Pet razloga za konsolidaciju aplikacija u oblaku

Ako imate neki poslovni izazov, vjerojatno je dostupna aplikacija u oblaku, ili više njih, koja obećava da će ga riješiti. Aplikacije u oblaku vrlo su korisne za male tvrtke. Ne morate ulagati u skupu infrastrukturu za upravljanje poslovnim procesima, kao što su ljudski resursi, upravljanje projektima, računovodstvo i upravljanje odnosima s klijentima. Uz model utemeljen na pretplati lako je početi s radom i plaćate samo ono što koristite. No ako ne budete pazili, previše preklapajućih aplikacija dovodi do neučinkovitosti i povećavanja troškova.

Za mnoge poslovne procese možete odabrati rješenja specijalizirana za određeni zadatak ili rješenja koja rješavaju sveobuhvatni proces ili nekoliko poslovnih potreba u cijeloj tvrtki. Katkad je fokusirana aplikacija pravi pristup, ali važno je usporediti te pogodnosti s prednostima jednog konsolidiranog rješenja.

1. Smanjenje troškova za IT

Najočitija je pogodnost konsolidiranja aplikacija ekonomičnost. Premda je istina da su pretplate u pravilu jeftinije od lokalnog hostiranja aplikacija, i s aplikacijama u oblaku povezane su određene naknade. Za većinu poslovnih aplikacija naplaćuje se mjesečna naknada na temelju broja korisnika ili količine iskorištenog prostora za pohranu. Ti se troškovi zbrajaju, a posebice ako plaćate više aplikacija sa sličnim funkcijama.

Uz to, upravljanje većim brojem pretplata može biti komplicirano. Ne koristi svaka tvrtka iste pokazatelje za utvrđivanje troškova. Praćenje onoga što plaćate postaje komplicirano kada različiti timovi koriste različite aplikacije. Konsolidiranjem naplate dobivate bolji uvid u sve što tvrtka koristi i vrijednost koju dobivate od aplikacija u oblaku.

2. Veća produktivnost

Osim stvarnih troškova povezanih s pretplatama, previše aplikacija smanjuje produktivnost. Baš kao i promjena zadataka općenito, prebacivanje između raziličtiih aplikacija troši vrijeme i frustrira zaposlenike. Te se izgubljene minute i sati s vremenom gomilaju, a to je vrijeme koje bi zaposlenici mogli trošiti na zadatke veće vrijednosti. Slijedi nekoliko primjera koji pokazuju kako se konsolidacijom može optimizirati rad:

  • Jedna aplikacija za čavrljanje, pozive i sastanke zaposlenicima omogućuje brzu promjenu načina komunikacije. Ako, primjerice, članovi tima smatraju da čavrljanje ne rješava problem, mogu klikom na jedan gumb započeti sastanak sa svima koji sudjeluju u čavrljanju.
  • Tijekom rada na jednom projektu zaposlenici će možda morati komunicirati sa suradnikom, zatim surađivati na dokumentu, a potom promijeniti raspored projekta – i sve to u roku od nekoliko sati. Dovršavanje tih zadataka mnogo je jednostavnije ako su sve aplikacije dostupne u sklopu jedne platforme, kao što je Microsoft Teams.
  • Ako se informacije nalaze na jednoj platformi, zaposlenici neće trošiti vrijeme na otvaranje nekoliko različitih aplikacija da bi pronašli ono što traže.

3. Pojednostavnjivanje tehnologije

Aplikacije u oblaku jednostavnije su za postavljenje nego lokalna rješenja, ali to ne znači da ne podrazumijevaju nikakav trud. Netko ih, obično IT, održavati. To može obuhvaćati dodavanje i uklanjanje korisnika iz aplikacija kada se njihove uloge u tvrtki promijene, integraciju aplikacija s drugim sustavima, npr. s rješenjem za upravljanje pristupom identitetima, i otklanjanje poteškoća sa softverom na koje zaposlenici nailaze.

Uz manje aplikacija za podršku oslobodit ćete vrijeme koje IT može trošiti na veće inicijative koje će pospješiti poslovanje.

Konsolidiranje aplikacija radi smanjenja troškova

Saznajte više o dva ključa za smanjenje troškova i napravite samoprocjenu da biste utvrdili je li vaša tvrtka ili ustanova spremna za pojednostavnjenje i optimizaciju.

Saznajte više

4. Pristup boljim uvidima

Podaci su jedan od najvažnijih resursa tvrtke. Da biste doznali koji su najbolji klijenti tvrtke, otkrili prodajne trendove i savladali produkcijske izazove, potrebna je analiza podataka. No ako su podaci o klijentima, financijski podaci i planiranje projekata podijeljeni između više aplikacija, mogli biste propustiti važne uvide.

Konsolidiranjem aplikacija u jedno rješenje ili paket dobro integriranih alata za poslovno obavještavanje zaposlenici mogu lakše analizirati podatke na svim razinama tvrtke i otkrivati ključne uvide koji omogućuju donošenje pametnijih odluka. Ako, primjerice, članovi tima mogu jednostavno pristupati podacima o klijentima na svim referentnim točkama životnog ciklusa klijenata, oni mogu predvidjeti potrebe i pružati bolje usluge. Povezivanje podataka o prodaji s podacima o iskorištenosti zaposlenika pojašnjavaju kako učinkovitije koristiti resurse. Uz to, mnoge platforme prikazuju važne pokazatelje koje možete brzo pregledati.

5. Veća razina sigurnosti

U današnjem svijetu svaki uređaj, korisnički račun i aplikacija potencijalna su mjesta ulaza za zlonamjerne korisnike koji žele ukrasti podatke ili na neki drugi način negativno utjecati na vaše poslovanje. Korištenje aplikacija od više različitih dobavljača izlaže vas većem riziku od povreda sigurnosti jer mnogi korisnici koriste istu lozinku za više računa. Ako se ugrozi jedan račun, napadači mogu te podatke koristiti za pristup drugim računima, uključujući mrežu tvrtke.

Smanjivanjem broja aplikacija koje vaš tim koristi pojednostavnjujete sigurnost. Kada zaposlenici koriste jedan račun za pristup većem broju aplikacija, možete promijeniti iste sigurnosne kontrole na sve njihove aplikacije. Uz manje aplikacija za nadzor veća je vjerojatnost da ćete otkriti sigurnosne incidente prije nego što naprave značajnu štetu za vašu tvrtku.

Kako znati imate li previše aplikacija

Mnoge je aplikacije u oblaku lako pronaći i koristiti. Štoviše, možda ni ne znate koje se sve aplikacije koriste u vašoj tvrtki. No čak i ako ste vrlo selektivno birali aplikacije za svoju tvrtku, možda postoji još prilika za konsolidiranje. Neki od pokazatelja da tvrtka koristi previše aplikacija:

  • Odjeli ili projektni timovi koriste različite aplikacije koje imaju slične funkcije. Ako, primjerice, marketinški tim za zajedničko korištenje datoteka koristi Microsoft OneDrive, a tim za razvoj proizvoda Box.
  • Članovi tima moraju preuzeti podatke s jednog sustava i prenijeti ga na drugi da bi obavili zadatak. Prodajni tim, primjerice, možda će nakon zaključivanja prodaje podatke o klijentu iz alata za praćenje prodaje morati uvesti u alat za upravljanje projektima.
  • Važni se podaci raspršuju u više različitih alata, pa zaposlenici moraju pretraživati više aplikacija da bi pronašli ono što im je potrebno.
  • Nedostatak vidljivosti na svim razinama tvrtke otežava usklađivanje onoga što se događa s projektima, resursa i prihoda.

Aplikacije u oblaku vašem timu i vama pojednostavnjuju rad s bilo kojeg mjesta. No i previše aplikacija može smanjiti učinkovitost. Da biste poboljšali sigurnost, produktivnost i upravljanje troškovima, pogledajte sveobuhvatna rješenja da biste vidjeli postoji li prilika za smanjivanje broja aplikacija koje vaš tim svakodnevno istodobno koristi. Ili pogledajte detaljniju analizu o potencijalnom smanjenju troškova konsolidacijom aplikacija i provedite samoprocjenu da biste utvrdili je li pojednostavnjivanje ekosustava aplikacija pravi potez za vašu tvrtku.

Početak rada sa sustavom Microsoft 365

Poznati Office dopunjen alatima koji vam omogućuju bolju suradnju, pa možete obaviti više posla u svakom trenutku i s bilo kojeg mjesta.

Kupite odmah
Povezani sadržaj
Poslovni savjeti

Kako zamućenost pozadine i virtualna pozadina zadržavaju fokus na vama

Pročitajte više
Poslovni savjeti

Uz ova četiri trika imat ćete kontrolu nad svojom e-poštom

Pročitajte više
COVID-19

Pet načina rada od kuće da biste se osjećali kao da nikada niste napustili ured

Pročitajte više

Poslovni uvidi i ideje ne mogu se smatrati izvorom profesionalnih poreznih ili financijskih savjeta. Savjete o svojem slučaju zatražite od vlastitog poreznog ili financijskog savjetnika.