Hogyan válasszuk ki a leghatékonyabb folyamatábrát

Mi az a folyamatábra? 

A folyamatábrák vizuálisan szemléltetik egy adott folyamat vagy rendszer működését különböző geometriai alakzatokkal, illetve alakzatok és szavak kombinációjával. Lehetnek gyors, kézzel rajzolt képek, de akár óriási, számítógéppel generált diagramok is, amelyek átlátható, könnyen emészthető szakaszokra bontják le a bonyolult elképzeléseket. Ezenkívül a folyamatábrák gyakorlatilag bármilyen területen használhatók műszaki érdeklődéstől függetlenül. 

Számos helyzetben rendkívül hasznosak, például:  

  • Dokumentálási és elemzési folyamatokban 
  • Számítógépes szoftverek vagy hálózatok fejlesztésekor 
  • Kommunikációs vagy szabványosítási folyamatokban 
  • Egy folyamatban felmerülő redundanciák, akadályok és elégtelenségek feltárására 
  • Új projekt, részleg vagy vállalkozás tervezésekor 
  • Több résztvevős projektmunka tervezésekor 
  • A felhasználók által egy honlapon vagy áruházban bejárt útvonal szemléltetésére 
  • Gyártási folyamatok illusztrálására 
  • Új termék vagy szolgáltatás létrehozásakor 

 A folyamatábra előnyei 

Amellett, hogy szinte bármilyen helyzetben használhatók, a folyamatábrák számos előnyt kínálnak, például:  

Az információk vizuális megjelenítése 

A folyamatábra igazi áldás, hiszen már a konkrét megvalósítás előtt vizuálisan ábrázolja egy termék vagy szolgáltatás működését, egy projekt lefolyását vagy egy hálózat működését. Mivel a folyamatábrák segítségével előre azonosíthatjuk a projekt során később felmerülő függőségi viszonyokat, hatástényezőket, munkaerő-szükségletet és egyéb változókat, időt és pénzt takaríthatunk meg. 

Dokumentáció 

Egy folyamatábra-készítő segítésével digitálisan elmenthetjük és szinte azonnal továbbküldhetjük az összes fájlt, és akár külön könyvtárat is létrehozhatunk a folyamatábra-sablonoknak. Ezáltal a fájlok mindig hozzáférhetőek, a csapat mindig naprakész, a vállalat megfelel az előírásoknak, Önnek pedig nem kell minden alkalommal visszatérnie a kályhához, ha hasonló ábrát szeretne létrehozni. 

Egyszerűbb kommunikáció 

A folyamatábrák minden részletet tisztáznak, ezáltal a csapatok gyorsan megértik, hogy kinek, mikor, mi a feladata. Ezeknek az információknak köszönhetően kevesebb megbeszélésre van szükség, kevesebb kérdés merül fel, és mindenkinek több ideje marad a munkára. A folyamatábrák az információs kézikönyvekben és az alkalmazottak betanításakor is hasznosak lehetnek. A folyamatábrák alapvetően kontextusba helyezik az utasításokat, és hatékonyabbá teszik az ismétlődő feladatok elvégzését.  

Egyszerű végrehajtás 

Az online sablonok segítségével gyorsan és egyszerűen vághat bele a folyamatábra-készítésbe. Ezután néhány egyszerű változtatásnak, az együttműködési lehetőségeknek és a beépített verziókövetési funkciónak köszönhetően pontosan olyan folyamatábrákat hozhat létre, amilyenekre vállalatának szüksége van, minden fázisban lekérhet információkat, és mindig tudni fogja, hol vannak a legújabb és legnagyobb fájlok.   

A folyamatábrák típusai  

Annak ellenére, hogy a folyamatábrák segítségével szinte bármit meg lehet magyarázni, az emberek általában az alábbi három okból használják őket: a döntéshozatal megkönnyítésére, a folyamatok bemutatására vagy az adatok személtetésére – ezért a legtöbb folyamatábra-sablon ebbe a három kategóriába tartozik. Most nézzük meg a különböző folyamatábra-típusok jellemzőit, illetve azt, hogy mikor és hogyan használjuk őket.  

1. Döntési fa 

Gondoljon egy döntési fára, például egy “ha ez, akkor az” típusú folyamatábrára. A döntési fa segítségével feltérképezheti a lehetséges kimeneteleket attól függően, hogy melyik lehetőséget választja, így átláthatja a döntési helyzeteket, és mérlegelheti a lehetőségeket. 

A döntési fák általában egyetlen csomópontból indulnak (a kérdés), majd elágaznak két lehetőségre (döntések), majd ezek a lehetőségek további csomópontokhoz vezetnek (lehetséges kimenetelek). A döntési fák természetükből adódóan különösen a lehetőségek és előnyök kiemelésére alkalmasak, továbbá olyan algoritmusok megtervezésére is használhatóak, amelyek a különböző döntések kimenetelét segítik megjósolni. 

2. Folyamatdiagram 

A folyamatdiagram segítségével leképezhetjük és elemezhetjük a tevékenységek egymásutánját egy termék vagy szolgáltatás létrehozásakor, így feltárhatjuk a folyamatban előforduló hiányosságokat és redundanciákat, meghatározhatjuk, hol van szükség bizonyos erőforrásokra, felszerelésre vagy munkaerőre, azonosíthatjuk a szűk keresztmetszeteket vagy problémás területeket, és feltárhatjuk az esetleges hatástényezőket.  

Amellett, hogy felvázolja egy adott tevékenység működését, illetve egy termék vagy szolgáltatás kilátásait, a folyamatdiagram használható az új alkalmazottak betanítására vagy a meglévő csapatok továbbképzésére is. Ezenkívül a segítségével a külső partnerek vagy tanácsadók számára is könnyebb elmagyarázni, hogyan működik a vállalkozása, és hogyan illeszkednek bele ők az Ön elképzeléseibe. 

3. Adatfolyamábra 

Ha az adatok mélyebb megértésére van szükség, segítségünkre lehet egy adatfolyamábra. Az adatfolyamábrák szimbólumok és rövid szövegcímkék használatával szemléltetik a bemenő és a kimenő adatokat, a tárolási pontokat és az útvonalakat, így grafikusan jelenítik meg azokat az információkat, amelyeket szavakkal nehéz elmagyarázni. És mivel az adatfolyamábrákat a műszaki csapatok és a nem műszaki beállítottságú partnerek egyaránt megértik, nyugodtan használjon Ön is folyamatábrákat, ha széles körű közönség előtt kell előadást tartania.  

data flow chart diagram drawn on notepad
Példa: Adatfolyamábra

Tippek folyamatábra-készítéshez 

Folyamatábrát készíteni, főként folyamatábra-sablon segítségével, egyszerű feladat, de egy jó folyamatábrához azért ennél egy kicsivel több kell. Ezért most nézzük, hogyan készíthet Ön is olyan folyamatábrát, amely nemcsak adatokat közöl, hanem látványnak sem utolsó. 

  • A diagram legyen jól olvasható. A folyamatábra készítése közben gondoljon a célközönségre! Így már az elrendezésből egyértelmű lesz, hol van a diagram kiindulópontja, és merre halad tovább. Egy diagram attól lesz felhasználóbarát, hogy megfelelő a tagolása, helyes a nyelvhasználat, világosak a címsorok, és kerüli a szaknyelv használatát. (Tipp: Ha kétségei vannak, tesztelje a diagramot olyasvalakin, aki nem ismeri a projektet.) 
  • Legyen következetes. Ha a folyamatábra egészén következetesen használja a geometriai formákat, a betűtípusokat, a színeket és az elnevezéseket, a közönség is könnyebben tudja majd követni a beszámolót.  
  • Legyen kontrasztos. A következetes színhasználat alapvető fontosságú, de az nem célravezető, ha minden egyes forma ugyanolyan vagy hasonló színű. Eltérő színek használatával még jobban elkülöníthetőek egymástól a különböző lépések vagy műveletek. A diagram pedig akkor lesz jól olvasható, ha a betűszín jól kiemelkedik a háttérből. 
  • Használjon online folyamatábra-szerkesztőt. A sablonoknak, a beépített verziókövető funkciónak és az egyszerű együttműködési lehetőségeknek köszönhetően nyugodtan kísérletezhet a különböző mintákkal, illetve bármikor létrehozhatja és szerkesztheti az ütemezésében szereplő diagramokat.   

Integrált folyamatábrák 

A folyamatábra használatát a produktivitás javítása érdekében célszerű összekötni más üzleti alkalmazások és kommunikációs eszközök használatával, akár a döntéshozatal megkönnyítése, akár egy folyamat bemutatása, akár a vezetőség tájékoztatása a cél. Folyamatábra-szerkesztők és más hatékonyságnövelő eszközök használatával egyszerűen átviheti az adatokat a diagramba a különböző, Ön által használt forrásokból, például dokumentumokból, fájlokból és a közösségi médiából.  

Ezenkívül érdemes fontolóra venni azt is, hogy a folyamatábrák használatát összekösse más, üzletiintelligencia-eszközök használatával, hiszen így szükség esetén Ön és a csapata is hozzáférhet az adatokhoz. A beágyazott folyamatábrák és az üzletiintelligencia-eszközök segítségével szemléletesen jelenítheti meg az adatokat, interaktív jelentéseket készíthet, részletekbe menően felkutathatja az információkat és jobban megértheti a különböző folyamatokat, így végeredményben gyorsabb és megalapozottabb döntéseket hozhat.  

Számos új lehetőség van arra, hogy folyamatábrákat hozzon létre, és ezáltal újításokat vezessen be a vállalkozásában. Ha kíváncsi a részletekre, olvassa el részletes útmutatónkat arról, hogyan generálhat automatikusan folyamatábrákat táblázatokban szereplő adatokból, és vesse bele magát a korszerű folyamatábra-szerkesztő eszközök.   használatába.

A Visio használatbavétele

A Visio segítségével gyakorlatilag bárhonnan, bármilyen eszközön megjelenítheti és megbeszélheti az ötleteit, információit és folyamatait.

Vásárlás
Kapcsolódó tartalom
Hatékonyság

5 módszer a hatékonyság integrált online naptáralkalmazásokkal történő növelésére

További információ
Hatékonyság

A legjobb hatékonyságnövelő tippek a távmunkához és a mobil irodához

További információ
Hatékonyság

Tippek a hatékony vállalati értekezletekhez

További információ

Az Üzleti elemzések és ötletek nem nyújt profi adó- vagy pénzügyi tanácsadást. Helyzete megbeszéléséhez forduljon saját adó- vagy pénzügyi tanácsadójához.