्तिगत outlook.com ईमेल पते) से साइन इन है या किसी कार्यस्थल या विद्यालय खाते से. अपने व्यक्तिगत डेटा को नियंत्रित करने की विभिन्न सेटिंग्स के बारे में अधिक जानें:

• अपने खाते की गोपनीयता सेटिंग्स तक पहुँचें
• Microsoft गोपनीयता डैशबोर्ड

संगठनों में, व्यवस्थापक यह नियंत्रित करते हैं कि आवश्यक या वैकल्पिक नैदानिक डेटा Microsoft को भेजा गया है या नहीं. वे यह भी नियंत्रित कर सकते हैं कि उनके उपयोगकर्ताओं के लिए कौन से कनेक्टेड अनुभव उपलब्ध हैं. व्यवस्थापकों के लिए उनके संगठनों में गोपनीयता सेटिंग्स प्रबंधित करने हेतु उपलब्ध विभिन्न विकल्पों के बारे में अधिक जानें:

• एंटरप्राइज़ के लिए Microsoft 365 ऐप्स के लिए गोपनीयता नियंत्रणों का ओवरव्यू
• एंटरप्राइज़ के लिए Microsoft 365 ऐप्स के लिए गोपनीयता नियंत्रण प्रबंधित करने हेतु नीति सेटिंग्स का उपयोग करें
• Office for Mac के लिए गोपनीयता नियंत्रण प्रबंधित करने के लिए प्राथमिकताओं का उपयोग करें
• iOS डिवाइसेस पर Office के लिए गोपनीयता नियंत्रण प्रबंधित करने के लिए प्राथमिकताओं का उपयोग करें
• Android डिवाइसेस पर Office के लिए गोपनीयता नियंत्रण प्रबंधित करने के लिए नीति सेटिंग्स का उपयोग करें
• वेब अनुप्रयोगों के लिए Office के लिए गोपनीयता नियंत्रण प्रबंधित करने हेतु नीति सेटिंग्स का उपयोग करें

अधिकांश सेटिंग्स उपलब्ध होती हैं फिर चाहे  अनुप्रयोगों  का उपयोग Windows, Mac, Android या iOS डिवाइसेस पर, कहीं भी किया जा रहा हो.

हमारे द्वारा सामान्य रूप से डेटा एकत्रित और उपयोग करने के तरीके के बारे में अधिक जानें:

• Microsoft गोपनीयता कथन
• Microsoft में गोपनीयता