Vodič za početnike za korištenje BPMN-a u svakodnevnom poslovanju

Što je BPMN? 

Vjerujete samo u ono što vidite. Slika vrijedi tisuću riječi. Nemojte govoriti, pokažite mi. Takve su fraze BPMN (notacija i modeliranje poslovnih procesa, engl. Business Process Modeling Notation) učinile jako popularnim među različitim vrstama tvrtki, gospodarskih grana i profesija. Ali što je zapravo BPMN i kako funkcionira? 

Ukratko, BPMN je standardizirana metoda dijagrama toka koja vam omogućuje stvaranje i jednostavno razumijevanje dijagrama. Ti dijagrami mogu vizualno modelirati korake poslovnog procesa od početka do kraja.  

BPMN dijagram za proces promjene adrese
Primjer BPMN dijagrama za postupak promjene adrese (gore) 

Iako postoji nekoliko modela modeliranja procesa, BPMN je brzo postao de facto standard za modeliranje procesa, s dobrim razlogom. 

Koje su njegove mogućnosti? 

Jedna od najvažnijih prednosti BPMN-a leži u njegovoj sposobnosti stvaranja dijagrama toka koji su i jednostavni i složeni po potrebi. Na taj ih način sudionici poslovanja na svim razinama (tehničkim i netehničkim) jednostavno razumiju. 

Ta kvaliteta pridonosi popularnosti BMPN-a. Istraživanje iz 2016. utvrdilo je da je 64 % tvrtki zainteresirano za usvajanje BPMN-a radi pojednostavnjivanja poslovnih procesa. Cilj većine tvrtki je jednostavan: uštedjeti novac smanjenjem troškova i povećanjem produktivnosti.  

Zašto je to potrebno? 

Ulozi su veliki. Pogledajte ove statističke podatke dobivene ispitivanjem tvrtki 2018.: 

  • 37 % ispitanika odgovorilo je da je u njihovim tvrtkama ili ustanovama u tijeku više projekata poslovnih procesa visoke razine  
  • 93 % tvrtki ili ustanova u ispitivanju sudjelovalo je u brojnim projektima poboljšanja procesa
  • 79 % ispitanika izjavilo je da su koristili softver za procese radi modeliranja procesa koje su analizirali i planirali promijeniti 
  • 65 % ispitanika, k tome, složilo se ili se uvelike složilo da su BPM procesi i tehnologije pomogli njihovim tvrtkama ili ustanovama pri poboljšanju učinkovitosti, svestranosti i zadovoljstva klijenata  
  • 52 %, tj. većina ispitanika izjavila je da samo povremeno modeliraju ili dokumentiraju procese u tvrtki  

Osim poticanja učinkovitosti, ostale relevantne motivacije za podršku poslovnim procesima obuhvaćaju sljedeće: 

  • povećanje zadovoljstva klijenata 
  • poboljšanje organizacijske responzivnosti 
  • poboljšanje poslovne koordinacije i kontrole  
  • uvođenje novih linija proizvoda ili poslovnih linija 
  • usklađivanje s novim propisima 
  • reagiranje na jedinstvene događaje kao što su spajanje ili preuzimanje 

Svi mogu imati koristi od poboljšanih poslovnih ili organizacijskih procesa, od IT tvrtki, financijskih ustanova, osiguravajućih kuća i postrojenja za proizvodnju do obrazovnih ustanova, telekomunikacijskih tvrtki, maloprodaje, računalnih i softverskih tvrtki.  

Kako se BPMN koristi? 

Cilj je BPMN-a pružiti svima jasan prikaz procesa od početka do kraja. Pruža vizualnu stazu koja će premostiti praznine i prikazati redoslijed poslovnih aktivnosti potrebnih da biste došli s jednog kraja procesa na drugi.  

Ovdje navodimo nekoliko prednosti koje tvrtke mogu iskoristiti kada koriste BPMN: 

  • jednostavnija komunikacija i suradnja radi postizanja cilja 
  • jednostavan vizualni prikaz koraka 
  • sposobnost prilagođavanja na temelju uloga dionika (npr. analitičar, sudionici procesa, upravitelji, razvojni inženjeri, vanjski timovi i savjetnici) 
  • prepoznavanje problema u procesima za koje je možda potrebno rješenje
  • uvid u potencijalna područja poboljšanja 
  • poticanje kvalitetnijih rezultata 

Primjeri modeliranja procesa 

Poslovni 

Mnogi profesionalci i tvrtke ili ustanove žele modelirati proces visoke razine okrenut korisnicima. U ovom je slučaju za korištenje simbola potrebno manje detaljnog poznavanja BPMN-a, stoga je notiranje jednostavno. Obratno, modeli se mogu prilagoditi da budu ekstremno detaljni za IT i ostale tehničke dionike.

Ovo je samo mali broj primjera vrsta procesa koje grafikon tijeka mogu vizualno prikazati: 

  • primanje telefonskih prigovora korisnika 
  • prodaja proizvoda na internetu 
  • tijek rada u proizvodnji 
  • obrada potraživanja osiguranja 
  • dijagrami toka zapošljavanja 
  • metode uvođenja 
BPMN proces s dijagramom vrata
Primjer BPMN procesa s dijagramom vrata

Tehnički 

Kao što je prethodno spomenuto, dijagrami mogu biti granularni (prema vašim potrebama). Za opisivanje, na primjer, tijekova IT procesa, kodiranje i više: 

  • B2B web-servisi 
  • vizualizacija izvršavanja koda unutar programa 
  • ilustracija strukture web-mjesta ili aplikacije 
  • prikaz kretanja korisnika web-mjestom  
  • prikaz tijeka podataka u sustavima kao što su unos podataka, procesori i komunikacijske mreže 

U kompliciranijim verzijama moći ćete modelirati kompleksne poslovne događaje, kao što su poruke, mjerači vremena, poslovna pravila i uvjeti pogrešaka. Istražimo komplicirane verzije BPMN-a.  

Elementi i simboli u verziji BPMN 2.0 

Notacija BPMN-a sastoji se od pet osnovnih kategorija elemenata, a unutar njih nalazi se mnogo oblika i simbola. Slijedi kratki pregled: 

Objekti tijeka 

Pokazuju ponašanje u poslovnom procesu i obuhvaćaju sljedeće: 

  • Aktivnosti: obavljen posao ili zadaci osobe ili sustava (prikazuje se kao pravokutnik sa zaobljenim kutovima) 
  • Događaji: što se događa tijekom procesa: početak, sredina, kraj (prikazuju se kao krugovi) 
  • Vrata: opis staze tijeka redoslijeda u procesu (prikazuje se u obliku dijamanata), dodatni detalji mogu obuhvaćati točke odlučivanja. 

Podatkovni objekti 

Pružaju informacije o podacima u procesu. Podaci se prikazuju na četiri načina: 

  • Ulazi podataka (prikazuju se kao stranica s jednim savijenim kutom i strelicom udesno) zadaci su ovisni o podacima. Ne mogu napredovati dok se određeni podaci ne prikupe. 
  • Izlazi podataka (prikazuju se kao stranica s jednim savijenim kutom i ispunjenom strelicom udesno) koriste se za prikaz kada proces generira podatke. 
  • Prikupljanje podataka (prikazuje se kao stranica s jednim savijenim kutom i tri pune linije pri dnu u sredini) svaki je čin prikupljanja podataka potreban u procesu (npr., anketa).  
  • Spremišta podataka (prikazuju se kao spremnici) koriste se kao mjesto prikupljanja svih podataka dobivenih procesom. 

Povezni objekti 

Povezuju objekte tijeka međusobno ili s drugim podacima i prikazuju tijek procesa: 

  • Tijekovi slijeda (prikazuju se kao puna strelica udesno) opisuju redoslijed izvršavanja aktivnosti. 
  • Tijekovi poruka (prikazuju se kao iscrtkana strelica udesno s krugom na lijevoj strani) opisuju poruke i redoslijed tijeka između sudionika. 
  • Povezivanja (prikazuju se kao iscrtkana linija) povezuju tekst i artefakte s događajem. 

Dijagram s poljima i trakama 

Obuhvaća polja i trake.  

  • Polje: “spremnik” za jedan proces. 
  • Trake: klasificiraju aktivnost unutar polja. U vodoravnom ili okomitom prikazu dijele polje na dijelove radi prikaza odgovornosti i lokacije događaja.  

Artefakti 

Pružaju vam dodatne detalje o procesu. Postoje dvije vrste artefakata: 

  • Grupe: prikazuju se kao zarezani okviri oko grupe elemenata da bi pokazali povezanost.  
  • Tekstne bilješke: to su jednostavno napomene (ispred kojih se nalazi lijeva zagrada) koje čitatelji mogu jednostavno vidjeti bez pretraživanja naniže. Poznate su i pod nazivom komentari. 

Pojednostavnjivanje BPMN-a uz softver 

Kada je riječ o stvaranju dijagrama toka, nije potrebno izmišljati toplu vodu, posebno ako ste tek počeli koristiti BPMN.  

Korištenje softverskog alata omogućit će vam brže stvaranje dijagrama, a model poslovnih procesa bit će učinkovitiji. Obavezno odaberite softver koji vam omogućuje sljedeće: 

  • Počnite brzo koristiti dijagrame jednostavnim stvaranjem profesionalnih BPNM dijagrama tijekova uz primjere i predloške spremne za korištenje.  
  • Stvarajte profesionalne, privlačne dijagrame uz unaprijed izrađene teme i efekte. 
  • Koristite intuitivne mogućnosti, kao što su povlačenje i ispuštanje, poravnanje i pozicioniranje te automatsko povezivanje, da biste učinkovitije stvarali dijagrame.  
  • Radite u ekosustavu sadržaja koji pruža temeljni skup BPMN 2.0 oblika i više, koji čine tisuće grafički različitih simbola.  
  • Koristite razinu podrške koja omogućuje stvaranje i osnovnih BPMN dijagrama i detaljnih dijagrama uz informacije o logici izuzimanja, resursima i informacijama, osnovne informacije o tijeku podataka i informacije o komunikaciji između sudionika. 
  • Potražite pogreške provjerom valjanosti dijagrama uspoređujući ga sa 76 logičkih pravila povezanih s vizualnom točnošću na temelju standarda BPMN 2.0 i dohvatite popis problema koje trebate pregledati. 
  • Učitajte vlastiti prilagođeni skup logističkih pravila povezanih s vizualnom točnošću.  
  • Slobodno dijelite svoje radove kao sigurnu web-vezu, privitak, sliku ili PDF i odgovarajte na poruke na internetu. 
  • Surađujte s drugima pomoću suautorstva, komentiranja i primjedbi. 
  • Zajednički uređujte dijagrame s timom da biste održavali jednu verziju i minimizirali sukobe verzija.  
  • Pogledajte tko radi na određenim dijelovima dijagrama, dobivajte obavijesti o promjenama i odaberite kada želite spojiti te promjene u glavnu datoteku. 
  • Integrirajte dijagrame povezane s podacima u nadzornu ploču servisa Power BI. Ta vam integracija može pomoći potaknuti operativnu i poslovnu inteligenciju da biste bolje shvatili cjelokupnu sliku. 
  • Sami automatizirajte tijekove rada poslovnih procesa ubrzavajući proces stvaranja i dajući IT odjelu više vremena da se usredotoči na strateške inicijative 
  • Pristupajte dijagramima s gotovo bilo koje lokacije putem preglednika ili aplikacije za iPad®.

Savjeti za početak rada 

Od poznatih vlasnika poslovnih procesa do analitičara, svi imaju koristi od pojednostavnjivanja poslovnih procesa, neovisni koliko jednostavni ili složeni mogu biti. Ako se čini da je informacija previše, nemojte zaboraviti da možete stvoriti jednostavan BPNM grafikon tijeka, a zatim početi graditi na njemu. 

Ako želite dijagram vidjeti u akciji, dostupno vam je mnoštvo predložaka i praktičnih videozapisa koji će vam pomoći pri stvaranju osnovnog dijagrama, a zatim dodavanju detalja kad ga bolje upoznate. Da biste saznali više o korištenju BPMN procesa i softvera, pročitajte ovaj detaljan vodič. 

Početak rada sa sustavom Microsoft 365

Poznati Office dopunjen alatima koji vam omogućuju bolju suradnju, pa možete obaviti više posla u svakom trenutku i s bilo kojeg mjesta.

Kupite odmah
Povezani sadržaj
Productivity

Pet načina na koje radnici na daljinu mogu surađivati

Pročitajte više
Productivity

Potpuni vodič za Ganttove dijagrame

Pročitajte više
Productivity

Stvaranje preciznijeg vremenskog okvira projekta u sedam koraka

Pročitajte više
Productivity

Vodič za vođenje projekata za početnike

Pročitajte više

Poslovni uvidi i ideje ne mogu se smatrati izvorom profesionalnih poreznih ili financijskih savjeta. Savjete o svojem slučaju zatražite od vlastitog poreznog ili financijskog savjetnika.