Živimo u vremenu u kojemu generirane informacije nadmašuju naše mogućnosti prihvaćanja i obrađivanja. U današnjem gospodarstvu, koji se temelji na znanju, suradnja na radnom mjestu sve je učestalija, a najviše se surađuje na zajedničkim projektima. Danas se, zapravo, zaposlenici nalaze u dvostruko većem broju timova nego prije nekoliko godina. To znači da smo istovremeno bombardirani gomilama podataka iz mnogih izvora, uključujući poruke e-pošte, čavrljanja i društvene medije.
Sve upućuje na to da su zaposlenici sve ovisniji o informacijama. Časopis Harvard Business Review objavio je istraživanje provedeno na zaposlenicima u Sjedinjenim Američkim Državama, koje je pokazalo da 60 % osoba provjerava e-poštu u WC-u, 15 % u crkvi, a 11 % skriva e-poštu od supružnika.
Koje alate i resurse možemo koristiti da bismo se uhvatili ukoštac s e-poštom i bili produktivni? Iako se može reći da su tehnologija i pristup informacijama dio problema, tehnologija može biti i rješenje. Ovo je mojih pet najpopularnijih savjeta za produktivnost u slučajevima preopterećenosti informacijama:
1. Shvatite da nisu sve informacije jednako važne
Ne traže sve informacije koje moramo obraditi punu pažnju i prioritet. Vrlo je važno znati kojim se informacijama treba baviti u kojem trenutku. Mogućnost označavanja informacija oznakama visokog prioriteta jedna je od najboljih značajki ugrađenih u e-poštu dosad. Poruke e-pošte u kojima sam bio dodan kao primatelj kopije premještao sam u zasebnu mapu. No tehnologija je napredovala pa je kontrola nad informacijama sada jednostavnija nego ikada prije. Danas alati utemeljeni na čavrljanju, kao što je Microsoft Teams, omogućuju korisnicima s kojima surađujem da informacije označe kao važne, a mene mogu spomenuti pomoću znaka @ da bi me upozorili da obratim pozornost na određene informacije. Na taj način mogu ne samo probrati informacije koje su važne i relevantne, nego i odmah krenuti u rješavanje hitnih problema. Kada sam naučio kako informacijama dodijeliti prioritet, riješio sam se nereda, a tehnologija me više ne opterećuje.