Fontos tippek az ügyfelek adatainak védelme érdekében

Az adatokkal való visszaélések számának növekedése miatt minden eddiginél fontosabbá vált, hogy minden vállalkozás megtegye a szükséges lépéseket ügyfelei adatainak védelmére. Minden szempontból előnyös, ha a vállalkozások proaktívan állnak hozzá az olyan katasztrófák megelőzéséhez, amelyek a hírnevükbe, az ügyfeleikbe vagy a pénzükbe kerülhetnek.

A továbbiakból kiderül, hogyan gondoskodhat az ügyféladatok védelméről ügyfelei elégedettsége és vállalkozása biztonsága érdekében.

Tudnia kell, hogy mi van a birtokában, és hol tárolja

Az egyik legelső tennivaló a leltározás. Milyen ügyféladatok vannak a birtokában? Bankkártyaadatok? TAJ-számok?

Ezenkívül azzal is tisztában kell lennie, hogy hol és miként tárolja ezeket a bizalmas és személyes adatokat. Tárolhatja őket mobiltelefonon, pendrive-on, táblagépen, számítógépen vagy szerveren. Rendszerezzen mindent típus és tárhely szerint, és mindent frissítsen ennek megfelelően.

Nem szabad megfeledkezni az alapokról

Mielőtt rengeteg időt és pénzt fektetne egy biztonsági szoftverbe, kezdje az alapoknál. Telepítsen vírusirtó és biztonsági szoftvert az összes vállalati számítógépre és eszközre – és gondoskodjon róla, hogy ezek mindig naprakészek legyenek.

Mindig körültekintően nyissa meg az ismeretlen feladóktól érkező e-maileket! Ahogy nyomon követi kedvenc celebje életét, ugyanúgy nyomon kell követnie a legújabb biztonsági kockázatokkal, vírusokkal és kártevőkkel kapcsolatos trendeket is.

Az alkalmazottak felelőssége

Mit sem ér, ha Ön tökéletesen tisztában van az ügyféladatok védelmének fontosságával, ha az alkalmazottai nincsenek tisztában a saját felelősségükkel. Ossza meg tudását a munkatársaival is, hogy ők is felelősségteljesen járhassanak el a bizalmas adatok védelme érdekében.

Rendszeres megbeszélések alkalmával vitassa meg a kollégáival, hogy mi a teendőjük, hogy milyen új biztonsági intézkedések kerülnek bevezetésre, és hogy mi ezeknek a szerepe. Egyetlen gyenge láncszem is elég ahhoz, hogy valaki visszaéljen az adatokkal.

Csak azt tartsa meg, amire szüksége van

Vállalkozása működése alatt valószínűleg rengeteg adat összegyűlik az ügyfelekről. Vegye számba az összes adatot, és gondolja végig, mely adatokra van szüksége, és melyek feleslegesek. Ne őrizzen meg semmit, amire nincs szüksége, és ne is gyűjtse tovább őket.

Ne feledje, hogy Önnek törvény által előírt kötelessége az összes bizalmas és személyes adat védelme! Ezenkívül mindig törvényes módon és csak szükség esetén használja fel az adatokat, például a TAJ-számokat és a bankkártyaszámokat.

Az alkalmazottak hozzáférésének korlátozása

Ne hagyja, hogy a vállalkozása egy olyan horrorfilmre kezdjen hasonlítani, amelyben a rém bent rejtőzködik a házban. Magyarán: az alkalmazottak csak azokhoz az ügyféladatokhoz férjenek hozzá, amelyek nélkülözhetetlenek a munkájukhoz. Ez különösen fontos akkor, ha a vállalkozásának csak néhány alkalmazottja van.

Nézze át az alkalmazottak munkaköri leírásait, és pontosan határozza meg, milyen ügyféladatokra van szükségük a feladataik elvégzéséhez. Ugye Ön sem akarja, hogy a saját alkalmazottja legyen az a bűnöző, akit megpróbál távol tartani a vállalkozásától?

Külön erre a célra kijelölt kiszolgáló használata

Ha Ön egy kisvállalkozás tulajdonosa, elképzelhető, hogy a takarékosság jegyében másokkal közös kiszolgálót használ. Ez ugyan érthető, de kockázatos. Ugyanis nem tudhatja, ki mindenkinek van hozzáférése az adott kiszolgálóhoz, illetve hogy mások milyen adatokat tárolnak és tudnak megjeleníteni.

A legfontosabb azonban, hogy ne hagyja, hogy mások felelőssége vagy biztonsági kockázata miatt Ön kerüljön bajba. Saját kiszolgálóval csökkentheti a kockázatot, és nyugodtabban alhat. Költségesebb ugyan, de megéri áldozni rá.

A bizalmas adatokat tartalmazó iratok megsemmisítése

Talán nem is tudja, de törvényi előírás szól a kereskedelmi célra használt ügyfél- és alkalmazotti adatok helyes megsemmisítéséről. A megfelelő eljárás a fizikai iratok elégetése vagy felaprítása. Nézzen utána, mennyi ideig kell megőriznie a szükséges üzleti iratokat – és ha már nincs szükség rájuk, gondoskodjon a megsemmisítésükről.

Ha már itt tartunk, ugyanez vonatkozik a digitális fájlokra is. Tudnia kell, hogy a „Törlés” gomb megnyomásával még nem távolítja el véglegesen a fájlokat a számítógépről. A lomtár (Windows) vagy a kuka (Mac) kiürítésén kívül vannak olyan szoftvertisztító programok is, amelyek digitálisan törlik a bizalmas adatokat az üzleti számítógépről és a merevlemezekről. Mindenképpen használjon ilyen programokat.

Nem szabad megfeledkezni a fizikai biztonságról sem

Képzelje csak el, milyen kínos, amikor az ember megvásárolja a legkifinomultabb digitális biztonsági szoftvert, majd egy betörő besétál a nyitott ajtón, és ellopja a számítógépet vagy a merevlemezt. Azon a tényen, hogy az adatok rossz kezekbe kerültek, az sem változtat, hogy a bűnöző nem tud hozzájuk férni. És sohasem tudhatja, hogy végül valakinek sikerül-e hozzáférni a tárolt adatokhoz.

Ügyeljen a fizikai biztonságra, például vásároljon biztonsági kábeleket és zárakat, zárt helyen tárolja a bizalmas fájlokat és dokumentumokat, és ügyeljen rá, hogy az alkalmazottak mindig jelentkezzenek ki a számítógépükről. Ezenkívül valamilyen módon felügyelje, hogy ki juthat be az irodába, így mindig tudni fogja, ki férhetett hozzá bizonyos helyekhez és információkhoz. Akkor sem árt különös figyelmet fordítani vállalkozása védelmére, ha otthonról dolgozik.

Ha mindig naprakész információkkal rendelkezik ügyfelei adatainak védelméről, minimálisra csökkentheti a kockázatot.

A Microsoft 365 használatbavétele

A jól ismert Office-t hatékonyságnövelő eszközök egészítik ki, így produktívabbá válik a munka – bárhol, bármikor.

Vásárlás

Az Üzleti elemzések és ötletek nem nyújt profi adó- vagy pénzügyi tanácsadást. Helyzete megbeszéléséhez forduljon saját adó- vagy pénzügyi tanácsadójához.