Hogyan emelhet a képernyőmegosztás az online értekezletek színvonalán?

Sokszor hallottuk már, hogy a munka jövője a távmunka. Mára ez már valósággá vált. A kutatások azt mutatják, hogy az egyesült államokbeli dolgozók 54 százaléka havonta legalább egyszer, 48 százaléka hetente legalább egy alkalommal, 30 százaléka pedig teljes munkaidőben távolról végzi a munkáját. Ahogyan a csapatok egyre inkább elmozdulnak a közösen, egy helyen való munkavégzéstől az otthonról, kávézóból, szatellit irodából (közösségi munkahelyről), repülőtérről és vonatról történő munkavégzés felé, minden eddiginél fontosabbá vált az együttműködést, kommunikációt és ötletgyűjtést eszköztől és helytől függetlenül egyszerűbbé tevő eszközök előnyeinek kihasználása.  

A videókonferencia-szoftverek például fontos szerepet játszanak a távoli csapatok kapcsolatteremtésében. De ez önmagában nem elegendő. Létezik egy hatékony eszköz, amellyel mindenki ugyanolyan tájékozott maradhat az online értekezletek során – ez pedig a képernyőmegosztás

Már elmúlt az az idő, amikor az értekezleteken felhasználni kívánt dokumentumokat, képeket vagy webhelyhivatkozásokat e-mailben kellett elküldeni. Manapság az unalmas, nehezen érthető és nem eléggé hatékony értekezletek a képernyőmegosztás képességével tehetők produktívvá és sikeressé.  

Hogyan használhatók ki a képernyőmegosztási funkció előnyei úgy, hogy közben fokozódjon a csapat hatékonysága és sikeressége? Nézzünk meg közelebbről néhányat a képernyőmegosztás azon előnyei közül, amelyekkel hatékonyabbá tehetők az online értekezletek: 

A megértés elősegítése 

  • Amit látunk, azt jobban megértjük, ezért a képernyőmegosztással hatékonyabban adhatók át a gondolatok vagy ötletek. Nem csoda, hogy a vezetők 66 százaléka tekinti a mobil videókapcsolatot és a valós idejű adatmegosztást a napi kommunikáció kritikus fontosságú részének. De más felhasználásai is léteznek ezeknek. Gondoljunk például az új alkalmazottaknak szóló oktató jellegű értekezletekre. Az, hogy minden résztvevőnek egyszerre, valós időben tudja bemutatni valaminek a működését, sokkal hasznosabb, mintha csak beszélne róla. Hatékonyabbá teszi a kommunikációt, világosan követhető képi megjelenítést biztosít, és lépésenkénti bemutatók tartását is lehetővé teszi.  
  • Egyes együttműködési szoftverekkel a résztvevők a képernyőmegosztás ablaka mellett egy külön ablakban cseveghetnek egymással vagy az értekezlet szervezőjével, miközben zajlik az értekezlet. Ha például valakinek kérdése van, de nem szeretné vele megzavarni a többi résztvevőt, csevegőüzenetet küldhet az értekezlet egy másik résztvevőjének vagy az értekezlet szervezőjének anélkül, hogy megakasztaná az értekezlet folyamatát. A funkció segítségével egyszerre lehet gondoskodni a kommunikációs vonalak nyíltságáról és az értekezlet zökkenőmentességéről.  

Mindenki figyelmének lekötése 

  • A képernyőmegosztás felgyorsíthatja a dolgokat, miközben arról is lehet vele gondoskodni, hogy mindenki ugyanazokhoz az információkhoz jusson hozzá. Ahelyett, hogy csak beszélne valamiről – például „Emlékeztek, hogy tavaly egy hasonló projektet csináltunk annak a másik ügyfélnek?” –, a saját kezébe veheti az irányítást, és bemutathatja a résztvevőknek, hogy miről beszél, a képernyőjükön megjelenő tartalmak révén pedig fenntarthatja az érdeklődésüket.  
  • A magas szintű irányítással értekezleteit gyorsabbá, érdekfeszítőbbé és hatékonyabbá teheti, így csapatai is produktívabban dolgozhatnak.  

Segítség a csapatoknak az ötletgyűjtésben  

  • Függetlenül attól, hogy milyen típusú vállalkozásról van szó, az új ötletek és innovatív megoldások összegyűjtése minden cég sikerében fontos szerepet játszik. Ennek egyik módja az ötletgyűjtés. Az online értekezletek során a képernyőmegosztással mindenki együtt ötletelhet, és akár valós időben együtt is működhet a dokumentumokon.  
  • Egyes szoftveres eszközök még digitális rajztáblát is biztosítanak, amelyre firkálhat, vagy jegyzeteket fűzhet a dokumentumokhoz, miközben mindenki látja őket. Ez azt jelenti, hogy a résztvevőknek egy megosztott vászon áll rendelkezésükre, amelyen rajzolhatnak, vázlatokat készíthetnek, írhatnak, és ötletelhetnek.   
  • Az ötletgyűjtési munkamenetek nem működnek hatékony jegyzetelés nélkül. Elengedhetetlen a kulcsfontosságú tanulságok, az utómunkálatokhoz szükséges kérdések, a következő lépések stb. összegzése. A megfelelő képernyőmegosztási megoldás főbb funkciójaként egyidejű jegyzetelési képességet is biztosít, amellyel minden információ egyszerűen egy helyre gyűjthető.  

Az értekezlet valódi csapatmunkává alakítása  

  • A képernyőmegosztásnak nem kell egyetlen személy bemutatójáról szólnia (bár a funkció erre is alkalmas). Az üzleti életben minden a csapatmunkáról szól. Ha azt szeretné, hogy az értekezlet egy másik résztvevője módosítson egy fájlt, segítsen a bemutató előadásában vagy valaminek a bemutatásában, irányítási képességet adhat az illető személynek. Ezenkívül egyes képernyőmegosztó eszközök azt is lehetővé teszik, hogy több résztvevő irányítson és ossza meg a képernyőjét. Ezt a lehetőséget kihasználva mindenki érdeklődése fenntartható, hiszen a csapattagok mindegyike megmutathatja a többieknek, amiről éppen beszél. Ön pedig bármikor visszaveheti tőlük az irányítást.  

A távmunkások támogatása 

  • Amikor nincs lehetőség arra, hogy az irodában végigsétálva megfigyelje, ahogyan a munkatársak egy projekten dolgoznak, a képernyőmegosztás mindezt lehetővé teszi még akkor is, ha az ország vagy a világ különböző pontjain vannak éppen.  
  • A távoli csapatok sokkal jobban megérthetik egymás munkáját, hatékonyabban működhetnek együtt, csökkenthetik a zavaró tényezők számát, és szinte bármely projekt esetén kiküszöbölhetik a becslések szükségességét.  
  • Egyes szoftveres eszközökkel a résztvevők még rögzíthetik is az online értekezleteket, sokkal hasznosabbá téve így a képernyőmegosztás aspektusát. Ez különösen fontos lehet a komplex bemutatót vagy egy új szoftveralkalmazás ismertetését tartalmazó értekezletek esetén. Ha rögzíti az értekezletet, szükség esetén később mindenki újra megtekintheti. 

A képernyőmegosztás egy rendkívül hasznos és nagyszerű eszköz, amellyel ténylegesen, minden eddiginél jobban összehozhatók a távoli csapatok. Szerencsére még néhány ingyenes konferenciaszoftverben is elérhető a képernyőmegosztás, így ezekkel is javítható a mindennapi kommunikáció, és produktív, sikeres és hatékony értekezletek tarthatók. 

A Microsoft 365 használatbavétele

A jól ismert Office-t hatékonyságnövelő eszközök egészítik ki, így produktívabbá válik a munka – bárhol, bármikor.

Vásárlás
Kapcsolódó tartalom
Üzleti technológia

Felhőtárhely vagy helyszíni kiszolgálók: 9 fontos szempont

További információ
Üzleti technológia

Az ingyenes videokonferenciák előnyeinek maximális kihasználása

További információ
Üzleti technológia

Az ingyenes képernyőmegosztás egyszerű, de jól csinálja?

További információ
Üzleti technológia

Távgyógyászati terápia lehetőségének biztosítása a betegek számára szükség idején

További információ

Az Üzleti elemzések és ötletek nem nyújt profi adó- vagy pénzügyi tanácsadást. Helyzete megbeszéléséhez forduljon saját adó- vagy pénzügyi tanácsadójához.