Folyamattérképek a sikeres vállalkozás szolgálatában

Mi az a folyamattérkép? 

A folyamattérképek segítségével felvázolhatók az üzleti folyamatok, vagy elkészíthető egy üzleti folyamatábra, amely meghatározza az elvégzendő munkafolyamat egyes lépéseit, gyakran vizuális formában. Az így megalkotott folyamattérképek lehetővé teszik a vezetők és projektvezetők számára a csapatok összehangolását, illetve annak a kommunikációját, hogy ki milyen szerepet tölt be az adott projektben, és milyen hatással van a munkája a többiekre – elősegítve a célok elérését.  

A folyamattérképek általában egy új folyamat vagy dokumentum meghatározására vagy egy már meglévő továbbfejlesztésére szolgálnak. A folyamattérkép-készítő szoftverekkel bárki elkészítheti a kívánt projekt vizuális leképezését.  

A folyamattérképek előnyei  

Ha egy folyamatot az elejétől a végéig ábrázolunk és értelmezünk, könnyen láthatóvá válnak a nagyobb hatékonyságot kívánó területek. A folyamatábrák ezenkívül a következőkben lehetnek a segítségére: 

  • A folyamatok dokumentációja 
  • A projekt vizuális megjelenítése az elejétől a végéig 
  • A vezetőség által is könnyen áttekinthető információk megosztása 
  • Előre nem ismert tényezők, például összetettségek és redundanciák kiemelése 
  • A folyamatok lebontása kis lépésekre könnyen értelmezhető szimbólumok segítségével 
  • A csapat tagjai közötti kapcsolatok vizuális megjelenítése, ami hatékonyabbá teheti az együttműködést 
  • Referenciakeret nyújtása a csapatnak  
  • A potenciális problémák és megoldások kiemelése 
  • A tájékozott döntéshozás elősegítése Ön és csapata számára 
  • Új projekt esetén felhasználható vagy újrahasznosítható és visszaforgatható folyamatábra-gyűjtemény készítése 
  • Több stratégiai kérdés megfogalmazása és megválaszolása  
  • Jobb termékek és szolgáltatások biztosítása az ügyfeleknek 
  • A dokumentáció törvényi megfelelőségének és felülvizsgálatának biztosítása  
  • Minőségkezelő rendszerek 

A folyamattérképek alkalmazási módjai

Legyen szó ipari munkakörnyezetről, irodáról, raktárépületről vagy egy egészségügyi intézményről, a folyamattérkép segítségével csapata jobb rálátást kaphat arra, hogy mi hogyan működik, és mi az ő szerepük a teljes folyamatban. Ennek eredményeképp mindenki közelebb érezheti magához a feladatát, és úgy érezheti, hogy nagyra értékelik a munkáját. Tekintsük át a folyamattérképek két típusát, hogy eldönthesse, melyik a legmegfelelőbb az Ön projektjéhez.  

Folyamatábra 

A folyamatábra a projekt vagy üzletág főbb komponenseinek egymáshoz való viszonyát mutatja be. Segítségével kialakíthatók szabványok és eljárások, amelyek útmutatásként szolgálnak a különféle feladatokhoz. Ezenfelül biztosítható, hogy a csapat tagjai a megadott sorrendben kövessék az adott munkafolyamat lépéseit.  

A folyamatábrák a meglévő folyamatok dokumentálására és továbbfejlesztésére, illetve az új folyamatok modellezésére szolgálnak. Amikor folyamattérkép-készítő szoftverrel hozzák létre a folyamatábrát, az kattintásérzékeny szimbólumokat is tartalmaz, amelyek további információt nyújtanak a folyamat adott lépésével kapcsolatban. Ezért tehát mielőtt elkészítené a munkafolyamat vagy az üzleti folyamat folyamatábráját a különféle feladatokkal, érdemes lehet felvázolni egy áttekintő folyamatábrát. 

kép folyamatábra
Példa egy folyamatábrára

Üzleti folyamat 

Az üzleti folyamat folyamattérképe tartalmazza a folyamat minden részletét. Elejétől a végéig bemutatja, hogy milyen lépésekre van szükség a végcél eléréséhez. Az eljárásnál fel van tüntetve, hogy kiket kell bevonni, nekik mi a feladatuk, és az hogyan valósítható meg. Mindez választ nyújt a csapat tagjainak a „miért” kérdésre, okot ad arra, hogy higgyenek a cél elérésében, és megértsék, hogy pontosan mik is ezek a célok. Megmutatja számukra, hogy mi a szerepük, és miért elengedhetetlenek a teljes folyamathoz, illetve hogyan működhet együtt a csapat a projekt megvalósításáért.  

Ahogy minden folyamattérkép, az üzleti folyamatok folyamatábrája is szimbólumokkal jelöli a folyamat egyes főbb lépéseit, és ezekre a szimbólumokra kattintva további részletek tekinthetők meg. 

üzleti folyamat folyamatábrája
Példa egy üzleti folyamat folyamatábrájára

A folyamattérképek típusai  

Mivel a különféle vállalkozásokhoz és projektekhez más-más szükségletek merülnek fel, ugyanannak a folyamatábra-típusnak a felhasználása újra és újra valószínűleg nem a leghatékonyabb alkalmazása ennek az eszköznek. Ennek megfelelően számos különféle folyamattérkép-típus létezik a specifikusabb igényekhez. Tekintsük most át ezeket a típusokat, hogy eldönthesse, melyik ideális az Ön projektjéhez.  

Részletes folyamattérkép 

A részletes folyamattérképen a projekt minden apró részlete megjelenik. A pontos lépések objektív megjelenítésével – ideértve az inputokat, eredményeket, mutatókat és a folyamat elvégzéséhez szükséges személyeket – így csökkenthetők a félreértések, átláthatók a kölcsönös függések, és felkészítheti csapatát az előttük álló kihívásokra (majd megőrizheti az összefogottságot a projekt elindítását követően is). A részletes folyamattérképek általában a felsőbb szintű, fő vagy elsődleges folyamattérképhez kapcsolódnak.  

Dokumentumalapú folyamattérkép 

A dokumentumalapú folyamattérkép a projekt inputjait és eredményeit határozza meg. Azáltal, hogy felvázolja az egyes fázisokban szükséges információkat, valamint a projekthez kapcsolódó eredményeket (kézzelfogható tárgyakat vagy szolgáltatásokat), jobb rálátást biztosít arra, hogy mire van szükséges csapatának a feladatok elvégzéséhez, és pontosan milyennek kell lennie a végeredménynek. A részletes folyamattérkép dokumentumalapú folyamattérképpel való kiegészítése segíthet, hogy tisztában legyen a munkáját esetleg befolyásoló változókkal és döntési pontokkal.  

Felsőbb szintű folyamattérkép 

A felsőbb szintű folyamattérkép áttekintő képet nyújt a szervezet folyamatairól és célkitűzéseiről. Projektek esetében lehetővé teszi azoknak a részlegek és az ott betöltött szerepköröknek meghatározását, amelyek részt vesznek a megvalósításban. Ha folyamattérkép-készítő szoftverrel dolgozik, lehetőség van minden részleg és szerepkör interaktív elemként való megjelenítésére, ezáltal részletesebb rálátást is nyújtva a különböző projektigényekre. 

Leképezett folyamattérkép 

Az aktuális és jövőbeli folyamatok felvázolásával áttekintő képet kaphat arról, hogy hogyan fog működni a szervezete vagy projektje. Ez az áttekintés segíthet új módokat találni a hatékonyság növelésére, a fontos érintettek és kapcsolódási pontok azonosítására, illetve a munkakapcsolatok javítására és olyan folyamat létrehozására, amely alkalmas a csapat idejének és tehetségének legjobb kiaknázására.  

Sávos/keresztfunkcionális folyamattérkép 

A sávos vagy keresztfunkcionális folyamattérképpel azonosíthatók a projektben részt vevő részlegek, majd a folyamat kisebb lépésekre bonthatók, és ezek a lépések elhelyezhetők a felelős részleg „sávjában”. Ez remek áttekintést nyújt a folyamatról, és az új megközelítésnek köszönhetően azonosíthatók a fejlesztendő területek, kiszűrhetők a valós és potenciális hiányosságok, illetve az átfedések, mindez pedig segíti az átgondolt tervezést. 

Hozzáadott érték folyamattérkép 

Ha szeretne gyors áttekintést nyújtani csapatának egy adott folyamatról, a hozzáadott érték folyamattérkép segíthet ebben. Ez egymástól különálló mezők gyorsan felvázolható és egyszerű térképe, amelyen egyszerre látható a teljes folyamat. Segítségével megállapítható, hogy melyek azok a főbb érintettek, akiket be kell vonni a projektbe, és nagyjából képet kaphatnak arról, hogy hogyan fog zajlani maga a projekt. 

Érték-előállítási folyamattérkép 

Az érték-előállítási folyamattérkép a termékek és szolgáltatások biztosításához szükséges lépések illusztrálására, elemzésére és továbbfejlesztésére szolgál. A folyamat különösen hasznos a pazarlás azonosításához és megszüntetéséhez. A karcsúsítás elvének egyik kulcselemeként az érték-előállítási folyamattérképpel áttekinthetők a folyamat egymást követő lépései és a kapcsolódó információk a termék kiindulási helyétől a vásárlóhoz való eljuttatásig.  

Tevékenységalapú folyamattérkép 

A tevékenységalapú folyamattérkép olyan érték-előállítási folyamattérkép, amelyen jól láthatók a folyamat hozzáadott értéket jelentő és hozzáadott értéket nem jelentő tevékenységei. Rálátást nyújt arra, hogy hol kerül sor ezekre a tevékenységekre, és segít azonosítani az érintettek közötti együttműködéseket, amelyek hozzáadott értéket teremthetnek ott, ahol addig nem volt ilyen. 

Munkafolyamat folyamattérkép 

Amikor “folyamat” formátumú folyamatábrát hoz létre, az nem fogja tartalmazni a Unified Modeling Language (UML) szimbólumokat. Helyettük tájékoztató jelzéseket vagy szavakat fog alkalmazni. Nagyszerű megoldás, ha olyanokkal kell kommunikálnia, akik nem értik a UML-szimbólumokat, vagy előnyben részesítik a szavakat a szimbólumokkal szemben.   

Az üzleti folyamattérképek elkészítése időigényes feladat, de megéri. Ha a csapat minden tagja elé képes célokat kitűzni, pontosan meghatározva a folyamatot és a feladatokat vagy csak rávilágítva, hogy hogyan is működik a rendszer, letisztulnak a határok, a szerepkörök és felelősségek, és mindenki tudni fogja, hogy mit és mikor kell elvégeznie. Ha pedig úgy gondolja, hogy a folyamattérkép csak kézzelfogható termékeket kínáló vállalkozásoknak való, gondoljon bele egy kicsit jobban. 

2018-ban az USA National Library of Medicine könyvtára és National Institutes of Health kutatóintézete kiadott egy cikket az egészségügyi folyamattérképek fontosságáról. A jelentés szerint a folyamattérképek a következő területeken segítették az egészségügyi szakembereket:   

  • Közös álláspont kialakítása 
  • Fejlődési lehetőségek azonosítása 
  • A projekt által érintett személyek bevonása  
  • A projektek céljainak meghatározása 
  • A projekt előrehaladásának nyomon követése 
  • Tanulás 
  • Az empátia fejlesztése 
  • Egyszerűbb tervezés  

Láthatjuk tehát, hogy a vállalkozás típusától függetlenül – legyen szó szoftverfejlesztésről vagy egészségügyről, építési projektekről vagy marketingről – a folyamattérképek elősegítik az átgondolt munkavégzést és a feladatra való összpontosítást. Ezenkívül támogatják a csapat együttműködését a közös célkitűzések mentén, így mindenkiből ki lehet hozni a lehető legtöbbet a cég és az ügyfelek érdekében. További információt ebben a részletes útmutatóban talál, amely bemutatja, hogy hogyan készíthet folyamatábrákat a különböző folyamattérkép-készítő szoftverekkel.  

A Microsoft 365 használatbavétele

A jól ismert Office-t hatékonyságnövelő eszközök egészítik ki, így produktívabbá válik a munka – bárhol, bármikor.

Vásárlás
Kapcsolódó tartalom
Üzleti technológia

Felhőtárhely vagy helyszíni kiszolgálók: 9 fontos szempont

További információ
Üzleti technológia

Az ingyenes videokonferenciák előnyeinek maximális kihasználása

További információ
Üzleti technológia

Az ingyenes képernyőmegosztás egyszerű, de jól csinálja?

További információ
Üzleti technológia

Távgyógyászati terápia lehetőségének biztosítása a betegek számára szükség idején

További információ

Az Üzleti elemzések és ötletek nem nyújt profi adó- vagy pénzügyi tanácsadást. Helyzete megbeszéléséhez forduljon saját adó- vagy pénzügyi tanácsadójához.