Optimizirajte sadržaje uz Enterprise Content Management

Marketinški materijali, ugovori, poruke e-pošte, prezentacije i ponude za klijente, proračunske tablice, tekstne datoteke, PDF-ovi, fotografije, videozapisi, obrasci, fakture, životopisi kandidata za radno mjesto. Tvrtke ili ustanove, neovisno o veličini, stvaraju sadržaje. Stvaranje sadržaja može biti jednostavno, ali organiziranje nije.

Tada na scenu stupaju rješenja Enterprise Content Management (ECM). Omogućuju vam organiziranje sadržaja i upravljanje njima tijekom cijelog životnog ciklusa – od stvaranja do arhiviranja. No ne stvaraju se svi sustavi za upravljanje poslovnim sadržajima jednako – pogledajmo neke značajke koje mogu pomoći pri organiziranju sadržaja i pristupanju njima te istovremeno potaknuti učinkovitost tima.

  • Jedno spremište za različite vrste sadržaja: ako odaberete servis ECM koji omogućuje pohranu videozapisa, proračunskih tablica, slika, tekstnih dokumenata itd. na jednoj lokaciji, sve datoteke za određeni projekt ili inicijativu možete čuvati zajedno.
  • Stvaranje glavnih mapa s gotovo beskonačno mnogo podmapa: na taj način, ako imate projekt ili inicijativu koji su u tijeku ili se odvijaju godišnje, možete jednostavno stvoriti jednu glavnu mapu za, na primjer, čišćenje diskova, a zatim podmape za svaku godinu rada na toj inicijativi. Unutar svake podmape možete stvoriti dodatne podmape za sadržaje kao što su ugovori, obrasci za volontere, marketinški materijali itd.
  • Jednostavno uređivanje svojstava dokumenta ili metapodataka: mogućnost pronalaženja i uređivanja metapodataka datoteke iz dokumenta štedi vrijeme i jamči pravilno označavanje datoteka za buduća pretraživanja.
  • Kontrola pristupa informacijama: ne treba svima u tvrtki ili ustanovi pristup svakom dokumentu, a uz ECM, koji vam omogućuje primjenu definiranih dozvola za dokumente, grupe datoteka, cijele dijelove sustava ili sam sustav, možete detaljno kontrolirati tko što vidi.
  • Suradnja: neka rješenja ECM omogućuju vam stvaranje tijekova rada dokumenata koji omogućuju praćenje i suradnju na procesima usmjerenim prema dokumentima pomoću programa koje već koristite.
  • Reproduciranje sadržaja iz sustava rješenja Enterprise Content Management: ako tvrtke ili ustanove koriste video i audiodatoteke, mogućnost reproduciranja medijskih sadržaja iz ECM-a uštedjet će vašem timu vrijeme smanjivanjem broja koraka potrebnih za gledanje ili slušanje tih sadržaja.
  • Pohrana i zaštita poslovnih zapisa i važnih pravnih datoteka: sigurnosno spremište omogućuje pohranu zapisa u zaključanom, konačnom stanju te jednostavno pronalaženje i dohvaćanje ako budu potrebni u slučaju otkrivanja prema sudskom nalogu. Praktičan pristup svim dokumentima smanjit će vam sveukupne troškove otkrivanja.
  • Pretraživanje ključnih riječi: servis ECM koji korisnicima omogućuje traženje dokumenata i informacija po ključnim riječima pomoći će vašem timu pri pronalaženju datoteka za koje možda ni ne znaju da postoje, a mogle bi biti važne za projekt na kojemu radi, a to će im pomoći da uštede vrijeme i budu učinkovitiji. Pretraživa područja trebaju obuhvaćati tekst dokumenta, metapodatke, bilješke itd. Uz to, dokumenti trebaju imati mogućnost pretraživanja i po datumu stvaranja.
  • Dostupno na velikom broju uređaja: ako odaberu rješenje za upravljanje poslovnim sadržajem osmišljeno za korištenje na stolnim računalima, prijenosnim računalima, tabletima i mobitelima, korisnici mogu pristupati datotekama koje su im potrebne i kada su im potrebne – neovisno rade li u uredu, udaljeno, na putu ili na nekoj drugoj lokaciji.

Uz mogućnost pohrane, zaštite, pronalaženja i stvaranja datoteka i dokumenata te upravljanja njima na jednom mjestu, servisi ECM omogućuju ubrzavanje timske komunikacije,rada na projektima pa čak i otkrivanja prema sudskom nalogu. Neovisno sastoji li se vaša tvrtka ili ustanova od nekoliko zaposlenika u jednom uredu ili od tisuća ljudi širom svijeta, sustav ECM pomoći će vam da ostanete organizirani.

O autoru

Tim portala Growth Center fokusiran je na pomoć pri pokretanju i vođenju tvrtke i poslovanja te upravljanje njima.

Početak rada sa sustavom Microsoft 365

Poznati Office dopunjen alatima koji vam omogućuju bolju suradnju, pa možete obaviti više posla u svakom trenutku i s bilo kojeg mjesta.

Kupite odmah
Povezani sadržaj
Business Tech

Izrada najboljeg organizacijskog dijagrama vlastite tvrtke

Dodatne informacije
Business Tech

Tri načina korištenja rješenja za videokonferencije kojima možete poboljšati poslovanje

Dodatne informacije
Business Tech

Pet razloga zašto je vašoj tvrtki potreban intranet

Dodatne informacije
Business Tech

Budućnost sastanaka – poboljšanje timske suradnje uz umjetnu inteligenciju

Dodatne informacije

Centar za osobni rast ne može se smatrati izvorom profesionalnih poreznih ili financijskih savjeta. Savjete o svojem slučaju zatražite od vlastitog poreznog ili financijskog savjetnika.