A cég hatékonyságának javítása és a sebesség növelése adatbázisszoftverekkel

Bár a technológiai cégeknél egyértelműen szükségesek, minden vállalkozásnál jól jönnek az adatelemzési és adatbázisszoftverek. A McCownGordon, a Kansas City-i székhelyű építőipari cég nagyra értékeli azt a tudást, hatékonyságot és rendszerezettséget, amelyet annak az adatközpontú megközelítésnek köszönhet, amellyel munkája és ügyfélkapcsolatai iránt viseltetik.

„Az adatok nélkülözhetetlenek. Róluk szól a munkám” – mondja Jesse Dull, a cég projektköltségbecslője.

A McCownGordon az épületek teljes építési folyamatát felügyeli, a koncepció kialakításától a tervezésen keresztül egészen a kivitelezésig. Ebbe a költségvetés elkészítése, az alvállalkozók megbízása és a készletek nyomon követése is beletartozik – ez pedig hatalmas mennyiségű átnézendő és értelmezendő adatot jelent. Adatbázisszoftverek használatával a Dullhoz hasonló projektköltségbecslők kezelhetik az információkat, bizalmi kapcsolatot alakíthatnak ki az ügyfelekkel, és a kívánt mederben tarthatják a projektet (a több száz alkalmazottal együtt).

Virtuális iratszekrény

Az alvállalkozók megbízása fontos része a projektköltségbecslők munkájának – az ajánlatok vizsgálatával meg kell állapítani, hogy mely partnereknek megfelelő a képesítése, illetve melyek férnek bele a költségvetésbe. „Egy projektre akár 50–100 ajánlatot is kapunk” – mondja Dull. „Az elején, amikor elkezdtem a projektköltségek becslését, volt egy kis görgős iratszekrényem, amit mindenhová magammal vittem, és amelyben ott volt minden ajánlat, az összes lap kinyomtatva.”

Manapság már senkinek nincs ideje arra, hogy papírokkal teli iratszekrényeket nézzen át. „Iparágként az egyik kihívás, amivel meg kell küzdenünk, hogy egyre gyorsabban van szükség a költségvetésekre vagy költségbecslésekre. Az online adatkezelés pedig valódi segítséget nyújt a csapatunknak abban, hogy megőrizze koordináltságát, hogy lépést tartson még a legfrissebb információkkal is.”

A hatékonyságnövelő eszközöknek és az online tárhelyeknek köszönhetően Dullnak nem kell többé használnia az iratszekrényt, ehelyett egy sokkal könnyebb dolgot kell magánál hordania: az okostelefonját. „Teljesen átálltunk arra, hogy mindent megosztott jegyzetek formájában és az adatbázis-kezelő rendszerünkben tároljunk. Így már nem azt az iratszekrényt kell használnunk, amelyhez csak én férek hozzá, hanem a projektcsapat összes tagja elérheti az adatokat.”

Bizalomépítés hozzáférhető adatokkal

Mielőtt megkezdődhetne egy új projekt kivitelezése, az alvállalkozóknak erős bizalmi kapcsolatot ki kialakítaniuk az ügyfelekkel, és az adatok nagy szerepet játszanak ebben. „A McCownGordonnál az építkezés előtti teendőkkel foglalkozó csapat az, amely megkülönböztet bennünket más hasonló cégektől. Bizalmi kapcsolatot alakítunk ki ügyfeleinkkel. A nyitott könyv elvét valljuk, ami azt jelenti, hogy semmit sem titkolunk el a tulajdonos elől.”

A projekt megértése, különösen azoknak, akik nem az építőiparban dolgoznak, elengedhetetlen az ügyfelek számára a megfelelő alvállalkozó keresésekor. És nincs két egyforma ügyfél. A költségbecslőknek a projekthez kapcsolódó minden adatot meg kell érteniük, fel kell dolgozniuk, és érthetővé kell tenniük minden egyes ügyfél számára.

„Ha az ügyfél egy bank, és kíváncsi egy projekt apró-cseprő részleteire, boldogan megmutatjuk neki, és végigbeszéljük vele, hogy milyen lépéseket tettünk az adott szám vagy költség eléréséhez” – mondja Dull. „Ha viszont például egy templom építési bizottságáról van szó, amely nem feltétlenül ért minden mozzanathoz, eggyel hátrébb lépve magas szinten be tudjuk mutatni a részletek összegzését. »X összeg megy el a templomra, Y összeg pedig a közösségi terekre.« „Meg kell érteni az ügyfelet, az ő nyelvét kell beszélni, és a kívánt értéket kell biztosítani.”

Amikor a különféle ügyfelekkel beszél, a McCownGordon adatábrázolásokkal teszi könnyebben érhetővé a számokat. „Amikor bemutatunk egy projektet vagy egy költségbecslést, nem mindenki szeretne számolótáblákat látni, ezért ugyanazt a tartalmat grafikusan jelenítjük meg” – magyarázza Dull. „Az ügyféltől függően ez lehet egy kördiagram vagy akár egy sávdiagram is. Mindegyiket az adott ügyfélnek megfelelően személyre szabjuk.”

A projekt sínen tartása

Az adatbázisszoftvereknek azt követően is fontos szerepük van a projekt haladásában, hogy megkezdődött a betonkeverés és az építkezés. A projekt kivitelezése során váratlan események, költségváltozások történhetnek, de akár az időjárás is beleszólhat a dolgok menetébe. A projektbecslők a terepmunkásokkal – például a Paul Cookhoz hasonló ellenőrökkel, akik felügyelik a tevékenységet a munkaterületen – együtt dolgozva gondoskodnak arról, hogy a projekt az ütemezésnek és a költségvetésnek megfelelően haladjon, bármilyen komplikáció is lép fel.

„A különböző adatok – részletes becsléseink, a kiindulási alapok – a kívánt mederbe való visszatérést is segítik. Segítségükkel könnyebben megértethetjük őket az ügyfelekkel, és támogathatjuk őket a pénzügyi döntésekben” – mondja Dull.

Cook kiemeli, hogy az online eszközök milyen nagy segítségét jelenthetnek ebben a folyamatban. „A számolótáblákból kiderül, hogy döntéseink milyen hatással vannak az időnkre vagy a pénzünkre, a bennük szereplő információk alapján pedig szükség esetén megtehetjük a kívánt javító lépéseket” – mondja.

A siker kulcsa

A McCownGordon munkatársainak minden tevékenysége afelé irányul, hogy bizalmi kapcsolatot alakítsanak ki és tartsanak fenn az ügyfeleikkel. „Ez a bizalom nélkülözhetetlen” – állítja Dull. „Cégünk alapelveihez vezethető vissza. Legfontosabb értékeinkhez: az integritáshoz, a teljesítményhez és a kapcsolatokhoz. Cégünk sikeréhez elengedhetetlen ennek a bizalomnak a megteremtése, ahogyan az is, hogy a tulajdonosok tudják, hogy munkánk során mindig az ő érdeküket tartjuk szem előtt.”

Az adatok megfelelő kezelése és elemzése (angol nyelven) kulcsfontosságú a McCownGordonhoz hasonló cégek sikere szempontjából. Ahogyan Cook fogalmaz: „A vállalkozásokban a legfontosabb tényező az idő és a pénz. Ha nem vagyunk jól szervezettek, mindkettőt elvesztegetjük.”

A Microsoft 365 használatbavétele

A jól ismert Office-t hatékonyságnövelő eszközök egészítik ki, így produktívabbá válik a munka – bárhol, bármikor.

Vásárlás

Az Üzleti elemzések és ötletek nem nyújt profi adó- vagy pénzügyi tanácsadást. Helyzete megbeszéléséhez forduljon saját adó- vagy pénzügyi tanácsadójához.