Pet načina na koje radnici na daljinu mogu surađivati

S obzirom na trend rasta rada na daljinu ključno je da međusobno udaljeni zaposlenici i projektni timovi mogu kohezivno surađivati jedni s drugima. Zahvaljujući ogromnom napretku digitalne tehnologije, suradnja je učinkovitija nego ikad prije. Alati dostupni zaposlenicima na daljinu nude dosad neviđen spektar prilika za suradnju.  

Kao što je izvijestio CNBC, postoje najmanje tri različita oblika “daljine”, uključujući fizičku i radnu. Ovdje opisani alati za suradnju bave se i “udaljenošću afiniteta”, koja se odnosi na potrebu svakog čovjeka za “osjećajem povjerenja, suosjećanja i povezanosti”. 

Od sesija razmjene ideja u stvarnom vremenu do inovativnih strategija za zajedničko korištenje datoteka i dokumenata, svaka tvrtka može na najbolji način iskoristiti zaposlenike koji rade na daljinu. Slijedi kratki opis načina na koji ti dragocjeni resursi vode do novih razina produktivnosti

Videopozivi i videokonferencije 

Osobe koje se najbolje snalaze u sastancima “oči u oči” sa suradnicima osjećaju se zakinute zbog svog statusa rada na daljinu. Osjećaj izolacije može se uvući u njihove radne navike i dovesti do otuđivanja od tima. 

Videopozivi i videokonferencije drastično poboljšavaju čimbenik “osobnog dodira” uz produbljivanje osjećaja timskog rada i izgradnje odnosa. Videpozivi pospješuju razmjenu ideja unutar tima putem čestih razgovora u stvarnom vremenu. Uz to, videopozivi su koristan alat za ocjenjivanje učinka zaposlenika (za zaposlenike na daljinu) i druge situacije kada su sastanci oči u oči najučinkovitiji.  

Korištenjem videokonferencija mogu se smanjiti ili čak potpuno izbjeći putni troškovi i izazovi zakazivanja više sastanaka uživo. 

Čavrljanje / razmjena izravnih poruka 

Razgovori u stvarnom vremenu zamijenili su razmjenu ideja oko aparata za vodu putem čavrljanja i tehnologije za razmjenu izravnih poruka. Ti alati radnicima na daljinu omogućuju razmjenu ideja i strategija na učinkovitiji, fokusiraniji način. 

Ako, primjerice, radnik na daljinu u jednom dijelu zemlje iznenada dobije “revolucionarnu” ideju o projektu, on se može jednostavno povezati putem izravnih poruka i podijeliti ideju sa suradnicima udaljenima stotinama ili tisućama kilometara. Taj je resurs mnogo brži i učinkovitiji od poruka e-pošte kada se radi o brzoj komunikaciji.  

  • Mogućnost zajedničkog korištenja zaslona članovima tima omogućuje donošenje bržih odluka u stvarnom vremenu i zadržavanje ritma napredovanja projekta  
  • Arhiviranje povijesti čavrljanja pruža detaljan uvid u način na koji se donose odluke i kako novo razmišljanje vodi prema dovršenju projekta 

 Suradnja na dokumentima i zajedničko korištenje datoteka u stvarnom vremenu 

Premda je papirologija i dalje dio poslovnih postupaka, dokumenti su sve rjeđe dostupni u papirnatom obliku. Umjesto toga, članovi tima koji se nalaze na različitim udaljenim lokacijama mogu blisko surađivati na mrežnim datotekama dokumenata, proračunskih tablica, prezentacija programa PowerPoint itd. 

Izmjene i povratne informacije prenose se gotovo u stvarnom vremenu, čime se znatno smanjuje vjerojatnost nesporazuma ili drugih problema do kojih dolazi kada se dokumenti međusobno razmjenjuju e-poštom. Suradnja u stvarnom vremenu posebice je korisna kada je potrebno generirati ključne dokumente za vremenski osjetljive projekte.  

Kao i u fizičkom radnom okruženju, članovi tima često moraju pristupati datotekama, slati ih i zajednički ih koristiti. Zajedničko korištenje datoteka sada se najčešće izvodi putem prostora za pohranu u oblaku. Kada se pohrane na internetu, podaci se mogu jednostavno zajednički koristiti i drugi korisnici mogu pristupati datotekama, pregledavati ih i uređivati ih na računalima sa sustavom Windows, računalima Mac ili mobilnim uređajima. 

Upravljanje zadacima i njihovo zajedničko korištenje 

Virtualni timovi koji rade na velikim udaljenostima i u različitim vremenskim zonama moraju ostati u tijeku sa zajedničkim projektima. Upravljanje zadacima i njihovo zajedničko korištenje pojednostavnjuju razmjenu projektnih zadataka i informiranje svih članova tima o napredovanju prema dovršetku zadatka. 

Softver za upravljanje zadacima radnicima na daljinu omogućuje sljedeće: 

  • Prihvaćanje zadataka i omogućivanje drugim članovima tima da vide tko se prihvatio posla 
  • Upozoravanje sljedeće osobe u timskom tijeku rada kada je zadatak dovršen i nastavak tijeka rada 
  • Pohrana i organiziranje datoteka resursa (proračunskih tablica, dokumenata itd.) te provjera rade li s najažurnijim podacima 

Ako imaju pristup aplikaciji za upravljanje zadacima, radnici na daljinu (i oni koji rade u tvrtki) mogu biti u tijeku s popisom obaveza u sklopu projekta. 

Prostor za pohranu u oblaku 

Svi navedeni resursi za suradnju najbolje funkcioniraju u kombinaciji s prostorom za pohranu u oblaku. Servisi za pohranu u oblaku svima iz tvrtke ili ustanove omogućuju pristup određenoj datoteci ili mapi bez obzira na to u kojem se dijelu svijeta nalaze. 

Načini na koje radnici na daljinu mogu surađivati uz prostor za pohranu u oblaku: 

  • Sinkronizacija datoteka 
  • Pristup dokumentima, slikama i mapama te njihovo zajedničko korištenje s više uređaja 
  • Uređivanje datoteka u stvarnom vremenu 
  • Oporavak sigurnosno kopiranih podataka u slučaju gubitka datoteka 
  • Prikaz prethodnih izmjena uz povijest verzija 

Prostor za pohranu u oblaku obično je cijenom pristupačan i najmanjim tvrtkama. Povrat ulaganja je znatan u pogledu sigurne razmjene datoteka, dostupnosti u većini operacijskih sustava i na većini uređaja te sposobnosti zaštite od gubitka ili oštećenja.  

Udaljena radna snaga predstavlja budućnost rada. S obzirom na sve manju potrebu za fizičkom prisutnošću u radnom okruženju, poslodavci će vidjeti veću produktivnost kada udaljene timove opreme najboljom dostupnom tehnologijom za suradnju. 

Početak rada sa sustavom Microsoft 365

Poznati Office dopunjen alatima koji vam omogućuju bolju suradnju, pa možete obaviti više posla u svakom trenutku i s bilo kojeg mjesta.

Kupite odmah
Povezani sadržaj
Productivity

Potpuni vodič za Ganttove dijagrame

Pročitajte više
Productivity

Stvaranje preciznijeg vremenskog okvira projekta u sedam koraka

Pročitajte više
Productivity

Vodič za vođenje projekata za početnike

Pročitajte više

Poslovni uvidi i ideje ne mogu se smatrati izvorom profesionalnih poreznih ili financijskih savjeta. Savjete o svojem slučaju zatražite od vlastitog poreznog ili financijskog savjetnika.