Pet vrsta alata za suradnju kojima se poboljšava produktivnost

Svaka tvrtka može imati koristi od dobrog timskog rada. Suradnja je bitna, bez obzira na to prodajete li cvjetne aranžmane ili programirate novu aplikaciju za pametne telefone. No za odličnu je suradnju potrebna odlična komunikacija. Kvaliteta te komunikacije, pokazale su studije, puno je vrednija od kvantitete. 

Nažalost, timska suradnja često zapinje. To je osobito vjerojatno ako za članove tima vrijedi nešto od sljedećeg: 

  • ako nemaju zajedničku viziju ili zajedničke ciljeve
  • ako ne razumiju svoje obveze ili se s njima ne slažu, što dovodi do pomutnje ili preklapanja zadataka
  • ako nema komunikacije ili međusobnog povjerenja (što je zaista moguće ako se ne susreću licem u lice) 
  • ako nemaju priliku doprinositi odlukama vezanima uz projekt ili promjenama na njemu 
  • ako nemaju poticaja za inovaciju ili raspravu o novim idejama (previše grupnog mozganja može dovesti do mrtve točke)

Ne samo da će svi biti sretniji ako uspješno surađuju, nego istraživanja pokazuju da je pet puta vjerojatnije da su tvrtke koje potiču suradnju i iznimno uspješne. To je vrijedi osobito ako zaposlenici rade na zajedničkoj svrsi ili cilju. 

Kako to možete postići u svojoj tvrtki?

Danas postoje mnoge vrste alata za mrežnu suradnju koji timovima omogućuju da dobro komuniciraju i ostanu sinkronizirani. Za vas postoje odgovarajući alati. Sve ovisi o potrebama vaše tvrtke. U nastavku pročitajte više o alatima koji vam mogu pomoći.

1. Alati za upravljanje projektima koji stvari drže na pravom putu 

 Bilo da planirate vjenčanje bilo da programirate web-mjesta, sigurno imate velik projekt u kojem sudjeluje mnogo ljudi. Srećom, postoje alati za vođenje projekata za učinkovito upravljanje svakom sitnicom. 

Razlozi ZA:

  • voditeljima projekata omogućuje se da se organiziraju, a ostale koji sudjeluju u projektu da vremenski koordiniraju

Primjer: neka tvrtka za planiranje događaja organizira veliku zabavu. Umjesto pregledavanja brojnih poruka e-pošte i obraćanja pojedinačnim suradnicima, voditelj projekta može koristiti središnju platformu za stvaranje rasporeda, dodjeljivanje zadataka, procjenu troškova i izradu vizualnog dojma cjelokupnog stanja svakog dijela.

Kako mrežni rad može pomoći

Usmjeravanje članova tima na prijavu na središnjem virtualnom mjestu da bi zabilježili da su riješili zadatak ili ostavili povratnu informaciju omogućuje nesmetan i brz rad. 

2. Videokonferencije grade odnose

Recimo da imate važan sastanak, no polovica je vašeg tima na putu ili radi od kuće. Videokonferencije su način da iskoristite sve prednosti susreta licem u lice, što potvrđuju istraživanja, a bez troška i gnjavaže planiranja sastanka uživo. 

Razlozi ZA:

  • poboljšava se timski rad
  • razvijaju se bolji odnosi u udaljenim timovima
  • nema putnih troškova

Primjer: neka tvrtka za razvoj softvera mora raspraviti o nekoliko većih projekata, no članovi tima nalaze se u tri različita ureda u zemlji. Umjesto da nižu duge lance poruka e-pošte ili da se upuštaju u konferencijski poziv, a i jedno i drugo lako je izbjeći, tim se može sastati u virtualnoj sobi. Naime, susret s kolegama licem u lice potiče sudjelovanje i produktivnost.

Kako mrežni rad može pomoći

Prilikom videokonferencije s članovima tima možete dijeliti podatke, dokumente i prezentacije u stvarnom vremenu. Sastanak jednostavno možete i snimiti da biste ga podijelili s onima koji nisu mogli prisustvovati. 

3. Razgovorima u uredu lakše se rješavaju stvari 

Ponekad je korisno i samo na brzinsko pitanje dobiti brz odgovor. Pomoću alata za razmjenu izravnih poruka u vašem uredu ljudi mogu brzo komunicirati i rješavati probleme.

Razlozi ZA:

  • smanjuje se količina e-pošte
  • ubrzava se proces komunikacije
  • brže se završava posao 

Primjer: mali odvjetnički ured odjednom ima brojne nove klijente. Odvjetnici moraju brzo proslijediti zadatke pravnim vježbenicima i drugim članovima tima. Umjesto da se podaci izgube u arhivima e-pošte, zaposlenici u uredu mogu razgovarati jedan na jedan ili grupno da bi odmah obavili posao.

Kako mrežni rad može pomoći

Tim može čavrljati bilo gdje i bilo kada. Alati za razmjenu izravnih poruka omogućuju i zajedničko korištenje zaslona u svrhu brzog donošenja odluka. Spremanjem povijesti čavrljanja nastaje evidencija o tome kako se došlo do određene odluke. 

4. Revizijom dokumenata u stvarnom vremenu smanjuje se kašnjenje

Zaboravite lance poruka e-pošte pune privitaka i zbunjujućih dodataka koje vam nitko nije spomenuo.  Suradnjom na dokumentima u stvarnom vremenu vaš tim može istodobno raditi na istom dokumentu, bez obzira na to je li riječ o tekstu, proračunskoj tablici ili prezentaciji programa PowerPoint.

Razlozi ZA:

  • smanjuje se kaos
  • ubrzava se proces slanja povratnih informacija
  • smanjuje se količina e-pošte

Primjer: neka oglašivačka agencija radi na ponudi, što uključuje puno kreativnog razmišljanja, uređivanja i revizija. Njezinom se mrežnom pohranom i zajedničkim radom na njoj omogućuje svima da vide što drugi rade, da prate predložene promjene i rade s trenutnim povratnim informacijama. 

Kako mrežni rad može pomoći 

Članovi tima mogu raditi u različitim uredima, no ipak mogu istodobno zajedno uređivati dokument. Računalstvo u oblaku smanjuje vremenski raskorak i svima omogućuje jednostavan doprinos projektu.  

5. Organizacija pomoću pohrane u oblaku s kontrolom verzija

Pohrana projekta ili dokumenta u oblaku najjednostavniji je način da pristup omogućite svima kojima je potreban, bilo kada i bilo gdje. Prednost je suradnja u stvarnom vremenu, no to znači i da svatko može u tren oka na internet, pronaći određenu verziju i po potrebi spremiti kopiju prije nego doda povratne informacije. 

Razlozi ZA:

  • štedi vrijeme
  • smanjuje se količina e-pošte
  • čuvaju se sve verzije datoteke na središnjem mjestu 

Primjer: neka neprofitna udruga radi na prezentaciji koja se odnosi na najnovije istraživanje gladi u Americi. Članovi tima mogu raditi na dokumentu dok su na putu, a da pritom ne brišu rad onih drugih niti imaju poteškoća prilikom pronalaženja određene verzije. 

Kako mrežni rad može pomoći 

Prezentacija pohranjena na jednom središnjem mjestu omogućuje brže povratne informacije i organizaciju verzija.

Upotreba jednog ili više ovih alata za timsku suradnju može iznimno povećati produktivnost, bez obzira na to što radite. Kada je međusobna interakcija jednostavna, puno je lakše i stvarati povjerenje, što vodi do boljih rezultata za sve. 

Početak rada sa sustavom Microsoft 365

Poznati Office dopunjen alatima koji vam omogućuju bolju suradnju, pa možete obaviti više posla u svakom trenutku i s bilo kojeg mjesta.

Kupite odmah
Povezani sadržaj
COVID-19

Korisni savjeti i trikovi za Outlook

Pročitajte više

Poslovni uvidi i ideje ne mogu se smatrati izvorom profesionalnih poreznih ili financijskih savjeta. Savjete o svojem slučaju zatražite od vlastitog poreznog ili financijskog savjetnika.