Szinte nincs már olyan üzleti probléma, amelyre ne létezne legalább egy, megoldást ígérő felhőalkalmazás. A felhőalkalmazások nagy segítséget jelentenek a kisvállalatoknak. Nincs szükség költséges infrastruktúra-beruházásra az üzleti folyamatok – köztük a humánerőforrás-gazdálkodás, a projektmenedzsment, a számvitel és az ügyfélkapcsolatok kezelése – menedzseléséhez. Az előfizetés-alapú modellel egyszerűen megteheti az első lépéseket, és csak a használat után kell fizetnie. Azonban ha nem körültekintő, a túl sok hasonló funkcionalitású alkalmazás hatékonysági problémákhoz és költségnövekedéshez vezet.
Számos üzleti folyamat esetében választhat az adott feladatra specializált megoldások, illetve a teljes folyamatot vagy a cég különböző üzleti igényeit kielégítő megoldások között. Vannak esetek, amikor egy célzott alkalmazás a megfelelő választás, de fontos, hogy az ilyen jellegű alkalmazás nyújtotta előnyök mellett mérlegelje egy önálló konszolidált megoldás előnyeit is.
1. Informatikai költségek csökkentése
Az alkalmazások konszolidálásának legnagyobb előnye a költséghatékonyság. Bár igaz, hogy az előfizetések általában olcsóbbak, mint az alkalmazások helyi üzemeltetése, a felhőalkalmazásoknál is számolni kell bizonyos költségekkel. A legtöbb üzleti alkalmazás havi díjat számít fel a felhasználók száma vagy a felhasznált tárterület mennyisége alapján. Ezek a költségek összeadódnak, különösen több hasonló funkcionalitású alkalmazás használatakor.
Nagyobb számú előfizetés kezelése szintén problémát jelenthet. A különböző cégek különböző mérőszámokkal mérhetik a költségeiket. Ráadásul, ha a különböző csapatok különböző alkalmazásokat használnak, még nehezebb nyomon követni a fizetendő díjakat. Az elszámolás és a számlázás konszolidálásával jobban áttekinthető a cég által használt felhőalkalmazások köre és az értékteremtéshez való hozzájárulásuk.
2. Nagyobb produktivitás
Az előfizetések közvetlen költsége mellett a túl sok alkalmazás a hatékonyságot is csökkenti. A feladatok közötti váltáshoz hasonlóan a különböző alkalmazások közötti váltás is időrabló és frusztráló az alkalmazottak számára. Ezek az elvesztegetett percek és órák idővel felhalmozódnak – ezt az időt az alkalmazottak hasznosabb feladatokra is fordíthatnák. Íme néhány példa arra, hogyan tehető egyszerűbbé a munkavégzés konszolidálással:
- Ha a szervezetben ugyanazt az alkalmazást használják a csevegésekhez, a hívásokhoz és a megbeszélésekhez, az alkalmazottak gyorsan válthatnak a kommunikációs módok között. Ha például a csapattagok úgy találják, hogy csevegéssel nem oldható meg egy probléma, egy gombra kattintva megbeszélést kezdeményezhetnek a csevegés összes résztvevőjével.
- A közös projekten dolgozóknak időnként kommunikálniuk kell egymással, közösen kell dolgozniuk egy-egy dokumentumon, illetve módosítaniuk kell a projekt ütemtervét – mindezt gyakran néhány órán belül. Ezeknek a feladatoknak az elvégzése sokkal egyszerűbb, ha az összes alkalmazás elérhető egy közös platformon, például a Microsoft Teamsben.
- Ha az információk egy közös platformon találhatók, a munkatársaknak nem kell különböző alkalmazásokban megkeresniük az információkat, amivel időt takaríthatnak meg.
3. A technológia egyszerűsítése
A felhőalkalmazások egyszerűbben helyezhetők üzembe, mint a helyi megoldások, de ez nem jelenti azt, hogy problémamentesek. Valakinek – jellemzően egy informatikusnak – gondoskodnia kell az üzemeltetésükről. Ez magában foglalhatja felhasználók hozzáadását és eltávolítását az alkalmazásokból a céges szerepkörük változásakor, alkalmazások integrálását más rendszerekkel – például egy identitáshozzáférés-kezelési megoldással –, valamint az alkalmazottak szoftverrel kapcsolatos problémáinak elhárítását.
Ha kevesebb alkalmazás kezelésére van szükség, azzal informatikai kapacitás szabadítható fel, és így több idő fordítható a nagyobb értéket teremtő tevékenységekre.
4. Adatok mélyebb szintű megértése
Az adatok képezik a cégek egyik legértékesebb vagyonelemét. Az adatok elemzésével állapítható meg, hogy kik a legjobb ügyfelek, hogyan alakulnak az értékesítési trendek, és így biztosítható a zökkenőmentes működés. Ha azonban az ügyféladatok és a pénzügyi információk kezelése, valamint a projekttervezés más-más alkalmazásban történik, akkor fontos információkat téveszthet szem elől.
Az alkalmazások konszolidálása egy közös megoldásba vagy egy jól integrált üzletiintelligencia-eszközbe egyszerűbb adatelemzést tesz lehetővé a teljes cégen belül, és az így szerzett fontos információk segítenek a megfelelő döntések meghozatalában. Ha például a csapattagok könnyen hozzáférnek az ügyfelek különböző életciklusbeli adataihoz, az igényeikhez jobban igazodó szolgáltatást nyújthatnak számukra. Az értékesítési adatok és a munkatársak terhelési adatainak összekapcsolása hatékonyabb erőforrás-gazdálkodást tesz lehetővé. Emellett számos platform a fontos mérőszámokat gyorsan áttekinthető formában is megjeleníti.
5. Nagyobb biztonság
A mai világban minden eszköz, felhasználói fiók és alkalmazás potenciális belépési pont azok számára, akik adatokat akarnak lopni, vagy más módon akarják megzavarni a cég működését. A több különböző szállítótól származó alkalmazások használata nagyobb biztonsági kockázatot jelent, mivel sokan több fiókhoz is ugyanazt a jelszót használják. Ha a támadók feltörnek egy fiókot, az így szerzett információkkal más fiókokhoz is hozzáférhetnek, beleértve a céges hálózatot is.
A csapat által használt alkalmazások számának csökkentésével növelheti a biztonságot. Ha a munkatársak egyetlen fiókkal több alkalmazáshoz is hozzáférnek, célszerű ugyanazokat a biztonsági vezérlőket alkalmazni az összes általuk használt alkalmazásra. A monitorozandó alkalmazások számának csökkentésével a biztonsági incidensek sokszor még a tényleges károkozás előtt feltárhatók.
Hogyan állapítható meg, hogy túl sok alkalmazást használ-e a cég?
Számos felhőalkalmazást egyszerű megtalálni és használni. Sőt, előfordulhat, hogy senki sincs pontosan tisztában a cég által használt alkalmazások körével. De még ha nagyon tudatosan is választottak alkalmazásokat a cégnek, akkor is adódhatnak további konszolidálási lehetőségek. Néhány példa a túl sok alkalmazásra:
- A részlegek vagy projektcsapatok különböző, de hasonló funkciókkal bíró alkalmazásokat használnak. A marketingcsapat Microsoft OneDrive-on keresztül oszt meg fájlokat, a termékfejlesztési csapat pedig a Boxon keresztül.
- A csapattagoknak a munkájukhoz adatokat kell letölteniük egy rendszerből, és egy másik rendszerbe kell feltölteniük őket. Az értékesítőknek az ügyletek lezárása után egy értékesítés-nyilvántartási eszközből át kell importálniuk az adatokat egy projektmenedzsment-eszközbe.
- A fontos információk több különböző eszközben találhatók, így a munkatársaknak több alkalmazásban kell keresniük az információkat.
- Az üzletmenet átláthatóságának hiánya megnehezíti a projektek, erőforrások és bevételek összekapcsolását.
A felhőalkalmazásokkal bárhonnan lehet dolgozni. A túl sok alkalmazás azonban csökkentheti a hatékonyságot. A biztonság, a produktivitás és a költségkezelés javítása érdekében célszerű megismerni átfogó megoldásainkat, hogy segítségükkel van-e lehetőség a rendszeresen használt alkalmazások számának csökkentésére. Kiadványunk részletesen elemzi az alkalmazáskonszolidációval elérhető költségmegtakarítási lehetőségeket, és egy kérdőívvel segít felmérni, hogy Önöknél van-e tere az alkalmazás-ökoszisztéma egyszerűsítésének.
Az Üzletnövelési központ csapata segítséget nyújt a vállalkozások elindításában, kezelésében és működtetésében.