Pronađite značajke servisa e-pošte koje odgovaraju vašim poslovnim potrebama

Servisi e-pošte koriste se za gotovo svaku mrežnu aktivnost – od održavanja kontakta s klijentima i suradnicima do postavljanja računa na društvenim mrežama i kupnje na internetu. Osim toga, u gotovo svakoj zemlji na svijetu ljudi su povezani s klijentom e-pošte koji moderan život čini mogućim. U skladu s istraživanjem tvrtke The Radicati Group Inc. iz 2017. otprilike pola svjetske populacije koristilo je e-poštu, a “do kraja 2021. na svijetu će biti 4,1 milijarde korisnika e-pošte”. To je nevjerojatno i pokazuje koliko su platforme e-pošte postale važne.

E-pošta ne služi više samo za slanje i primanje jednostavnih poruka. E-pošta se razvila putem inovacija osmišljenih da bi pojedinci i tvrtke ili ustanove učinkovitije komunicirali, pa tako obuhvaća širok raspon alata koji mogu umnogome poboljšati način rada. Ne treba, dakako, svakoj tvrtki pristup svim dostupnim alatima, pa su zato u nastavku podijeljeni na “osnovna” i “napredna” rješenja, što vam može olakšati odluku o tome koji vam klijent e-pošte najviše odgovara. Pogledajmo.

Osnovne značajke

Većina besplatnih servisa e-pošte nudi neke osnovne značajke koje omogućuju učinkovito organiziranje poruka te upravljanje njima kao što su:

  • Automatski odgovori: pomoću te značajke možete druge korisnike jednostavno obavijestiti da ste izvan ureda, kada ćete se vratiti te kome se trebaju obratiti dok vas nema tako da stvorite poruku koja se automatski šalje svim korisnicima koji vam se obrate putem e-pošte.
  • Primjena pravila: pravila su radnje koje možete automatski primijeniti na dolazne i/ili odlazne poruke. Ona vam omogućuju da odaberete što aktivira pravilo i koje će se radnje poduzeti kada se ona aktiviraju. Na primjer, ako želite sve poruke od šefa poslati u posebnu mapu, postavite takvo pravilo. Ako pak želite odmah izbrisati poruke s predmetom "prijavite se danas", stvorite pravilo koje će to izvršavati.
  • Mape: većina besplatnih servisa e-pošte nudi neku vrstu organizacijske značajke, kao što su mape, koja omogućuje ručno sortiranje i pohranu poruka po sustavu koji vam najbolje odgovara. Ako, primjerice, radite na Projektu X, možete stvoriti mapu s naslovom "Projekt X" i ručno prenijeti sve poruke koje se odnose na projekt u tu mapu, čime ćete jednostavno pratiti svu komunikaciju povezanu s projektom. Ili ako istražujete cijene proizvoda koji je potreban vašoj tvrtki, stvorite mapu za sve poruke i procjene koje ste dosad primili da biste ih imali na jednom praktičnom mjestu.

Dodatne značajke na poslovnim servisima e-pošte

Naravno, kada vam je potrebno više od osnovnih značajki, tu je poslovna e-pošta. Premda se svaki klijent e-pošte razlikuje, u poslovnim rješenjima za e-poštu uvijek možete očekivati neke od sljedećih vrsta značajki:

  • Sigurna komunikacija putem e-pošte i pohrana: Pomoću šifriranja i širokog raspona naprednih sigurnosnih značajki mnoga poslovna rješenja za e-poštu štite sve vaše poruke, bilo tijekom prijenosa ili u mapi ulazne pošte.
  • Zajednički kalendari: pomoću zajedničkih kalendara možete vidjeti kada je netko (ili vaš cijeli tim) dostupan za sastanke, što olakšava njihovo zakazivanje, kao i zakazivanje drugih grupnih događaja u terminima koji svima odgovaraju. Zajednički kalendari mogu biti i odličan način da drugim korisnicima date do znanja kad ste izvan ureda. Samo dodajte stavku kalendara za svoj godišnji odmor i blokirajte vrijeme u skladu s time, pa će tako svi s pristupom kalendaru znati da vas nema.
  • Slanje poruke većem broju osoba pomoću jednog pseudonima e-pošte: neki servisi e-pošte olakšavaju slanje poruke svim osobama s kojima radite na određenom projektu odjedanput pomoću samo jednog imena. Recimo da radite na projektu s deset osoba, dodajte tih deset osoba u grupu i nazovite je "Tim za Projekt X" te svaki put kad poruku e-pošte pošaljete na "Tim za Projekt X", poslat ćete poruku svim članovima grupe i tako olakšati zajedničko korištenje datoteka i obavještavanje svih suradnika.
  • Zadržavanje e-pošte: da biste poslovanje uskladili s industrijskim i državnim propisima te vlastitim standardima poslovnog upravljanja, arhiviranje poruka e-pošte tvrtke od ključne je važnosti. Srećom, većina poslovnih rješenja za e-poštu omogućuje vam postavljanje vlastitih pravila zadržavanja da biste mogli arhivirati ono što vam je potrebno, i to koliko dugo želite.

Besplatni servisi e-pošte imaju svoju svrhu i ako ste vi jedini zaposlenik u svojoj tvrtki, možda su upravo ono što vam treba. No ako upravljate tvrtkom s desecima zaposlenika ili morate primijeniti industrijske ili pak državne propise, odnosno trebate naprednije značajke od samog slanja i primanja poruka, dobro će vam doći poslovno rješenje za e-poštu koje će vam dati alate za rad, rast i razvoj tvrtke na pravi način.

O autoru

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Početak rada sa servisom Microsoft 365

Poznati Office dopunjen alatima koji vam omogućuju bolju suradnju, pa možete obaviti više posla u svakom trenutku i s bilo kojeg mjesta.

Kupite odmah
Povezani sadržaj
Business Tech

Važne informacije o arhiviranju e-pošte za tvrtke u razvoju

Dodatne informacije

Centar za osobni rast ne može se smatrati izvorom profesionalnih poreznih ili financijskih savjeta. Savjete o svojem slučaju zatražite od vlastitog poreznog ili financijskog savjetnika.