Tri načina korištenja rješenja za videokonferencije kojima možete poboljšati poslovanje

Videokonferencije su način za povezivanje videosadržaja i zvuka u stvarnom vremenu između najmanje dvoje ljudi. Ta je tehnologija dostupna još od 1960-ih, kada je uređaj pod nazivom “Picturephone” prvi put predstavljen na Svjetskom sajmu u New Yorku 1964. godine. Danas je tehnologija, naravno, puno sofisticiranija i integriranija u svakodnevni život.

Daljinsko održavanje sastanaka, primjerice, postaje sve potrebnije. Prema istraživanju  Forbes Insight, gotovo tri četvrtine izvršnih direktora potvrdilo je da ima globalnu mrežu radnika i dobavljača. Uz to, skoro dvije trećine tvrtki zaposlenicima omogućuju da rade od kuće. To je i više nego praktično. Studije su pokazale da rad od kuće može povećati produktivnost i smanjiti iscrpljenost.

Ako tim ne možete jednostavno okupiti uživo, videokonferencije su odlična zamjena. Zašto? Istraživanja su pokazala da razgovor s kolegama licem u lice, pa čak i virtualno, stvara osjećaj povezanosti te razvija povjerenje. Godine 2017. u globalnoj anketi provedenoj na nekoliko tisuća radnika 92 posto ispitanika odgovorilo je da videokonferencije omogućuju bolji timski rad i bolje međuljudske odnose.

No velika je razlika između samo dobre virtualne suradnje i one najbolje u klasi. Želite biti sigurni da svaki alat kojim se služite zaista koristi vašem timu. Videokonferencije su jedan od alata od presudne važnosti. 

Prednosti videokonferencija

U nastavku pročitajte više o tri načina na koja videokonferencije timovima omogućuju bolju produktivnost, povezanost i inovativnost. 

1. Internetske videokonferencije

Internetske su videokonferencije rješenje koje većina tvrtki koristi za virtualne sastanke. Tvrtke su otkrile da videosastanci mogu podići moral, pogotovo udaljenim timovima. Do toga djelomice dolazi i zato što se, kako istraživanja pokazuju, većina komunikacije temelji na neverbalnim znacima. Oni se prenose videozapisom, a ne audiosadržajem. Neka od najboljih internetskih rješenja za videokonferencije imaju i ugrađene značajke kao što su zapisivanje bilješki, čavrljanje, zakazivanje i zajedničko korištenje zaslona – značajke koje tijek rada čine integriranijim i učinkovitijim. Većina alata nudi i mobilna rješenja, pa se zaposlenici mogu prijaviti i sudjelovati u videokonferenciji bilo gdje.

Internetska je videokonferencija odlično rješenje za sljedeće situacije: 

  • kratke svakodnevne sastanke “s nogu” ili česte sastanke malih timova koji moraju biti kratki (čak i oni mogu biti od koristi zahvaljujući komunikaciji licem u lice)
  • redovite sastanke osoblja tijekom kojih se prema videokonferenciji možete postaviti kao da ste u prostoriji za sastanke svog tima
  • razgovore s potencijalnim zaposlenicima
  • povezivanje s klijentima, dijeljenje podataka, informacija o napretku i ideja
  • sastanke svih suradnika ili interne sastanke na kojima se dijele važne ili povjerljive informacije

2. Prijenosi uživo

Prijenos uživo još je jedan oblik videokonferencije koji može biti iznimno učinkovit, posebice pri povezivanju s ljudima izvan vaše tvrtke ili ustanove. To znači da tisućama gledatelja na internetu možete prenositi sastanak, prezentaciju, konferenciju, radionicu ili događaj uživo. 

Gledatelji uz to mogu i sudjelovati u stvarnom vremenu. Događaj također možete snimiti i spremiti paket da mu zaposlenici ili korisnici poslije mogu pristupiti. Uzbudljiv govor ili panel odličan je način za predstavljanje rada i privlačenje ljudi. 

Prijenosi uživo odlični su za sljedeće situacije:

  • virtualne događaje svih vrsta, uključujući rasprodaje i marketinške događaje otvorene za javnost
  • velike sastanke cjelokupnog osoblja 
  • gostovanje govornika na konferenciji ili događaju u organizaciji tvrtke, za internu ili vanjsku publiku
  • virtualne sastanke osoblja koji mogu biti forum za dijalog među zaposlenicima ili prema javnosti
  • webinare

3. Interoperabilnost videozapisa u oblaku

Videokonferencije u oblaku označavaju virtualno mjesto sastanka koje se nalazi na mreži umjesto u vašem uredu. Interoperabilnost podrazumijeva suradnju različitih tehničkih sustava. Za interoperabilnost videozapisa u oblaku praktično je što svi sudionici mogu pristupiti videokonferenciji, čak i ako se služe posve različitim tehnologijama i softverom. To je osobito korisno ako ste na sastanak ili događaj pozvali klijente, korisnike ili nezavisne izvođače koji ne koriste isti sustav kao i vi. 

Interoperabilnost videozapisa u oblaku odlična je za sljedeće situacije:

  • nesmetanu integraciju te povezivanje raznih uređaja i prostorija za sastanke
  • zajedničko korištenje podataka, nadzornih ploča i vizualnih pomagala za vrijeme sastanka, čak i s ljudima koji koriste različite vrste uređaja i softvera
  • raščlanjivanje komunikacijskih silosa i poboljšanje odnosa s klijentima

Neke od najboljih praksi za videokonferencije

Isprobavanjem jednog ili više tih modela možete podići moral u tvrtki i poboljšati timski rad. No možete i bolje predstaviti svoj posao široj publici te stvoriti bazu klijenata, što dovodi do boljih rezultata poslovanja. Nekoliko jednostavnih savjeta pri tome vam može pomoći. 

Najbolje prakse za videokonferencije obuhvaćaju sljedeće: 

  • provjera funkcionalnosti svih tehnologija prije početka sastanka, od internetske veze do mikrofona 
  • sastavljanje dnevnog reda da bi sastanak dobro tekao i bio fokusiran
  • aktivno poticanje članova tima da govore jedan po jedan da bi se izbjeglo nadglasavanje ili mrtva tišina
  • upotreba vizualnih pomagala, zajedničko korištenje zaslona i drugi alati za suradnju koji poboljšavaju interakciju

Početak rada sa sustavom Microsoft 365

Poznati Office dopunjen alatima koji vam omogućuju bolju suradnju, pa možete obaviti više posla u svakom trenutku i s bilo kojeg mjesta.

Kupite odmah
Povezani sadržaj
Poslovna tehnologija

Besplatni konferencijski pozivi ne moraju značiti žrtvovanje kvalitete

Pročitajte više
Poslovna tehnologija

Pet razloga zbog kojih je e-pošta u oblaku neizostavan dio vašeg poslovanja

Pročitajte više
Poslovna tehnologija

Pronađite značajke servisa e-pošte koje odgovaraju vašim poslovnim potrebama

Pročitajte više

Poslovni uvidi i ideje ne mogu se smatrati izvorom profesionalnih poreznih ili financijskih savjeta. Savjete o svojem slučaju zatražite od vlastitog poreznog ili financijskog savjetnika.