Stvaranje preciznijeg vremenskog okvira projekta u sedam koraka

Neovisno o tome koristite li projekt “vodopad” ili agilni projekt, stvaranje početnog vremenskog okvira projekta predstavlja jedinstvene izazove.  

Projekti “vodopad” obično imaju vrlo krutu strukturu i raspored te unaprijed određuju vrhunsku procjenu. Agilni projekti ovise o fleksibilnosti i povremeno zamršenim vremenskim razdobljima rada, što znači da voditelji moraju u obzir uzeti neizbježne nalete promjena. Razumni vremenski okvir projekta krucijalan je korak u ranim fazama projekta.  

Sljedeći popis može voditeljima projekata i vlasnicima pomoći u svim fazama od stvaranja prvog zadatka projekta do planiranja odobrenja i smanjivanja rizika projekta. 

1. Kako se krajnji cilj može raščlaniti na pojedinačne zadatke? 

Prvi korak stvaranja sveobuhvatnog vremenskog okvira jest segmentiranje projekta. Počnite od konačnog cilja i krenite prema natrag da biste iscrtali pojedinačne zadatke koje je potrebno završiti da bi se došlo do tog kraja. Počnite samo s ključnim točkama, a zatim u vremenskom okviru stvorite granularniju strukturu. 

Ovisno o metodologiji projekta, te manje faze mogu se grupirati u neku vrstu sekvenci koje naposljetku postanu vremenska razdoblja. Projekti “vodopad” uglavnom se temelje na više ključnih makrotočaka.  

2. Koliko je vremena potrebno za svaki pojedini zadatak? 

Kada u potpunosti isplanirate zadatke, počnite unositi planirano vrijeme da biste ih dovršili. Ovisno o platformi na kojoj gradite vremenski okvir, mogao bi izgledati kao klasični Ganttov dijagram – i to je dobro. Pojmovi vremenski okvir upravljanja projektom i Ganttov dijagram mogu se često koristiti naizmjence, iako nisu svi vremenski okviri u obliku Ganttova dijagrama. 

Kada saznate koliko će vremena trebati za svaki zadatak, to će agilnim voditeljima pomoći pri procjeni ukupnog broja vremenskih razdoblja potrebnih za projekt. Čak i ako je datum isporuke projekta najvažniji faktor, obavezno počnite kompilirati procjene rada i vremena od timova odgovornih za svaki zadatak. Kasnije će vam to pomoći da izmjerite potrebe vremenskog okvira projekta u odnosu na stvarno izvršavanje.   

3. Što je ključni rezultat za isporuku za svaki pojedini zadatak? 

1. i 2. korak prvenstveno se tiču stvaranja i vizualizacije vremenskog okvira projekta, a zatim se postupak više prebacuje na pažljivu provjeru i planiranje logistike – oživljavanje rasporeda sa svim podacima potrebnima da se projekt dovrši. 

Počnite s prepoznavanjem ključnih rezultata za isporuku za svaki zadatak ili vremensko razdoblje, primijenite sličan postupak na 1. korak progresivnim kretanjem kroz vremenski okvir radi prepoznavanja sve granularnijih rezultata za isporuku. Što je popis isporučivih rezultata precizniji, projektni će timovi biti odgovorniji za dogovorene ciljeve.  

4. Što su međuovisnosti zadataka? 

Voditeljima projekata poznato je da je svaki projekt osuđen na promjene. Opsezi, resursi i vremenski okviri često su promjenjivi, a voditelji projekata mogu planirati samo donekle unaprijed. 

No mogu označiti zadatke ili ciljeve koji ovise o drugim koracima u procesu. Na taj će način sve strane biti svjesne povezanosti svih elemenata procesa. 

Većina alata za vođenje projekata korisnicima omogućuje povezivanje jednog zadatka s drugim, što pojednostavnjuje simulaciju efekta lančane reakcije propuštenog roka. Kruta priroda vremenskih okvira projekta “vodopad” dodaje važnost tom koraku, a prepoznavanje međuovisnosti agilnim će voditeljima dodatno predočiti rad potreban za svako vremensko razdoblje.   

5. Koja je vrsta sati i resursa dostupna za dovršavanje svakog zadatka? 

U 2. koraku sastavili ste količinu vremena potrebnu za dovršavanje primarnih zadataka projekta, a sada je vrijeme da upotrijebite procjene vremena i resursa prikupljene od voditelja timova. Jedno je znati da je za određeni zadatak potrebno pet dana. No voditelj zadužen za disciplinu koji ne može posvetiti pet dana timskih sati očito predstavlja složeni faktor. Usklađivanje te dvije točke podataka pomoći će vam da prepoznate moguće sukobe ili potrebe vanjskog podizvođača.  

6. Tko je odgovoran za izvršavanje svakog pojedinog zadatka? 

Dio dodjele dostupnih resursa određivanje je pojedinaca ili timova određenim zadacima. Taj korak ne predstavlja samo pametno zapisivanje bilješki, već također pomaže dionicima i donositeljima odluka da detaljno sagledaju kakvi će im voditelji tvrtke biti potrebni za dovršetak projekta. 

Što prije odredite pojedince za određene rezultate za isporuku, to bolje. Vjerojatnije je da će voditelji timova ozbiljno shvatiti procjenu resursa ako će njihovi specifični resursi biti povezani s ključnom dokumentacijom. Taj korak može pojednostavniti prepoznavanje područja u kojima su prijenosi posla posebno osjetljivi i za agilnu metodu i za metodu “vodopad”.  

7. Tko je odgovoran za odobravanje svakog pojedinog zadatka ili grupe zadataka? 

To bi gotovo mogla biti podtočka u 6. koraku, ali postoji razlika između određivanja detalja tko će izvršavati zadatak i tko će odobravati rezultate za isporuku. 

Odobrenja, u mnogim slučajevima, trebaju doći do dionika koji su udaljeni od svakodnevnog izvršavanja ili barem multidisciplinarnih grupa koje će morati izvršiti sekvencionalni pregled. Prikaz tih potencijalno kompliciranih koraka odobrenja ključni je trenutak za mnoge projekte – pregledi koji dolaze iza njihovih dodijeljenih timova mogu zaustaviti projekt.  

Vremenski okviri projekta ključni su dio svakog plana projekta. Ne uspostavljaju samo specifičnosti izvršavanja inicijative projekta ili proizvoda, već njihovi postupci konstrukcije pojednostavnjuju procjenu procesa kao cjeline te materijaliziraju ključne povratne informacije discipline koje mogu dionicima pomoći pri postavljanju realnih očekivanja što se može, a što se ne može učiniti.  

Vremenski su okviri, kao i mnogi projektni dokumenti, osuđeni na planirane i neplanirane revizije. Trik je omogućiti upravljanje tim revizijama na isti način na koji je originalni raspored izgrađen: putem pažljivo prikupljenih informacija. Neovisno o tome koristite li agilnu metodologiju ili metodologiju “vodopad”, kvaliteta tih informacija primarni je dio konačne pouzdanosti vremenskog okvira projekta.  

Početak rada sa sustavom Microsoft 365

Poznati Office dopunjen alatima koji vam omogućuju bolju suradnju, pa možete obaviti više posla u svakom trenutku i s bilo kojeg mjesta.

Kupite odmah
Povezani sadržaj
Productivity

Pet načina na koje radnici na daljinu mogu surađivati

Pročitajte više
Productivity

Potpuni vodič za Ganttove dijagrame

Pročitajte više
Productivity

Vodič za vođenje projekata za početnike

Pročitajte više

Poslovni uvidi i ideje ne mogu se smatrati izvorom profesionalnih poreznih ili financijskih savjeta. Savjete o svojem slučaju zatražite od vlastitog poreznog ili financijskog savjetnika.