A vállalati igényeinek megfelelő levelezőszolgáltatás megkeresése

Az ügyfelekkel és munkatársakkal való kapcsolattartástól a közösségi médiafiókok beállításán át az online vásárlásig szinte minden online tevékenységhez használunk levelezőszolgáltatásokat. Az emberek gyakorlatilag a föld minden országában csatlakoznak egy levelezőprogramhoz, ami lehetővé teszi a modern életvitelt. A The Radicati Group, Inc. egyik tanulmánya szerint gyakorlatilag a globális népesség közel fele használt levelezőrendszert 2017-ben, és „2021-re az e-mailt használó felhasználók száma meghaladja a 4,1 milliárdot”. Ez észbontó – és jelzi, hogy milyen fontosakká váltak a levelezési platformok.

Az e-mailen kívül azonban már másképpen is lehet egyszerű üzeneteket küldeni és fogadni. Az egyének és szervezetek hatékony kommunikációját segítő innovációknak köszönhetően az e-mail mára eszközök széles körét foglalja magában, ami valóban javítja a munkavégzés módját. Természetesen nem minden vállalkozásnak van szüksége az összes rendelkezésre álló eszközre, ezért az alább látható „alapszintű” és „speciális” megoldásokra osztottuk őket – ami segítséget nyújthat a megfelelő levelezőprogram típusának a kiválasztásában. Vegyük szemügyre őket.

Alapszintű funkciók

A legtöbb ingyenes levelezőszolgáltatás nyújt néhány alapszintű funkciót, amelyek lehetővé teszik az e-mailek kezelését és rendszerezését. Ezek például az alábbiak:

• Automatikus válaszok: Ez a funkció lehetővé teszi egy olyan üzenet létrehozását, amelyet automatikusan el lehet küldeni mindenkinek, aki e-mailt küld Önnek, és így egyszerűen lehet tudatni velük, hogy házon kívül tartózkodik, mikor jön vissza, és a távolléte alatt kit kell keresni.
• Szabályok alkalmazása: A szabályok a bejövő és/vagy kimenő üzenetekre automatikusan alkalmazható műveletek. Szabadon megadhatja, hogy mi váltsa ki a szabályt – és ezt követően milyen műveleteket hajtson végre. Ha például azt szeretné, hogy a főnökétől érkező összes üzenet egy speciális mappába érkezzen, ezt megadhatja egy szabály beállításával. Vagy ha azonnal törölni szeretné a tárgysorban a „regisztráljon ma” szöveget tartalmazó üzeneteket, létrehozhat egy szabályt ennek az elvégzésére.
• Mappák: A legtöbb levelezőszolgáltatás nyújt bizonyos típusú szervezeti funkciót (például mappákat), amelyek lehetővé teszik az üzenetek manuális rendezését és tárolását attól függően, hogy milyen rendszer a legalkalmasabb az Ön számára. Ha például az „X projekten” dolgozik, létrehozhat egy „X projekt” nevű mappát, és manuálisan átviheti a projekthez tartozó összes üzenetet a mappába – ami egyszerűvé teszi a projekthez kapcsolódó kommunikáció nyilvántartását. Vagy ha árkutatást végez a cég számára szükséges termékkel kapcsolatban, létrehozhat egy mappát az adott dátumig kapott összes üzenethez és becsléshez – és egyetlen kényelmes helyen tárolhatja őket.

Nagyvállalati levelezőszolgáltatások további funkciói

Természetesen, ha az alapszintű funkciók képességét meghaladó hatékonyságú műveletet szeretne elvégezni, a nagyvállalati levelezőszolgáltatás lehet a megoldás. És bár minden levelezőprogram más és más, a nagyvállalati megoldásban várhatóan megtalálható egyes funkciótípusok közé tartoznak az alábbiak:

• Biztonságos levelezés és tárolás: A titkosítás és a speciális biztonsági funkciók széles körének köszönhetően számos nagyvállalati megoldásnak megvan a képessége, hogy biztonságban tartsa az összes üzenetét – az átvitel során és a Beérkezett üzenetek mappában is.
• Megosztott naptárak: A megosztott naptárakkal láthatja, amikor valaki (vagy a teljes csapata) elérhető az értekezletekhez és a csoport egyéb eseményeihez, ami megkönnyíti, hogy a mindenki számára megfelelő időpontra ütemezze őket. A megosztott naptárakkal is nagyszerűen jelezheti másoknak, hogy házon kívül lesz. Egyszerűen vegyen fel egy naptárelemet a nyaralásához, és annak megfelelően tiltsa le azt az időt, hogy a naptárhoz hozzáféréssel rendelkező minden felhasználó értesüljön a távollétéről.
• Több személy kezelése egyetlen e-mail-aliasszal: Egyes levelezőszolgáltatásokkal egyszerűen – egyetlen nevet használva – üzenhet minden munkatársának, akivel egyidejűleg dolgozik egy adott projekten. Ha tehát mondjuk 10 munkatárssal dolgozik egy projekten, egy csoportba helyezheti és elnevezheti őket „X projektcsapat” néven, és az „X projektcsapatnak” címzett e-maillel bármikor üzenhet ennek a 10 személynek, ami megkönnyíti a fájlok megosztását és az összes személy tájékoztatását.
• E-mailek megőrzése: A céges e-mailek archiválása fontos ahhoz, hogy megfeleljen az iparági és állami jogszabályoknak és saját vállalatirányítási szabványainak. Szerencsére a legtöbb nagyvállalati levelezőmegoldás rendelkezik azzal a képességgel, hogy megadhassa saját megőrzési házirendjeit, hogy archiválhassa, amire szüksége van – és ameddig szüksége van rá.

Az ingyenes levelezőszolgáltatásoknak megvan a maguk helye – és ha Ön egyszemélyes vállalkozás, a kezdéshez éppen rájuk lehet szüksége. Ha azonban több tucatnyi alkalmazottat foglalkoztató céget vezet, iparági vagy állami jogszabályok hatálya alá tartozik, illetve az üzenetek küldésén és fogadásán kívül egyéb funkciókra is szüksége van, egy nagyvállalati levelezőmegoldás teljesítheti az igényeit – és biztosítja az eszközöket a megfelelő módon végzett munkához, növekedéshez és a vállalat fejlesztéséhez.