Uz ova četiri trika imat ćete kontrolu nad svojom e-poštom

Oblijeva li vas hladan znoj već na samu pomisao na previše e-pošte? Je li vaš poštanski sandučić neuredan kolaž nepročitanih poruka i zadataka spremljenih za kasnije? 

Ne mora biti tako. San o organiziranoj ulaznoj pošti može vam se činiti nedostižnim, ali bliži je nego što mislite. 

Kao i bilo koji drugi alat, e-pošta unosi vrijednost u vaš život ako se koristi pravilno. Pametnim planom možete ulaznu poštu pretvoriti u jednog od svojih najvećih saveznika u komunikaciji.  

Vaša je e-pošta dio vašeg identiteta – čuvajte je pažljivo 

Taj se princip može smatrati zlatnim pravilom upravljanja e-poštom. Zauzetim je ljudima ključno da njihovu adresu e-pošte dobiju samo oni kojima je potrebna. Ako vaša adresa pluta na previše mjesta, ulazna će vam se pošta sigurno preliti.  

Jedan od načina zaštite vlastitog identiteta jest korištenje nekoliko adresa. Imate svoju “pravu” adresu e-pošte – onu koju svakodnevno koristite. Zamjenska je adresa ona koju možete koristiti prilikom ispunjavanja obrazaca, kupovine putem interneta itd. Ta će druga adresa odvući sve promotivne poruke i ostalo smeće kako bi vaša glavna adresa ostala čista.  

U svijetu u kojem se mnogo ljudi bori s ravnotežom posla i života, zasebne su adrese e-pošte odlično polazište. Jednostavno upotrebljavajte aplikaciju koja lako može držati sve vaše račune na jednom mjestu, ali i upravljati njima zasebno.  

Ne dopustite da se prašina slegne 

Prokrastinacija može voditi u probleme u mnogim područjima života. To je nepobitna istina kad je riječ o e-pošti. Ako se ne pozabavite svojom e-poštom nedugo nakon primitka, uskoro ćete biti u njoj do grla.  

Pokušajte odrediti vremenski raspored prolaska kroz pristiglu poštu. Na primjer, možete planirati upravljati e-poštom tri puta dnevno. Obavite taj zadatak ujutro, nakon ručka i prije odlaska kući. Uz tri provjere bit ćete u toku u dovoljnoj mjeri, a da to ne preuzme vaš dan.  

Upotreba tehnologije u svoju korist korisna je u sklopu ovih napora. Isprobajte značajku Reproduciraj moju e-poštu u aplikaciji Outlook za iOS. Ta značajka naglas reproducira e-poštu i nudi zgodan sažetak ulazne pošte i kalendara

Bilo da je upotrebljavate da biste vidjeli što je novo u pristigloj pošti na poslu ili na osobnom računu, možete preslušavati poruke i poduzimati akcije u vezi s njima jednostavnim glasovnim naredbama ili prelaskom prsta, provodeći trijažu dok ste u pokretu. Da biste odgovorili na e-poštu, jednostavno izdiktirajte kratku poruku i pošaljite je. To je izvrsno za hvatanje koraka ujutro dok putujete na posao ili tijekom pauze za ručak, kada su vam ruke zauzete drugim stvarima.  

Nemilosrdno brisanje 

Brisanje e-pošte može biti teško. Čak i ako mislite da vam ta poruka neće trebati u budućnosti, još je uvijek teško pritisnuti gumb. Ali morate to učiniti.  

Ključno je izbrisati irelevantne poruke e-pošte jer ostavljene ondje one mogu predstavljati psihičko opterećenje. Osjećaj nereda u ulaznoj pošti može učiniti da se osjetite preopterećeno čak i ako vam te poruke nisu potrebne. Redovitim brisanjem poslovne e-pošte činite mali korak prema snižavanju razine stresa.  

Još uvijek niste sigurni da se možete naviknuti na to? Pokušajte s prijelaznim korakom. Umjesto da poruke odmah izbrišete, povucite ih prstom da bi se vratile u ulaznu poštu u povoljnijem trenutku. A ako nemate taj problem, uklonite sve ostalo i uživajte u vikendu.   

Nema potrebe za pisanjem romana 

Svi ponekad koristimo previše riječi. Lako je zaigrati se u porukama e-pošte u situacijama kada bi i kraća poruka gotovo sigurno poslužila svrsi. 

Naučite pisati kraće poruke pri dopisivanju s kolegama i klijentima, kao i prijateljima i obitelji. Pisanjem kraće e-pošte uštedjet ćete vrijeme, a i vaša će poruka biti jasnija.  

Pisanje kratkih i informativnih poruka e-pošte svojevrsno je umijeće. U početku će vam možda biti teško, ali ćete kroz praksu izaći s njim na kraj. Uskoro ćete primijetiti da većina vaših poruka ne sadrži više od nekoliko rečenica.  

Da biste brzo i sažeto predočili nekoliko ideja, možete koristiti i popise s oznakama. Primateljima vaših poruka sviđat će se njihova sažetost, a vi ćete dan za danom uspijevati obaviti više stvari. 

Početak rada sa sustavom Microsoft 365

Poznati Office dopunjen alatima koji vam omogućuju bolju suradnju, pa možete obaviti više posla u svakom trenutku i s bilo kojeg mjesta.

Kupite odmah
Povezani sadržaj
Poslovni savjeti

Pet razloga za konsolidaciju aplikacija u oblaku

Pročitajte više
Poslovni savjeti

Kako zamućenost pozadine i virtualna pozadina zadržavaju fokus na vama

Pročitajte više
COVID-19

Pet načina rada od kuće da biste se osjećali kao da nikada niste napustili ured

Pročitajte više

Poslovni uvidi i ideje ne mogu se smatrati izvorom profesionalnih poreznih ili financijskih savjeta. Savjete o svojem slučaju zatražite od vlastitog poreznog ili financijskog savjetnika.