5 módszer, amellyel a csoportos csevegés a legjobb munkaeszközzé tehető

Akár távmunka formájában működnek együtt a csapattagok, akár csak az iroda különböző részein dolgoznak, a vállalati csevegőszoftverek és appok a munka legújabb nélkülözhetetlen alapkellékei. Mivel számos különböző együttműködési eszközt képesek egyetlen webes, asztali és mobilalkalmazásban egyesíteni, egyre növekvő népszerűségük egyáltalán nem meglepő. A csoportos csevegési alkalmazások bevezetése az elmúlt évben rekordokat döntött: 2,4%-ról egészen 33,3%-ra emelkedett egy friss felmérés alapján. Akár kisvállalkozásról, akár közepes vagy nagyvállalati szervezetről van szó, a csoportos csevegés egy olyan eszköz, amely nem hagyható figyelmen kívül. Íme öt módszer, amellyel a csoportos csevegés a legjobb munkaeszközzé tehető, és így idő és pénz takarítható meg:

  1. A felesleges e-mailek kiküszöbölése: Ha már Önnel is előfordult, hogy megtelt a postaládája, akkor bizonyára érti, hogy mekkora problémát jelent ez manapság a dolgozóknak. Ezért nem meglepő, hogy a megkérdezett dolgozók 22%-a (több mint ötöde) azt tapasztalja, hogy a beérkező munkahelyi e-maileknek legalább a fele nem releváns a számukra. És ami még rosszabb, 11%-uk (több mint egy tizedük) arról számolt be, hogy postaládájuk legalább 75%-át felesleges e-mailek foglalják el. Ez nagy terhelést jelent az idő és az erőforrások vonatkozásában. A megfelelő irodai csevegési megoldásokban az egyes csapatoknak különböző csevegőcsatornákat hozhat létre munkafolyamatok vagy témakörök alapján – ami tökéletes a célzott, kétszemélyes csevegéshez, az üzenetküldéshez és az ad-hoc beszélgetésekhez.
  1. Csapatmunkára alkalmas csevegőközpont létrehozása: Ha működőképes munkaterületeket biztosít a csapatoknak, azzal nemcsak hogy csökkentheti az e-mailek számát a postaládában, de össze is hozhatja a megfelelő embereket, akik gyorsan elérhetik a fontos dokumentumokat és eszközöket, felfedezhetik az adatokat, és megkaphatják a csapatok által napi rendszerességgel használt appok frissítéseit. Az értesítések testreszabására is van lehetőség, így soha senki nem marad le a fontos tevékenységekről és információkról. A csoportos csevegéssel minden tartalmat, eszközt, embert és beszélgetést a megfelelő munkaterületen érhetik el a csapatok. Mindenképpen olyan csoportos csevegési megoldást válasszon, amely beépített hozzáférést nyújt azokhoz a népszerű eszközökhöz (például SharePoint, OneNote és Skype Vállalati verzió), amelyekkel a gyors csevegések azonnal személyes beszélgetésekké alakíthatók.
  2. Lehetőség a munka személyesebbé tételére: Tudta, hogy amikor egy mosolygó arcot ábrázoló hangulatjelet lát, az az agyának ugyanazokra a területeire van hatással, mint amelyekre egy valódi emberi mosoly? A csapatoknak lehetővé kell tenni, hogy digitális beszélgetéseikbe némi mókát és emberséget tudjanak csempészni a csoportos csevegésekben – nemcsak emojik, hanem matricák, GIF-képek stb. segítségével. Ha még személyesebb csevegést szeretne, akkor mindenképpen egy olyan mém-, illetve makrószerkesztőt is válasszon, amellyel a kiválasztott képek szöveg elhelyezésével testre szabhatók – így a csevegés valóban egyénivé tehető.
  3. Együttműködés a biztonság feláldozása nélkül: Mindenképpen olyan üzleti csevegőmegoldást válasszon, amely a legjobb nagyvállalati biztonsági és megfelelőségi funkciókat biztosítja, így például feltárási és jogi visszatartási lehetőségeket a csatornákhoz, csevegésekhez és fájlokhoz, mindig (tároláskor és átvitelkor is) érvényes adattitkosítást, valamint többtényezős hitelesítést az identitásvédelem fokozásához.
  4. Integrált csevegőközpont használata további költségek nélkül: Ha van olyan megoldás, amely már része az Ön által használt Microsoft Office-terméknek, akkor költséghatékonyan és praktikusan próbálhatja ki az üzleti csevegést. Az Office 365 csevegésalapú munkaterületével, a Microsoft Teams-zel például az összes tartalom, eszköz, személy és beszélgetés együtt, egy helyen érhető el. És a legjobb az egészben, hogy a használata nem jár további költséggel, hiszen része az Office 365 Vállalati alapverziónak, Vállalati prémium verziónak, valamint a Nagyvállalati E1, E3 és E5 csomagnak, így egyszerűen kipróbálható. A Microsoft Teams Windowson, Macen, Androidon, iOS-en és a webes platformokon egyaránt futtatható. A Teams a webes ügyfélprogramot a Microsoft Edge 12+, az Internet Explorer 11+, a Firefox 47.0+ és a Chrome 51.0+ böngészőben támogatja.

Akár már most kialakíthatja csevegőirodáját. A Microsoft Teams és az Office 365 jellemzőit megismerve megtudhatja, hogy hogyan dolgozhat hatékonyabban bárhol, bármikor, bármilyen eszközön.

A szerzőről

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

A Microsoft 365 használatbavétele

Ez a jól ismert Office, plusz az együttműködést segítő eszközök, amelyekkel még hatékonyabb lehet – bárhol, bármikor.

Vásárlás
Kapcsolódó tartalom
Business Tips

Szokatlan együttműködés: Új módszerek az együttműködésre egymástól távol lévő csapatoknak

További információ

Az Üzletnövelési központ nem nyújt profi adó- vagy pénzügyi tanácsadást. Helyzete megbeszéléséhez forduljon saját adó- vagy pénzügyi tanácsadójához.