Raščlanjivanje silosa – alati za bolju komunikaciju i suradnju

Zaposlenici jedne tvrtke u današnje vrijeme više su nego ikada raštrkani po različitim mjestima: 37 posto radnikaradilo je od kuće do neke mjere 2015. godine. Tvrtke se nalaze na više mjesta, a svijet je premrežen poslovnim partnerstvima. Osim fizičke odvojenosti, timovi u istoj tvrtki odvojeni su projektima i odjelima. Takve barijere, nažalost, vode do stvaranja komunikacijskih silosa, koji pak još više potiču odvajanje, što znači ograničavanje timskog rada i suradnje.

Silosi mogu imati značajan (i negativan) utjecaj na vaše poslovanje. Njima se stvaraju barijere između timova, čime se često ometa komunikacija u čitavoj tvrtki ili ustanovi. No to nije sve. Pogledajmo na širi utjecaj koji silosi mogu imati na svim razinama vaše tvrtke.

• Ograničavaju komunikaciju i ometaju stvaranje kulture – timovi u silosima prije ili kasnije ometaju stvaranje korporacijske kulture. Zaposlenicima nedostaje komunikacija, suradnja i poticajna radna okolina. Žele se osjećati ugodno u svojoj koži i kao dio tima. Pokazalo se da 47 posto radnika pronalazi motivaciju u raspravi o uspjesima na radnom mjestu s kolegama.
• Stvara ponavljajuće poslove – često se događa da otkrijete da netko drugi u vašoj tvrtki (najvjerojatnije u drugom timu ili odjelu) radi istu stvari ili traži iste informacije. Kada timovi ne znaju za projekte drugih timova, to može vrlo negativno utjecati na produktivnost vaše tvrtke.
• Blokira se pristup informacijama onima kojima su potrebne – prosječni radnik koji na radnom mjestu komunicira s drugima provodi gotovo 20 posto svojeg radnog tjedna tražeći kolege koje bi im mogle pomoći s određenim zadacima.

U nastavku se govori o upotrebi komunikacijskih alata za raščlanjivanje silosa informacija i omogućivanje razmjene ideja među zaposlenicima.

Optimiziranje upravljanja datotekama i njihovom pohranom

Zajedničko korištenje datotekama trebalo bi se među timovima, alatima, uređajima i odjelima odvijati bez ikakvih problema. Platforma ili paket dobro integriranih alata omogućit će jasno povezivanje osoba, sadržaja i poslovnih aplikacija na svim razinama tvrtke ili ustanove. Timska web-mjesta kao dio takvoga paketa mogu zaposlenicima olakšati suradnju na dokumentima, pohranu informacija i upravljanje projektima. Time se omogućuje zajedničko korištenje dokumentima u stvarnom vremenu između raznih timova te uređivanje radi podrške suradnji na nekoliko razina, uz jedno praktično mjesto na kojem se sve nalazi.

Da bi pridonosila povećanju produktivnosti, timska web-mjesta trebala bi biti dostupna gotovo sa svakog mjesta, čime bi informacije bile sigurno dostupne te bi osiguravale suradnju na različitim udaljenostima i putem mobilnih uređaja.

Proširivanje korištenja komunikacijskih alata utemeljenih na timu ili projektu

Kada timovi redovito ne komuniciraju, često se događa da jedan ne zna što radi drugi. Korporacijske društvene mreže, izgrađene radi komunikacije u sklopu tvrtki ili ustanova, mogu pridonijeti raščlanjivanju takvih silosa i rušenju takvih zidova. Zaposlenici mogu stvarati grupe za komunikaciju između tvrtki ili između odjela o temama od zajedničkog interesa, uspjesima te znanjima i idejama potrebnima za rješavanje problema. U tvrtkama ili ustanovama često se susreću i silosi na razini niže i više uprave, koji nastaju zbog korporacijske hijerarhije, načina interne komunikacije i zbog kulture u toj tvrtki. Takve se hijerarhijske barijere mogu slomiti stvaranjem grupa u alatima za komunikaciju na temelju tima, čime se uspostavlja dvosmjerna komunikacija s direktorima.

Poboljšanje međuljudskih odnosa

Lako dostupni alati za komunikaciju, kao što su oni za razmjenu izravnih poruka, oni za glasovne pozive i videokonferencije, zaposlenicima pružaju različite načine obraćanja vlastitim kolegama. Ako im se omogući odabir načina komunikacije i ako se s kolegama mogu povezati gotovo s bilo kojeg mjesta, veća je vjerojatnost da će se zaposlenici obraćati jedni drugima te graditi snažnije međuljudske odnose.

Pravi alati za suradnju mogu pridonijeti rušenju barijera u komunikaciji, osigurati bolji pristup resursima te povećati produktivnost timova.