Vodič za vođenje projekata za početnike

Vođenje projekata ključno je za uspjeh svake tvrtke. Svim tvrtkama i ustanovama koje moraju riješiti neki problem ili obaviti neki zadatak može biti koristan sistematski način upravljanja svim čimbenicima. 

Što je vođenje projekata? 

Općenito govoreći, vođenje projekata označava primjenu određenog procesa ili metodologije s ciljem obavljanja vremenski određenog zadatka s definiranim ciljem. To može biti bilo što, od stvaranja web-mjesta do planiranja vjenčanja. Činjenica da je projekt vremenski određen ono je po čemu se vođenje projekata razlikuje od upravljanja svakodnevnim obavezama.

Voditelj projekata osoba je zadužena za planiranje tog procesa i nadzor njegovih rezultata. Što radi voditelj projekata? Definira projekt, započinje ga, prati njegove razne elemente i pazi da se dovrši unutar proračuna i na vrijeme. Uz to, voditelj projekata upravlja očekivanjima u pogledu rokova, ciljeva i opsega projekta, pa osim organizacijskih vještina ključnu ulogu imaju i rukovodstvene te komunikacijske vještine.

Je li vam potreban voditelj projekata? Ako projekt ima više komponenti i na njemu radi više osoba, odgovor je vjerojatno potvrdan. Uz voditelja projekata povećava se vjerojatnost da će projekt biti uspješan i profitabilan jer voditelj projekata s definiranom metodologijom može spriječiti prekomjerne troškove, povećavanje opsega i pomutnju bilo koje vrste. „Povećanje opsega” pojam je kojim se često opisuje tendencija povećavanja projekta i uvođenja raznih zahtjeva tijekom projekta. Do toga katkad dolazi jednostavno zbog neodgovarajuće komunikacije. Sprječavanje povećanja opsega i dalje je jedan najvažnijih čimbenika za uspjeh projekta prema anketi iz 2018.  u kojoj su sudjelovale tisuće voditelja projekata i rukovoditelja iz raznih gospodarskih grana. 

No kako odabrati odgovarajući pristup vođenju projekata za tvrtku? Projekt je u praksi moguće voditi na brojne načine. Razmislite o tome što projekt obuhvaća, koliko osoba radi na njemu, o čemu ovisi dovršavanje drugih dijelova projekta itd. 

U nastavku su opisani provjereni načini vođenja projekata uz koje će vaša tvrtka ostati organizirana i prosperitetna. 

Pet popularnih načina vođenja projekata

1. Metoda ključnog tijeka

  • Metoda „ključnog tijeka” vrsta je određivanja vremenskog tijeka projekta s pristupom korak po korak. Najbolja je za situacije u kojima barem neki zadaci potrebni za dovršavanje projekta ovise jedan o drugom. 
  • Voditelj projekata koji koristi metodu ključnog tijeka najprije sastavlja popis zadataka, a zatim utvrđuje koji zadaci ovise jedan o drugom i koji se zadaci mogu odgoditi bez usporavanja cijelog projekta. Voditelj projekata prvenstveno traži najbrži način dovršavanja projekta uz najmanje praznog hoda između zadataka. 
  • Naglasak je na određivanju kronološkog slijeda zadataka te na procijenjenom trajanju svakog zadaka. Te izračune može pojednostavniti softver za vođenje projekata. 

2. Pozitivno-negativna metoda

  • Pozitivno-negativna” metoda također je sekvencijalna. To je jedan od klasičnih alata za vođenje projekata za koji je potreban strogo linearan tijek zadataka koji vodi do dovršenja projekata. Teče samo u jednom smjeru, baš kao vodopad.
  • Pozitivno-negativna metoda najbolja je kada se članovi tima oslanjaju na dovršavanje drugih zadataka prije započinjanja vlastitog. Najbolja je i kada postoji mala vjerojatnost da će tijekom dovršavanja projekta doći do velikih iznenađenja ili promjena.
  • Pozitivno-negativna metoda omogućuje skaliranje projekata jer je riječ o discipliniranom pristupu s fokusom na dizajn koji omogućuje držanje čak i velikih projekata pod kontrolom.

3. Agilna metoda

  • Kao što se može zaključiti iz naziva, „agilna” metoda jedan je od najfleksibilnijih načina vođenja projekata. Namijenjena je timovima koji moraju brzo reagirati na tržišne sile ili potrebe klijenata. 
  • Agilna metoda razlaže projekt na niz iterativnih ciklusa ili „krugova”. U softverskoj industriji, primjerice, ti krugovi obično obuhvaćaju razvoj i provjeru kvalitete jednog aspekta cjelokupnog proizvoda.
  • Agilna metoda pruža fleksibilnost kada timu nije potrebna potpuna kontrola nad stavkama za isporuku. Ako vam je, primjerice, prvi cilj radni prototip projekta, fleksibilnost i povratne informacije klijenta važniji su od strogog pridržavanja protokola. 

4. Scrum

  • „Scrum” spada u širu kategoriju agilnog vođenja projekata. Temelji se na malim timovima koji koriste kratke, fokusirane krugove ostvarivanja iterativnih ciljeva. 
  • Vrijeme trajanja tih krugova obično je definirano i obično ne traju dulje od nekoliko tjedana. 
  • Scrum je prvenstveno namijenjen razlaganju opsežnijeg projekta u dijelove kojima se može lakše upravljati. Ima definirane uloge za članove tima, postavljene ciljeve za svaki krug i metodu za procjenu svakog kruga.
  • Uz to, svaki krug ima definiranu stavku za isporuku. Članovi tima za određeni krug obično izvode kratke, svakodnevne prijave tijekom kruga i sastanak radi pregleda na kraju kruga.

5. Postupak procjena i pregleda programa (Program Evaluation and Review Technique, PERT)

  • Tehnika „PERT” obično se koristi uz vođenje projekata metodom ključnog tijeka. To je alat čiji je glavni cilj smanjivanje troškova i vremena potrebnog za dovršavanje projekta.
  • Metoda PERT, koja se često koristi u proizvodnim i građevinarskim projektima, najbolje funkcionira za velike i složene projekte s definiranim slijedom zadataka.
  • Jedno je od glavnih obilježja metode PERT vizualni dijagram zadataka i vremenskih okvira projekta. Na dijagramu korisnici mogu nacrtati strelice da bi definirali „ključni tijek” (pogledajte gornji odjeljak). Postupak obuhvaća zadatke potrebne za dovršavanje cijelog projekta. 

Odabir odgovarajućeg načina vođenja projekata

U nastavku je navedeno nekoliko pitanja na koja biste vi i vaš tim trebali odgovoriti nakon što odredite glavni fokus i glavne ciljeve projekta.

U koju gospodarsku granu projekt spada?

  • Uzimanjem u obzir okruženja u kojem radite možete automatski eliminirati određene metodologije vođenja projekata. Neke metode primjerice funkcioniraju najbolje za razvoj softvera, a druge za velike, sekvencijalne projekte, npr. za građevinske projekte.

U kojoj je mjeri fleksibilan vaš vremenski okvir?

  • Za manje fleksibilne vremenske okvire potrebne su linearnije metode vođenja projekata, npr. metoda ključnog tijeka ili pozitivno-negativna metoda. 
  • Koji su datumi početka i završetka? Ako su strogi, najprikladnije su linearne metode vođenja projekata. Ako su fleksibilni i važniji su drugi aspekti projekta, najbolji je agilni pristup.

Kakav vam je proračun?

  • Ako imate fiksni proračun, može vam biti potreban fiksni vremenski okvir. To može značiti da biste trebali odabrati stroži pristup, npr. metodu ključnog tijeka ili pozitivno-negativnu metodu.
  • Neke su metode vođenja projekata, npr. pozitivno-negativna metoda i PERT, bolje za veće timove. Ako nemate proračun za veći tim, te metode nemaju smisla.

S kakvim ćete timovima surađivati?

  • Scrum i drugi oblici agilnih metodologija najbolje funkcioniraju s više malih timova koji upravljaju sami sobom i koji dobro komuniciraju. 
  • Jesu li potrebne posebne uloge? Fleksibilne metode, kao što je agilna, mogu pospješiti projekte s mnogo pokretnih dijelova za koje su potrebni mali, okretni timovi.

Koliko će uključene biti zainteresirane strane?

  • Ako će se u projekt uključiti klijenti ili druge zainteresirane strane, morat ćete to uzeti u obzir prilikom planiranja veličine tima, složenosti, vremenskog okvira i proračuna.
  • Iterativni, responzivni model, kao što je agilni, najkorisniji je kada ćete se često prijavljivati radi pregleda povratnih informacija.
  • S druge strane, ako se tim ili klijenti opiru promjenama, možda ćete morati odabrati metodu koja sve unaprijed razrađuje. 

Koliko je projekt složen?

  • Složenost utječe na proračun, vremenski okvir i veličinu tima, ali i na metodologiju. Jednostavniji, kraći projekti s jasnim i fiksnim zahtjevima često najbolje funkcioniraju uz pozitivno-negativnu metodu ili neku sličnu linearnu metodu. 
  • Hoće li se opseg projekta morati povećavati? Za veliki, komplicirani projekt može biti korisna u većoj mjeri planirana i dosljednije dokumentirana metoda, npr. metoda ključnog tijeka ili pozitivno-negativna metoda.

Za koji se god način vođenja projekata odlučili, isprobavanje određene metode može biti korisno. Uz pomoć alata za vođenje projekata složen i kaotičan zadatak može postati učinkovit i ekonomičan zadatak koji potiče suradnju.

Početak rada sa sustavom Microsoft 365

Poznati Office dopunjen alatima koji vam omogućuju bolju suradnju, pa možete obaviti više posla u svakom trenutku i s bilo kojeg mjesta.

Kupite odmah
Povezani sadržaj
Productivity

Savjeti za učinkovite sastanke sa zaposlenicima

Pročitajte više
Productivity

Kako distribuirani timovi mogu pomoći vašoj tvrtki

Pročitajte više
Productivity

Načinite pametniji plan projekta pomoću ovih strategija i predložaka

Pročitajte više

Poslovni uvidi i ideje ne mogu se smatrati izvorom profesionalnih poreznih ili financijskih savjeta. Savjete o svojem slučaju zatražite od vlastitog poreznog ili financijskog savjetnika.