A projektéletciklussal kapcsolatos legfontosabb tudnivalók

Napjaink felgyorsult üzleti világában a legtöbb üzleti kezdeményezés és változás projektalapú. Még ha nem is hívja magát „projektmenedzsernek”, nagy valószínűséggel mégis foglalkozik projektek kezelésével. Fontos, hogy mindenki rendelkezzen alapvető ismeretekkel a projektmenedzsment elméletével kapcsolatban, hogy kialakíthassák a strukturálás, tervezés és nyomon követés bevált módszereit.  

Ezek közül az elméletek közül kétségkívül az egyik legalapvetőbb a projektéletciklus elmélete, amely átfogó tervrajzot biztosít az átlagos projektvezetési folyamathoz. Az alábbiakban hat pontban bemutatjuk a mindennapi alkalmazáshoz szükséges legfőbb tudnivalókat.  

1. Hány variációja létezik a projektéletciklusnak? 

Számos elismert keretrendszer áll rendelkezésre, amelyek mind biztosítanak különféle útmutatásokat, és bemutatják a lehetséges felhasználási módokat. A legszélesebb körben elfogadott azonban mégis a Project Management Institute (PMI), amely az általános projektéletciklus mellett speciálisabb modelleket is kínál, ezáltal számos különböző projektstílust képes lefedni.  

Az általános projektéletciklus négy fázist foglal magában, amelyek teljesen lefedik az átlagos projekteket az elejüktől a végükig. 

  • A projekt kezdete
  • Előkészületek és tervezés
  • A tényleges munka
  • A projekt lezárása

A PMI erre építve fejleszti tovább az általános modellt, hogy igazodjon a speciálisabb megvalósítási stílusokhoz. Ezek mind alapjaiban eltérően viszonyulnak az általános projektéletciklus egyes elemeihez mind a jelentőségük, mind az egymással való összefüggéseik tekintetében:  

  • prediktív tervezési szemlélet merev, és szigorú sorrendben következő lépéseket feltételez („vízesés” projektek) 
  • Az adaptív életciklus megközelítés a következő típusokat foglalja magába: 
    • Iteratív: a projekteket lebontják kisebb, ismétlődő fázisokra, amelyek mentén előrefelé halad a projekt 
    • Inkrementális: Az iteratív megközelítéshez hasonló, de az egyes fázisok inkább egymást követő lépések, amelyekre valamilyen időkorlát is vonatkozik 
    • Adaptív: agilis stílusú projektek, amelyeknél 2–4 hét hosszúságú „sprintek” irányítják és viszik előre a munkát 
    • Hibrid: a prediktív és adaptív megközelítések ötvözése az adott projekt szükségleteinek megfelelően 

Fontos üzenetet hordoz magában a szóhasználat: nem mindegy, hogy „projektéletciklusról” vagy a projekt fázisairól beszélünk. Az átfogó életciklusmodell lényege, hogy tartalmazzon minden lépést a projekt elejétől a végéig, amelyeken a projektnek végig kell haladnia. Az életciklus ugyanakkor eltérő hosszúságú és intenzitású fázisokból áll a projekt szükségleteinek megfelelően.  

2. Melyek az átfogó projektéletciklus különböző fázisai

Most ismét a legszélesebb körben használt modellhez fordulunk, a PMI Projektmenedzsment útmutató – PMBOK Guide kiadványában felvázolt ötfázisos keretrendszerhez, amelyet úgy alakítottak ki, hogy jól működjön a különféle életciklus-modellek esetében: 

  • Kezdeményezés: Közös álláspont kialakítása a projekt céljával és megvalósíthatóságával kapcsolatban az adott üzleti eset, az érintettek és az igények alapján 
  • Tervezés: A projektterv elkészítése, a hatókör meghatározása, többek között a megfelelő projektmenedzsment-módszer kiválasztása, roadmap, ütemezés és projektcélok meghatározása 
  • Végrehajtás: A feladatok teljesítése magában foglalja az erőforrások megfelelő elosztását, az előrehaladás nyomon követésére szolgáló rendszeres értekezleteket, valamint az elsődleges csapatok által végzett tényleges termékfejlesztést 
  • Nyomon követés és felügyelet: Az elvégzett munka áttekintése olyan dokumentumok alapján, mint az előrehaladási jelentés, és olyan mutatók segítségével, mint a projektcélok teljesülésének a mértéke
  • Lezárás: A projekt és a projektcsapatok kiértékelése azzal a céllal, hogy összegyűjtsék a későbbi projektek optimalizálásához felhasználható tanulságokat 

A PMI általános átfogó projektéletciklus modelljéhez hasonlóan ezeket a fázisokat is úgy alakították ki, hogy valamilyen módon szinte minden projekttípushoz alkalmazhatók legyenek – ritka az olyan projekt, amelynek nem kell végighaladnia ezeken a különálló de mégis egymásba fonódó szakaszokon. Ami eltérő lehet azonban, az a projektmenedzsment-folyamatban való megjelenésük módja.  

3. Eltér egymástól az öt projektfázis az agilis és a „vízesés” típusú projektmenedzsment-folyamatokban? 

Az öt fázis nagyjából megegyezik a két megközelítésben – az eltérések abból adódnak, hogy milyen mértékben fedik egymást, mennyi időt szánnak az egyes fázisokra, valamint hogy mi az egyes fázisok célja. A „vízesés” módszer például nagyon merev ütemezéssel és célkitűzéssel dolgozik, nagyobb hangsúlyt fektetve a tervezési fázis alaposságára és pontosságára. Az agilis projektek esetén a végrehajtási fázis sokkal képlékenyebb, és jobban igazodik az egyes „sprintek” során összegyűjtött tanulságokhoz és döntési eredményekhez.

4. Ezek a projektfázisok mindig adott sorrendben követik egymást? 

Ritkán, és az is a rendszer velejárója – a nyomon követési és felügyeleti fázisnak természetes módon átfedésben kell lennie a végrehajtási fázissal.  

Azonban távolabbról szemlélve, a nagyobb projektek esetében elkerülhetetlen, hogy bizonyos mértékben átfedés legyen a különböző fázisok között. Még a kezdeményezési és lezárási fázis is átszivároghat a szomszédos fázisokba – szükség lehet bizonyos mértékű tervezésre például a projekt megvalósíthatóságának megállapításához, vagy előfordulhat, hogy a projekt egyes részeit előbb kell lezárni, mint másokat.  

Más szóval, a kissé elmosódott határvonalak nem feltétlenül jeleznek hibát az adott folyamatban – valójában gyakran kifejezetten szükséges, hogy így legyen.  

5. A projektéletciklusok és az egyes fázisok minden iparágra alkalmazhatók? 

Bizonyos mértékig igen – de vannak területek, ahol jobban alkalmazhatók, mint máshol. 

A prediktív életciklus például megfelelőbb az olyan projektekhez, ahol fontos betartani a lépések szigorú sorrendjét. Nem lehet elvégezni például az út felfestését, amíg nem készült el az út. Az adaptív életciklusok ugyanakkor olyan projektekhez ideálisak, ahol nagyfokú rugalmasságra van szükség, vagy a projekt indulásakor még nem állnak rendelkezésre fontos adatok. Az ilyen modellek az olyan pörgős területeken népszerűek, mint a szoftverfejlesztés és a kreatív tervezés. 

Az öt fázis tekintetében bizonyos elemek nagyobb hangsúlyt kapnak az adott terméktől függően. Az egyező vagy hasonló termékek folyamatos tömegtermelésére szakosodott vállalatoknál lecsökkenhet a tervezési igény, bár az ilyen eltérések inkább projekt- mint iparág-specifikusak.  

6. Mi jelzi, hogy a projektem készen áll a projektéletciklus következő fázisára? 

Ezt leginkább a projektmenedzsernek és a projekt fő érintettjeinek kell eldöntenie. Bár számos projektnél hasonlóak az erre mutató jelek – a jóváhagyott projektterv például azt jelzi, hogy a kezdeményezési fázis véget ért –, de minden projektnek rendelkeznie kell egyedi és alaposan átgondolt célkitűzésekkel minden fázisra vonatkozóan. Ha ezeket a célokat elérik, eljött az idő, hogy továbblépjenek a következő fázisra. 

Józan megfontolás alkalmazása

A projektéletciklus és az azt felépítő fázisok mindenképpen alapvető fontosságúak a hatékony projektmenedzsmenthez. Nem többek azonban általános útmutatónál, amelyek célja, hogy átfogó keretet biztosítsanak az új projekteknek – nem „egyméretes”, minden igénynek megfelelő megoldások.  

Alkalmazzon józan megfontolást, amikor ezeket az alapelveket próbálja felhasználni a mindennapi projektmenedzsment-feladatok során. A megfelelő életciklusmodell és tervezés biztosítani fogja a projekt sikeres elindítását.  

A Microsoft 365 használatbavétele

A jól ismert Office-t hatékonyságnövelő eszközök egészítik ki, így produktívabbá válik a munka – bárhol, bármikor.

Vásárlás
Kapcsolódó tartalom
Hatékonyság

5 módszer a hatékonyság integrált online naptáralkalmazásokkal történő növelésére

További információ
Hatékonyság

Motiválóbb értekezletek tartása digitális rajztáblákkal

További információ
Hatékonyság

5 mód, ahogyan a szavazások segíthetik a figyelem fenntartását az online értekezletek során

További információ
Hatékonyság

5 együttműködési módszer távmunkásoknak

További információ

Az Üzleti elemzések és ötletek nem nyújt profi adó- vagy pénzügyi tanácsadást. Helyzete megbeszéléséhez forduljon saját adó- vagy pénzügyi tanácsadójához.