Ezzel a négy módszerrel rendben tarthatja az e-maileket

A rengeteg e-mail puszta gondolatától is kirázza a hideg? Postafiókjában rendezetlenül gyűlnek az olvasatlan üzenetek és a későbbre félretett feladatok? 

Ennek nem kell így lennie. A rendezett postafiók vágyálomnak tűnhet, de könnyebben megvalósítható, mint gondolná. 

Az e-mail, mint minden más eszköz, helyes használat esetén hozzáadott értéket jelent az életében. Okos tervezéssel a beérkező levelek mappáját a legfőbb kommunikációs segédeszközévé változtathatja.  

Az e-mail az Ön identitásának része – vigyázzon rá! 

Ez az elv tekintendő az e-mail-kezelés aranyszabályának. Az elfoglalt emberek számára rendkívül fontos, hogy az e-mail-címüket csak azoknak adják meg, akiknek szükségük van rá. Ha a címe túl sok helyen megjelenik, a postafiókja jó eséllyel túl fog csordulni.  

Az identitásának megóvására szolgáló egyik módszer a több cím használata. Legyen egy elsődleges e-mail-címe, amelyet minden nap használ. Egy másodlagos címet használhat az űrlapok kitöltésekor, az online vásárlásokhoz stb. Erre a második címre fognak érkezni a reklámüzenetek és az egyéb levélszemét, így az elsődleges postafiókját nem fogják terhelni.  

Egy olyan világban, ahol sok ember küzd a munka és a magánélet közötti egyensúly megtartásával, a különálló e-mail-címek használata jó kiindulási pont. Olyan alkalmazást válasszon, amellyel egy helyen, de különállóan kezelheti a postafiókjait.  

Ne hagyja porosodni a leveleket 

A halogatás problémákat okozhat az élet számos területén. Ez nyilvánvalóan igaz az e-mailekre is. Ha nem foglalkozik az e-mailekkel röviddel a beérkezésük után, akkor gyorsan kialakul a rendetlenség.  

Próbálja meg ütemezetten áttekinteni a beérkező leveleket. Például meghatározhatja, hogy naponta háromszor kezeli az e-maileket. Végezze el a feladatot reggel, ebéd után és hazaindulás előtt. Három ellenőrzéssel lépést tud tartani az információkkal, de nem fogják eluralni a napját.  

A technológia előnyeinek használata ebben az esetben is hasznos. Próbálja ki az iOS Outlook E-mailek lejátszása funkcióját. Ez a funkció hangosan felolvassa az e-maileket, és praktikus összefoglalást ad a beérkező levelekről és a naptárról

Akár a munkahelyi, akár a személyes postafiókjába érkezett új elemek átnézésére használja, az üzeneteket egyszerű szóbeli parancsokkal vagy egyujjas pöccintéssel hallgathatja meg vagy kezelheti például az utazás közbeni válogatás során. Ha válaszolni szeretne egy e-mailre, mondja el röviden a választ, és máris elküldheti. Remek lehetőség a nap elkezdésére utazás közben, vagy ebédszünetben, amikor mind a két keze foglalt.  

Könyörtelen törlés 

Az e-mailek törlése nehéz feladat lehet. Ha úgy gondolja, hogy a jövőben már nem lesz szüksége az adott üzenetre, akkor is nehéz megnyomni a gombot. De meg kell tennie.  

Lényeges, hogy törölje a nem fontos e-maileket, mert mentális terhet okozhatnak, ha meghagyja őket. A postafiók rendezetlensége miatt túlterheltnek érezheti magát akkor is, ha ezekre az üzenetekre már nincs szükség. A munkával kapcsolatos levelek rendszeres törlésével tehet egy kis lépést a stressz csökkentése felé.  

Még mindig nem biztos abban, hogy ki tudja alakítani ezt a szokást? Próbáljon ki egy köztes lépést. Az e-mailek azonnali törlése helyett pöccintéssel tegye félre őket, hogy egy megfelelőbb időpontban jelenjenek meg újból a postafiókjában. A többit pedig törölje, és élvezze a hétvégét.   

Nem kell regényt írni 

Időnként mindenki elköveti azt a hibát, hogy feleslegesen szaporítja a szót. Könnyű belelendülni az írásba az e-mailekben, holott egy rövidebb üzenet is elegendő lenne. 

Tanuljon meg rövid üzeneteket írni a munkatársainak és az ügyfeleknek, valamint a barátainak és a családtagjainak is. A rövidebb e-mailek írásával időt takaríthat meg, és az üzenete is világosabb lesz.  

A rövid, informatív e-mailek írása külön tudomány. Először nehéz lehet, de gyakorlással könnyebb lesz. Hamarosan észre fogja venni, hogy az üzeneteinek nagy része már nem hosszabb néhány mondatnál.  

Ezenkívül felsorolásba foglalva gyorsan és tömören adhatja elő a gondolatait. Az üzenetek olvasóinak tetszeni fog a rövidség, Ön pedig napról napra többet fog elérni. 

A Microsoft 365 használatbavétele

A jól ismert Office-t hatékonyságnövelő eszközök egészítik ki, így produktívabbá válik a munka – bárhol, bármikor.

Vásárlás
Kapcsolódó tartalom
A vállalkozás fellendítése

5 ok, amiért érdemes konszolidálni a felhőalkalmazásokat

További információ
Üzleti tippek

Hogyan tudja a figyelmet saját magán tartani a háttér életlenítésével és a virtuális hátterekkel?

További információ
Üzleti tippek

5 tipp egy informatikai igazgatótól a mobil produktivitásról, a távolról dolgozó csapatokról és a biztonságról

További információ

Az Üzleti elemzések és ötletek nem nyújt profi adó- vagy pénzügyi tanácsadást. Helyzete megbeszéléséhez forduljon saját adó- vagy pénzügyi tanácsadójához.