Vodič za početnike za korištenje BPMN-a u poslovanju
Što je BPMN?
Vidjeti znači vjerovati. Slika govori više od tisuću riječi. Djela, a ne riječi. Upravo su idiomi poput ovih učinili Notaciju modeliranja poslovnih procesa (BPMN) iznimno popularnom u brojnim različitim vrstama tvrtki, industrija i profesija. Ali što je točno BPMN i kako funkcionira?
Ukratko, BPMN je standardizirana metoda dijagrama toka koja vam omogućuje stvaranje i dijeljenje dijagrama koji se lako razumiju. Ti dijagrami mogu vizualno modelirati korake poslovnog procesa od početka do kraja.
Primjer dijagrama BPMN procesa promjene adrese (gore)
Iako postoji nekoliko metoda za modeliranje procesa, BPMN je brzo postao de facto standard za modeliranje procesa, i to s dobrim razlogom.
Koje su njegove mogućnosti?
Jedna od najznačajnijih prednosti BPMN-a jest njegova sposobnost stvaranja dijagrama toka koji su jednostavni ili složeni koliko god je potrebno. To poslovnim dionicima na svim razinama (tehničkim ili netehničkim) olakšava razumijevanje.
Ta kvaliteta vjerojatno objašnjava popularnost BPMN-a. Istraživanje iz 2016. pokazalo je da je 64 % tvrtki zainteresirano za usvajanje BPMN-a kako bi pojednostavnile svoje poslovne procese. Cilj je za većinu tvrtki jednostavan: uštedjeti novac smanjenjem troškova i poboljšanjem produktivnosti.
Zašto je potrebno?
Ulozi su visoki. Razmotrite ove statistike iz istraživanja tvrtki iz 2018. godine:
- Ukupno 37 % ispitanika izjavilo je da njihove tvrtke ili ustanove imaju više projekata poslovnih procesa na visokoj razini u tijeku
- Ukupno 93 % tvrtki ili ustanova u istraživanju uključeno je u brojne projekte poboljšanja procesa
- Ukupno 79 % reklo je da koristi procesne softverske alate za modeliranje procesa koje analiziraju i planiraju promijeniti
- Osim toga, 65 % ispitanika složilo se ili se u potpunosti složilo da su BPMN procesi i tehnologije pomogli njihovim organizacijama poboljšati učinkovitost, svestranost i zadovoljstvo korisnika
- Međutim, većina (52 %) ispitanika rekla je da procese svoje tvrtke modelira ili dokumentira samo povremeno
Osim povećanja učinkovitosti, među ostalim relevantnim razlozima za podršku radu na poslovnim procesima nalaze se:
- Povećanje zadovoljstva klijenata
- Poboljšavanje organizacijske odzivnosti
- Poboljšavanje koordinacije i kontrole poslovanja
- Uvođenje novog proizvoda ili poslovne linije
- Usklađivanje s novim propisima
- Reagiranje na jedinstvene događaje kao što su spajanje ili preuzimanje
Od IT-a, financijskih usluga, osiguranja i proizvodnje do obrazovanja, telekomunikacija, maloprodaje, računala i softvera, svaka tvrtka može imati koristi od poboljšanih poslovnih ili organizacijskih procesa.
Kako se BPMN upotrebljava?
Cilj BPMN-a jest omogućiti svima jasan pregled procesa od početka do kraja. Pomaže pružiti vizualni put koji će premostiti praznine i prikazati slijed poslovnih aktivnosti potrebnih da se od jednog kraja procesa dođe do drugog.
Evo nekoliko prednosti koje tvrtke mogu ostvariti uporabom BPMN-a:
- Jednostavnija komunikacija i suradnja u postizanju cilja
- Jednostavan vizualni prikaz koraka
- Mogućnost prilagodbe na temelju uloga dionika (npr. analitičari, sudionici procesa, voditelji, razvojni inženjeri, vanjski timovi i konzultanti)
- Prepoznavanje problema u procesima koji možda zahtijevaju rješenje
- Uvid u potencijalna područja za poboljšanje
- Poticaj za kvalitetnije rezultate
Primjeri modeliranja procesa
Poslovno usmjereno
Brojni stručnjaci te tvrtke i ustanove žele modelirati vrlo visoko razinu procesa usmjerenog na ljude. U tom slučaju upotreba nekolicine simbola zahtijeva manje dubinskog znanja o BPMN-u, pa je notacija jednostavna. Nasuprot tome, ovi se modeli mogu prilagoditi tako da budu iznimno detaljni za IT i druge tehničke dionike.
Evo samo nekoliko primjera vrsta procesa koje ovi dijagrami toka mogu vizualno prikazati:
- Rješavanje pritužbi korisnika na pozive
- Prodaja proizvoda na internetu
- Tijek rada proizvodnje
- Obrada odštetnih zahtjeva
- Dijagrami toka zapošljavanja
- Metode uvođenja
Primjer procesa BPMN-a s dijagramom pristupnika
Besplatno isprobajte Visio tijekom mjesec dana
Nakon jednomjesečnog besplatnog probnog razdoblja naplaćivat će vam se odgovarajuća naknada za pretplatu. Potrebna je kreditna kartica. Otkažite u bilo kojem trenutku kako biste zaustavili buduće troškove.
Tehnički usmjereno
Kao što je prethodno spomenuto, dijagrame možete učiniti onoliko detaljnima koliko je potrebno. Na primjer, prikazivanje tokova procesa usmjerenih na IT, kodiranja i više toga:
- B2B web-usluge
- Vizualizacija izvođenja kôda unutar programa
- Prikazivanje strukture web-mjesta ili aplikacije
- Uvid u to kako posjetitelji navigiraju web-stranicom
- Prikazivanje toka podataka u sustavima kao što su unos podataka, procesori i komunikacijske mreže
U složenijim verzijama moći ćete modelirati složene poslovne događaje, kao što su poruke, mjerači vremena, poslovna pravila i uvjeti pogreške. Istražimo više tih složenijih verzija BPMN-a.
Elementi i simboli u BPMN-u 2.0
BPMN notacija ima pet osnovnih kategorija elemenata i unutar njih mnogo različitih oblika i simbola. Evo kratkog pregleda:
Objekti toka
Oni prikazuju ponašanje u poslovnom procesu i uključuju sljedeće elemente:
- Aktivnosti: rad koji obavlja osoba ili sustav ili zadaci koje obavljaju osoba ili sustav (prikazani kao pravokutnik sa zaobljenim uglovima).
- Događaji: ono što se događa tijekom procesa: početni događaj, međudogađaj i završni događaj (prikazani kao krugovi).
- Pristupnici: prikazuju put slijeda toka u procesu (prikazana kao rombovi). Dodatni detalji mogu uključivati točke odluke.
Podatkovni objekti
Oni pružaju informacije o podacima u procesu. Podaci su predstavljeni na četiri načina:
- Ulazi podataka (prikazani kao stranica s jednim savijenim kutom i strelicom udesno) zadaci su koji ovise o podacima. Ne mogu dalje sve dok se ne prikupe određeni podaci.
- Izlazi podataka (prikazani kao stranica s jednim savijenim kutom i punom strelicom udesno) upotrebljavaju se za prikaz trenutka kada proces generira podatke.
- Prikupljanje podataka (prikazano kao stranica s jednim savijenim kutom i tri pune crte u donjem središnjem dijelu) svaka je radnja prikupljanja podataka potrebna u procesu (npr. anketa).
- Skladišta podataka (prikazana kao spremnik) upotrebljavaju se kao mjesto za prikupljanje svih podataka dobivenih iz procesa.
Povezujući objekti
Oni povezuju objekte toka međusobno ili s drugim informacijama i prikazuju tijek procesa:
- Slijedni tokovi (prikazani punom strelicom udesno) prikazuju redoslijed izvršenih aktivnosti.
- Tijekovi poruka (prikazani isprekidanom strelicom udesno s kružićem na lijevoj strani) prikazuju poruke i redoslijed tijeka među sudionicima.
- Asocijacije (prikazane isprekidanom linijom) povezuju tekst i artefakte s događajem.
Plivačke staze
Ovaj pojam označava bazene i staze.
- Bazen: „spremnik” za jedan proces.
- Staze: one razvrstavaju aktivnosti unutar bazena. Prikazane vodoravno ili okomito, dijele skupinu na odjeljke kako bi se prikazali odgovornost i mjesto događaja.
Artefakti
Oni daju dodatne pojedinosti o procesu. Postoje dvije vrste artefakata:
- Grupe: prikazane kao urezani pravokutnici, one obuhvaćaju skup elemenata kako bi se pokazalo da su povezani.
- Tekstualne napomene: to su jednostavno bilješke (ispred kojih je jedna lijeva uglata zagrada) koje čitatelji mogu lako vidjeti bez dodatnog otvaranja detalja. Poznate su i kao komentari.
Pojednostavite BPMN softverom
Kad stvarate dijagram toka, nema potrebe nanovo izmišljati toplu vodu, osobito ako tek počinjete s BPMN-om.
Upotreba softverskog alata omogućit će vam brže stvaranje dijagrama i učiniti vaš model poslovnog procesa učinkovitijim. Obavezno odaberite softver koji vam omogućuje sljedeće:
- Brzo započnite s izradom dijagrama tako da jednostavno stvarate profesionalne. BPMN dijagrame toka s gotovim predlošcima i primjerima.
- Svojim dijagramima dajte profesionalan, privlačan izgled uz unaprijed izrađene teme i efekte.
- Iskoristite intuitivne mogućnosti, kao što su povlačenje i ispuštanje, poravnanje i pozicioniranje te automatsko povezivanje, za učinkovitije stvaranje dijagrama.
- Radite u ekosustavu sadržaja koji isporučuje osnovni skup oblika za BPMN 2.0 i još mnogo više, a koji obuhvaća stotine grafički različitih simbola.
- Imate razinu podrške koja omogućuje stvaranje i osnovnih BPMN dijagrama i detaljnijih dijagrama s logikom iznimaka, informacijama o resursima i ulogama, osnovnim informacijama o tijeku podataka i informacijama o komunikaciji među sudionicima.
- Provjerite pogreške provjerom valjanosti dijagrama prema 76 logičkih pravila povezanih s vizualnom ispravnošću na temelju standarda BPMN 2.0 i prikazuje popis problema za pregled.
- Učitajte vlastiti prilagođeni skup logističkih pravila povezanih s vizualnom ispravnošću.
- Jednostavno omogućite zajedničko korištenje svojih uradaka u obliku sigurne veze na web-sadržaj, privitka, slike ili PDF-a te odgovarajte na internetske komentare.
- Suradnju s drugima pomoću suautorstva, komentiranja i primjedbi.
- Uređujte dijagrame zajedno sa svojim timom kako biste održavali jednu verziju istine i smanjili sukobe verzija.
- Vidite tko radi na određenim dijelovima dijagrama, primajte obavijesti o promjenama i odaberite kada ćete te promjene spojiti u glavnu datoteku.
- Integrirajte dijagrame povezane s podacima u nadzornu ploču programa Power BI. Ta integracija može pomoći u pokretanju operativne i poslovne analitike kako biste bolje razumjeli ukupnu sliku.
- Automatizirajte tijekove rada poslovnih procesa sami, ubrzavajući proces stvaranja i dajući IT-ju više vremena da se usredotoči na strateške inicijative
- Pristupajte dijagramima gotovo s bilo kojeg mjesta u pregledniku ili aplikaciji za iPad®.
Savjeti za početak rada
Od ustaljenih vlasnika poslovnih procesa do analitičara, pojednostavljenje poslovnih procesa donosi prednosti, bez obzira na to koliko jednostavni ili složeni bili. Ako vam se informacije čine pomalo preopterećujućima, imajte ovo na umu: možete stvoriti jednostavan BPMN dijagram toka, a zatim ga dalje nadograđivati.
Ako ga želite vidjeti u praksi, dostupni su brojni predlošci i videozapisi s uputama koji će vam pomoći da stvorite osnovni dijagram, a zatim mu možete dodavati pojedinosti kako vam bude ugodnije. Možete saznati više o upotrebi usklađenih procesa BPMN-a i softvera uz ovaj detaljan vodič .
Tim za Microsoft 365 usredotočen je na zajedničko korištenje resursa koji će vam pomoći da pokrenete, vodite i širite poslovanje.
Početak rada s uslugom Visio
Vizualizirajte i prenosite ideje, informacije i postupke s gotovo bilo kojeg mjesta i na bilo kojem uređaju uz pomoć usluge Visio.
Povezan sadržaj
Produktivnost
Način odabira najučinkovitijeg dijagrama tijeka
Produktivnost
Savjeti za mapiranje mrežnog dijagrama
Produktivnost
Kako povećati produktivnost uz mapiranje procesa i automaciju
Poslovni uvidi i ideje ne mogu se smatrati izvorom profesionalnih poreznih ili financijskih savjeta. Savjete o svojem slučaju zatražite od vlastitog poreznog ili financijskog savjetnika.
Pratite Microsoft 365