4 načina za bolji timski rad pomoću softvera za intranet

Svaki voditelj projekata morao je naučiti kako da svoje timove održi fokusiranima na cilj čak i kada ih radno opterećenje vuče u mnogim različitim smjerovima. U nekim slučajevima, to može podrazumijevati suradnju s drugim voditeljima projekata radi određivanja prioriteta određenih projekata ili pak pružanje pomoći članovima tima da postanu (i ostanu) organizirani kada se opseg posla poveća, ali i osiguravanje alata koji će članovima tima pomoći da surađuju na učinkovit način, čak i ako se te osobe nalaze u različitim gradovima ili državama. Vještine određivanja prioriteta projekata razvijaju se s osobnim iskustvom, no dostupan je i softver za intranet koji ne samo da vam može pomoći da održite organiziranost i suradnju timova već i da učinkovito komunicirate s pojedincima i timovima.

Naravno, nisu svi softveri za intranetske portale stvoreni tako da budu jednaki, pa ćemo ovdje opisati četiri alata koje treba tražiti u rješenju za intranet.

Upravljanje podacima

Da biste mogli pratiti sve članove tima, važno je da svi znaju tko je za što i kada odgovoran. Osim toga, svom ćete timu morati pružiti informacije o tome kako se obratiti drugim članovima, pojasniti im kako pristupiti važnim web-mjestima ili dokumentima (naročito ako su zaštićeni lozinkom ili se nalaze na poslužiteljima za postupni uvoz) ili im pak omogućiti da objavljuju važne obavijesti ili podsjetnike i još mnogo toga. Potražite intranet za tvrtku koji vam omogućuje da neometano stvorite stranice tima koje je moguće prilagoditi svojim potrebama. Na taj ćete način moći pohraniti važne podatke i omogućiti njihovo zajedničko korištenje putem jednog središnjeg mjesta.

Biblioteke

Softver za suradnju trebao bi primarno biti jednostavan tako da olakša suradnju tima. Stoga odaberite rješenje koje vam omogućuje da svima date pristup istim datotekama, dokumentima, slikama, bilješkama sa sastanka i tako dalje. Pružanjem mogućnosti stvaranja biblioteka dokumenata, koje su označene tako da imaju smisla u sklopu projekta i tima, svi će moći pronaći najažurnije podatke o projektu, pregledati prošle verzije dokumenata za isporuku, pogledati najnovije slike, osvježiti pamćenje o uvjetima projekta i još mnogo toga.

Alati za suradnju

Intranetski portal za zaposlenike članovima tima treba omogućiti da stvaraju mjesta na kojima mogu zajednički koristiti podatke i upravljati njima, ali i ona na kojima mogu zajednički raditi na datotekama. Upravo zato potražite softver za suradnju koji obuhvaća značajke kao što su rasprave u nitima, ankete koje mogu olakšati planiranje sastanaka i/ili donošenje odluka, zajednički kalendari, popisi zadataka i prostori za sastanke te prostori u kojima možete pohraniti sve bilješke sa sastanaka, dokumente, dnevne redove i ostalo. Dobar su primjer prostori za sastanke, rješenja za intranet s alatom za radni prostor koji omogućuje određenim članovima tima, primjerice grafičkim dizajnerima i autorima teksta, da rade na istoj datoteci u istom prostoru, a da pri tome ne izbrišu ono što je druga osoba napravila te tako zaista unapređuju produktivnost.

Integracija s postojećim alatima

Bez obzira na to koliko vam softver za intranetski portal obećava poboljšati produktivnost i suradnju, ako je zahtjevan za korištenje ili pak od vas traži zamjenu postojećih alata (npr. alata za obradu teksta, stvaranje proračunskih tablica, grafički dizajn i/ili e-poštu), tim ćete teško uvjeriti da ga treba koristiti. Da biste postigli potrebnu razinu produktivnosti i organiziranosti, potražite rješenje za intranet koje se dobro integrira s alatima koje vaš tim već koristi. Na taj način tvrtka ili ustanova neće morati kupovati skupe i možda manje učinkovite programe, a tim neće morati prolaziti kroz naporno iskustvo učenja.

Kada je riječ o softveru za suradnju, on treba biti jednostavan, besprijekoran i prilagodljiv te tako vama i vašem timu pružiti ono što vam je potrebno da surađujete kao jedno i u manjim grupama. Kada odaberete rješenje koje vam omogućuje da svoje datoteke organizirate na svoj način, da koristite svoje alate te vam pruža alate za suradnju koji članovima olakšavaju da istovremeno rade na datotekama, zajednički koriste dokumente i podatke te prate važne rasprave, ostvarit ćete želju svakog voditelja projekata – organiziran i produktivan tim.

O autoru

Tim portala Growth Center fokusiran je na pomoć pri pokretanju i vođenju tvrtke i poslovanja te upravljanje njima.

Početak rada sa sustavom Microsoft 365

Poznati Office dopunjen alatima koji vam omogućuju bolju suradnju, pa možete obaviti više posla u svakom trenutku i s bilo kojeg mjesta.

Kupite odmah
Povezani sadržaj
Business Tips

Vođenje učinkovitih virtualnih sastanaka

Dodatne informacije
Business Tips

Otkrijte 4 ključna čimbenika za sjajnu vizualizaciju podataka

Dodatne informacije
Business Tips

Četiri odlične ideje za vašu poslovnu društvenu mrežu

Dodatne informacije

Centar za osobni rast ne može se smatrati izvorom profesionalnih poreznih ili financijskih savjeta. Savjete o svojem slučaju zatražite od vlastitog poreznog ili financijskog savjetnika.