Najbolje prakse udaljenog rada za male tvrtke

Mnogi su mobilni timovi i menadžeri sasvim navikli na rad od kuće uz pomoć tehnologije, no vi ste možda među tisućama udaljenih zaposlenika koji tek prelazi na taj nov način rada koji je postao nužnost zbog pandemije ili jednostavno zbog poslovnih potreba. 

Taj način nezavisnog rada bez prednosti komunikacije licem u lice i uobičajenih povratnih informacija mnogima je izazovan. No, postoje najbolje prakse udaljenog rada za male tvrtke koje mogu olakšati prijelaz i učiniti rad od kuće produktivnijim. 

Okruženje za udaljeni rad 

Možda ćete, usprkos najboljim namjerama da budete produktivni, popustiti iskušenju i sklupčati se na kauču s prijenosnim računalom, uključiti televiziju te se raskomotiti se u kućnom ogrtaču i papučama. Oduprite se tom iskušenju. Važno je odnositi se prema radu od kuće jednako profesionalno kao da ste nalazite u uobičajenom uredskom okruženju.  

Ciljano uredite neko područje baš za rad, ako je moguće podalje od svih distrakcija. Taj odvojeni prostor može biti kut spavaće sobe ili bilo koje drugo mjesto kojim drugi članovi obitelji ne prolaze. Morate si osigurati okruženje koje će poticati fokusiranje na poslovne zadatke , baš kao da ste u uredu. 

Udaljeni rad – nužni alati 

Udaljeni rad zahtijeva sve bitne elemente uredskog radnog prostora, obično čak i više. I dalje trebate sve osnovne stvari: 

  • radnu površnu ili stol na kojem će biti sigurno i ergonomski smješteno računalo, prijenosno računalo ili drugi uređaji 
  • koristite stolicu koja je udobna i odgovarajuće visine u odnosu na površinu stola kako bi vam tijelo bilo u dobrom položaju 
  • monitor, ako koristite stolno računalo, a ne samo prijenosno računalo ili tablet 
  • pisač ako vam je on potreban za radne zadatke 
  • pouzdana i sigurna internetska veza i veza na WiFi mrežu 
  • Rad od kuće može značiti da ste manje sigurni nego u uobičajenom uredu koji nudi sigurne mreže, vatrozide, operacijske sustave s redovito primjenjivanim zakrpama, zaštitu od računalnih virusa i slično. Kao udaljeni zaposlenik, morate se sami pobrinuti da vam softver bude ažuran, uključujući antivirusni softver i ažuriranja operacijskog sustava. 
  • Implementirajte softver za VPN da biste mogli sigurno komunicirati s udaljenim uredom i poslovnim sustavima 

Naučite stati 

Kad radite od kuće i nitko se ne zaustavlja kraj vašeg uredskog stola radi čavrljanja, lako je zadubiti se u neki zadatak pred sobom. To može dovesti do zamora ili zdravstvenih problema uslijed dugotrajnog sjedenja. Idite na pauze, uzmite sat vremena za ručak, pa možda čak i izađite van i prošećite. 

Uspostavite rutinu 

Rutina je jednako važna kućnim zaposlenicima kao i onima u uredu. Uspostavite jutarnju rutinu za odgovaranje na poruke e-pošte, obavljanje važnih razgovora, zakazivanje sastanaka i druge uobičajene uredske procese. 

Isto vrijedi i za rutinu pri kraju radnog dana. Osvrnite se na ono što ste danas napravili, postavite ciljeve za sljedeći dan ili ostatak tjedna i provjerite u kalendaru koje vas aktivnosti čekaju. 

Održavanje rutine i praćenje rasporeda olakšat će prelazak na naviku rada od kuće. Prednost rada od kuće jest fleksibilnost – vaš proces ne mora biti isti kao kad radite u uredu, ali dosljednost će vam pomoći uspostaviti učinkovitost i smanjiti razine stresa.  

Komunicirajte 

Redovito komunicirajte s članovima svog tima. Virtualna radna okruženja iziskuju upotrebu tehnologija poput izravnih poruka, konferencijskih poziva i videokonferencija. Korištenje alata kao što je Microsoft Teams omogućuje učinkovitu komunikaciju između zaposlenika i voditelja. To obuhvaća sastanke licem u lice koji promiču osobno sudjelovanje i pomažu ukloniti osjećaj izolacije koji muči mnoge zaposlenike koji rade od kuće. 

Prilikom sudjelovanja u telekonferencijama poštujte pravila lijepog ponašanja na sastancima: 

  • pazite na svoj izgled, pozadinu i distrakcije poput buke ili tehničkih problema 
  • isključite si zvuk ako ne izlažete ili ne govorite 
  • Ako izlažete, pozvanim sudionicima pošaljite dnevni red tako da svatko može planirati sudjelovanje u raspravi. Ako unaprijed obavijestite uključene strane, sastanak će biti produktivniji te će biti lakše ostvariti ciljeve sesije. 
  • Sudjelujte – neka sve strane znaju da ste angažirani na sastanku uključivanjem u rasprave i postavljanjem relevantnih pitanja. 
  • Ako vam raspored ili vremenske zone onemogućuju uključivanje u konferenciju, svakako od organizatora zatražite informacije o temama i svim odlukama donesenim tijekom sastanka – možda ćete moći pogledati i snimku videokonferencije koju ste propustili.

Mjere sigurnosti 

Kad radite od kuće ili s drugih udaljenih lokacija, pazite na sigurnost. Zaštitite kućnu WiFi mrežu promjenom zadane lozinke koju je postavio proizvođač opreme. Ako koristite VPN servis, vaš će promet biti šifriran tako da nitko neće moći pratiti vaše videokonferencije ili timske sastanke

Korištenje svih prednosti najboljih praksi

Bez obzira je li vaše radno okruženje privremeno ili dugoročno, korištenje ovih najboljih praksi koje primjenjuju timovi iskusni u udaljenom radu može vam pomoći da budete produktivni i izbjegnete osjećaj izoliranosti. 

Kad udaljeno radite, oslonite se na aplikacije koje se lako koriste, kao što je Microsoft Teams – pomoću njih timovi mogu neograničeno komunicirati i usko surađivati. 

Početak rada sa sustavom Microsoft 365

Poznati Office dopunjen alatima koji vam omogućuju bolju suradnju, pa možete obaviti više posla u svakom trenutku i s bilo kojeg mjesta.

Kupite odmah
Povezani sadržaj
Productivity

Savjeti za mapiranje mrežnog dijagrama

Pročitajte više

Poslovni uvidi i ideje ne mogu se smatrati izvorom profesionalnih poreznih ili financijskih savjeta. Savjete o svojem slučaju zatražite od vlastitog poreznog ili financijskog savjetnika.