This is the Trace Id: 5f78d9cc60a90b2c3ef04a444de7c175

Kako upravljati zadacima tima pomoću rješenje Kanban

Žena u prugastoj košulji i naočalama radi na prijenosnom računalu.

Kada se radi o upravljanju svakodnevnim zadacima za timove, Kanban ploča jednostavan je i napredan alat koji može znatno utjecati na vašu produktivnost, učinkovitost i neto dobit.

 

Rješenje Kanban, koje je prvi put popularizirala 1940-ih  Toyota u Japanu, ima dugu povijest korištenja fizičkih ploča za vizualizaciju potencijalnih uskih grla te upravljanje tijekom rada i njegovo poboljšavanje. Danas je također lako stvarati digitalne ploče pomoću softvera za upravljanje zadacima, koji nudi brojne praktične značajke i prilagodbe za uštedu vremena i automatizaciju procesa.  

 

Metoda Kanban stakla je popularnost među mnogim IT tvrtkama koje slijede agilni pristup upravljanju projektima i razvoju softvera uz pomoć iterativnih radnih sekvenci, koje se nazivaju i sprintovi. No tvrtke svih veličina u bilo kojoj gospodarskoj grani mogu imati koristi od korištenja Kanban ploča za upravjanje svakodnevnim zadacima.

Kanban rješenje  

Kanban – „oglasna ploča” ili „ploča s natpisom” na japanskom – koristi ploče za organiziranje pojedinačnih zadataka u stupce, što vam pomaže u fokusiranju na posao u tijeku bez da izgubite uvid u veće projekte. 

 

Općenito govoreći, Kanban ploča sastoji se od dvaju glavnih elementa: kartica, koje predstavljaju zadatke i stupaca, koji predstavljaju zadatke u različitim fazama projekta. Stupci obično imaju tri sekcije – „Obaveze”, „U tijeku” i „Dovršeno”. Ako radite na određenom projektu kao što je stvaranje novog softverskog programa, stupcima možete dodijeliti nazive „Dizajn”, „Razvoj” i „Testiranje”. 

 

Kartice zadataka, koje obično sadrže popise za provjeru, zadatke i oznake, raspodijeljene su između triju stupaca. S napretkom zadataka kartice se premještaju po ploči slijeva nadesno radi lakše vizualizacije njihova statusa u tijeku rada – od sekcije „Obaveze” do „Dovršeno”.    


 
Bez obzira na to radi li se o fizičkoj ili digitalnoj verziji, proces Kanban potiče suradnju tima i produktivnost, pružajući bolji uvid u to kako svatko ponaosob pridonosi projektu. Neki timovi organiziraju svakodnevne kratke sastanke oko Kanban ploče radi ažuriranja statusa, povratnih informacija i praćenja trendova.  

 

Da bi se smatrala pravom Kanban pločom, ploča mora imati ograničen broj stavki zadataka kako ne biste bili preopterećeni. Kanban pojednostavnjuje i stalno praćenje tijeka rada da bi se izbjegla uska grla, što timu omogućuje označavanje stavki koje se gomilaju u stupcu brže nego što ga napuštaju.

Fizičke Kanban ploče

Fizičke Kanban ploče odlične su za timove kojima je koncept Kanban nov. Te su ploče jednostavne za čitanje i upravljanje, za njih nije potrebna internetska veza i za timove za više područja koji surađuju na istom projektu mogu pospješiti angažiranost i komunikaciju u radnom okruženju.

No one u pravilu nisu idealne za zadatke za koje su potrebni detaljniji opisi i pozadinske informacije. Na fizičku karticu stane ograničena količina sadržaja, dok se na digitalne ploče može pohraniti neograničen broj bilješki i komentara kad se radno opterećenje poveća.   

Štoviše, fizičke su ploče manje fleksibilne kada se radi o praćenju vremena zadataka i poštivanju zadanih rokova. Digitalne ploče nude prilagodljive mogućnosti izvješćivanja za brzu procjenu napredovanja i povijesne podatke o performansama.  

Naposljetku, ako radite s udaljenim timovima koji su rijeko u uredu, gotovo je nemoguće učinkovito koristiti fizičku Kanban ploču. Digitalna ploča timu omogućuje pristup sustavu za upravljanje zadacima u bilo kojem trenutku i s bilo kojeg uređaja.

Muškarac radi na prijenosnom računalu za stolom.

Jednostavno upravljanje projektima.

Svi upravljaju projektima. Microsoft Project nudi vam snagu i lakoću potrebne da uspješno dovršite svaki projekt.
Saznajte više.

Digitalne Kanban ploče 

Ako fizička ploča puna raznobojnih bilješki nije više funkcionalna, ulaganje u softver za upravljanje zadacima koji koristi načela i vizualne koncepte metode Kanban možda je pravi izbor za vaš time. Uz to, digitalne ploče nude brojne pogodnosti koje fizičke ploče ne nude, kao što su vizualizacija podataka, privici i povijest kartica.  
Prikaz ploča u aplikaciji Microsoft Planner

Dok budete tražili rješenje s funkcijom Kanban, potražite ono koje pojednostavnjuje stvaranje kartica zadataka s bogatim sadržajima, uključujući kontrolne popise, oznake i konkretne krajnje rokove. Trebalo bi se i sinkronizirati s programima koje najčešće koristite te omogućivati prilaganje tekstnih dokumenata, proračunskih tablica i prezentacija svakoj kartici. Tako će vaš tim imati pristup svim potrebnim podacima na jednom mjestu bez potrebe za prebacivanjem između aplikacija.  

Da biste lakše premještali zadatke u stupac "Dovršeno", razmislite o softveru koji status zadataka može automatski pretvoriti u tortne i trakaste grafikone. Tako ćete moći brže dobiti uvid u to koji se zadaci odvijaju prema planu, a koji ne. Na primjer, moći ćete izvršavati prilagodbe i ponovno dodjeljivati zadatke ako primijetite da neki član tima redovito prekoračuje rokove.

I na kraju, budući da sve više tvrtki prelazi na virtualnu radnu snagu, razmislite o upraviteljima zadataka utemeljenima na oblaku koji pojednostavnjuju upravljanje popisima obaveza s bilo kojeg mjesta i na bilo kojem uređaju.

Prednosti korištenja  Kanban rješenja

Kanban ploče nude dobru osnovu za organiziranje zadataka na koherentan i strukturiran način. Posebno su privlačni ljudima koji se identificiraju kao "vizualni učenici" i radije koriste grafikone, dijagrame, i druge slike za tumačenje informacija i rad s njima.  

Kada se pravilno koriste, Kanban ploče optimiziraju tijek rada i smanjuju prekide do kojih ne neizbježno dolazi tijekom projekata i zadataka. Razlog je to što se svi članovi tima fokusiraju na rad ujednačenim ritmom. Kanban ploče mogu vam pokazati kada određeni zadatak koči projekt, što pojednostavnjuje promjenu pristupa po potrebi.  

Naposljetku, Kanban ploče poboljšavaju učinkovitost tako što jamče da članovi tima neće trošiti vrijeme na nepotrebne zadatke. Umjesto toga, svaki zadatak podržava općenitiji cilj. Zato Kanban može znatno poboljšati produktivnost tima.

Zaključak

Jedna od najpopularnijih krilatica modernog radnog okruženja jest “Prestanite započinjati i počnite dovršavati.” Rješenje tvrtke Kanban jest usredotočenost na dovršavanje zadataka. 

Ako vaš tim ne uspijeva dovršavati zadatke, sada je idealno vrijeme da isprobate metodu Kanban. Možda će vam trebati neko vrijeme da postavite ploču i usavršite postupak, ali uz motiviranost i želju za neprestanim poboljšavanjem pred vama i vašim timom je produktivnija budućnost.

Saznajte više o softveru za upravljanje zadacima koji se temelji na Kanban metodi.

 Microsoft 365 tim usredotočen je na zajedničko korištenje resursa koji će vam pomoći da započnete, pokrenete i proširite poslovanje.

Početak rada s okruženjem Microsoft 365

Poznati Office dopunjen alatima koji vam omogućuju bolju suradnju, pa možete obaviti više posla u svakom trenutku i s bilo kojeg mjesta.
Odmah kupite

Povezani sadržaj

Poslovna tehnologija

Zašto su videokonferencije ključne za vaše poslovanje: 10 ključnih prednosti

Pročitajte više
Upravljanje poslovanjem

8 načina upravljanja timovima na daljinu i lakšeg disanja

Pročitajte više
Upravljanje poslovanjem

Kako koristiti današnji scrum

Pročitajte više
Upravljanje poslovanjem

Kako upravljanje zadacima timovima može pojednostavniti prelazak na hibridno radno okruženje

Pročitajte više
Poslovni uvidi i ideje ne mogu se smatrati izvorom profesionalnih poreznih ili financijskih savjeta. Savjete o svojem slučaju zatražite od vlastitog poreznog ili financijskog savjetnika.

Pratite Microsoft 365