Šest načina za isticanje dnevnih redova mrežnih sastanka

Dianna Booher, Microsoftov gostujući autor

Na prevelikom broju mrežnih sastanaka nema energije, angažmana ni usredotočenosti na smišljanje ideja kao na osobnim sastancima.

Mrežni sastanci često skrenu s planiranog puta na jedan od sljedeća dva načina: na sastanku nastane muk kao na sprovodu te sudionici slušaju jedan dosadan monolog za drugim. No moguća je i čista suprotnost; sudionici se pretvore u skupinu nalik prodajnim predstavnicima koji slave potpisivanje velikog ugovora. Svi žele dati svoje mišljenje, a razgovor nema smjer ni fokus. No to ne mora uvijek biti slušaj.

Da bi mrežni sastanci bili energični, ali i produktivni kao osobni sastanci, držite se sljedećih smjernica:

1. Koristite formalan dnevni red.

Nedostatak dnevnog reda na sudionike ostavlja dojam da namjeravate “čavrljati”, a ne se baviti poslovnim temama, razmjenjivati ideje ili pak donositi odluke. Sastavite formalan dnevni red na papiru i pošaljite ga sudionicima barem nekoliko dana prije održavanja sastanka da bi ga mogli pregledati i da bi se mogli pripremiti.

Dnevni red tijekom sastanka povremeno prilagodite (u nastavku ćete saznati zašto).

2. Teme navedite u obliku pitanja.

Izbjegavajte uobičajeni oblik za teme:

─ prodaja u 3. tromjesečju

– štand na konferenciji ITH

– marketinška kampanja konkurentske tvrtke tijekom kolovoza

Umjesto toga, teme navedite u obliku pitanja da bi rasprave bile usredotočene:

– koji je postotak kvote za 3. tromjesečje do sada izvršen?

─ je li izlaganje na konferenciji ITH vrijedno 35 000 USD i 2 dana našeg vremena?

– koja je najbolja strategija prodaje s obzirom na marketinšku kampanju tvrtke Logard za kolovoz?

Pokrenite poslovanje ubrzanim tečajem za Microsoft 365

Omogućite timu da bude produktivan svaki dan s gotovo bilo kojeg mjesta uz Microsoft 365.

Saznajte više

3. Odredite oblik svake teme u dnevnom redu.

Na dnevnom redu u pisanom obliku navedite oblik svake teme: “Za otvorenu raspravu” “Samo izvješće” “Pitanja i odgovori” “Sudionici ankete” “Za preporuku” “Za odluku” Sudionici često odlaze sa sastanaka pod dojmom da su izgubili vrijeme jer nije donesena nijedna odluka. No, kao voditelju sastanka, vaš cilj može biti samo raspraviti o problemu ili prikupiti informacije od sudionika. Ako skupini unaprijed objasnite taj cilj, sastanak će napustiti pod dojmom da je nešto ostvareno čak i ako se raspravljalo o takvim temama.

4. Odredite vrijeme za svaku temu.

Dodijeljeno vrijeme uvijek možete prilagoditi tijekom sastanka. No procjena vremena svima daje do znanja što mogu očekivati. Ako u vašem dnevnom redu piše da Petar mora podnijeti izvješće o laboratorijskim rezultatima i ako za to ima 5 minuta, znat će da ne mora izrađivati 30-minutnu prezentaciju.

5. Napomenite odgovornoj osobi da sve potrebne informacije ima nadohvat ruci.

Ako od Ane očekujete da raspolaže podacima potrebnima za raspravu, nemojte je iznenaditi. Dodajte njezino ime u dnevni red s oznakom “odgovorna osoba” da biste joj omogućili da se pripremi.

6. Sažmite zaključke i delegirajte daljnje radnje na samom dnevnom redu.

U mrežnim se sastancima često događa da misli sudionika odlutaju na zaslone mobitela ili obližnje hrpe papirologije. Sažmite ključne zaključke i odluke i zapišite ih u prazan stupac na dnevnom redu. U zadnji stupac upišite daljnju radnju: tko je zadužen za što i do kojeg datuma.

To je to. Dovršeni dnevni red sada vam može poslužiti kao skup bilješki sa sastanka. Proslijedite konačnu verziju dnevnog reda sudionicima i osobama koje nisu sudjelovale (kao referentnu datoteku koja se može preuzeti)!

Dnevni red obavlja mukotrpan posao umjesto vas. Produktivni je mrežni sastanak dovršen!

Dianna Booher popularna je spisateljica koja je izdala 47 knjiga objavljenih na 60 stranih jezika. Pomaže tvrtkama i ustanovama da jasno komuniciraju, a voditeljima da prošire svoj utjecaj čvrstim menadžerskim stavom. Redovito piše blogove za Forbes, HuffPost i The CEO Magazine. www.BooherResearch.com @DiannaBooher

Početak rada sa sustavom Microsoft 365

Poznati Office dopunjen alatima koji vam omogućuju bolju suradnju, pa možete obaviti više posla u svakom trenutku i s bilo kojeg mjesta.

Kupite odmah
Povezani sadržaj
Poslovni savjeti

Je li vaš profesionalni razvoj spreman za rad na daljinu?

Pročitajte više
Poslovni savjeti

Zaštitite okoliš radeći od kuće

Pročitajte više
Poslovni savjeti

Sedam jednostavnih trikova za kalendar kojima ćete povećati produktivnost svog tima

Pročitajte više

Poslovni uvidi i ideje ne mogu se smatrati izvorom profesionalnih poreznih ili financijskih savjeta. Savjete o svojem slučaju zatražite od vlastitog poreznog ili financijskog savjetnika.