6 módszer hatékonyabb virtuális értekezletek tartására

Mikor volt legutóbb olyan, hogy személyes értekezletet tartott? Szembe kell néznünk azzal, hogy manapság a munkahelyi találkozók egyre inkább elektronikusan zajlanak. Habár az online vagy virtuális értekezletek kényelmesek lehetnek, csökkenthetik a résztvevők érdeklődését, hiszen több teret adnak a figyelem elterelődésére. Ha csökken a résztvevők figyelme, az értekezletek elveszítik a fókuszt, és így több időt kell szánni az ismétlésre.

Az alábbi hat tipp segítségével biztosíthatja az értekezletek – és az ütemterv – hatékonyságát, és átalakíthatja a szokásait.

1. Napirend készítése – Akár az épület, akár a világ különböző részein vannak a résztvevők, fontos, hogy mindenki ugyanazokkal a háttérismeretekkel rendelkezzen. Habár a hivatalos napirendek már nem örvendenek akkora népszerűségnek, mint egykoron, érdemes visszatérni a régi gyakorlathoz. Szerepeltesse az értekezlet témáit a naptármeghívó törzsében, vagy küldjön el e-mailben egy dokumentumot 24–48 órával a megjelölt időpont előtt. Ezáltal minden fél esélyt kap arra, hogy kialakítsa elvárásait az értekezlet céljait illetően. És természetesen ha Ön kap egy értekezleti napirendet, mindenképpen olvassa el azt! Még ha ismeri is a projektet vagy a megbeszélés témáját, akkor is fontos információkról szerezhet tudomást a perspektívákat vagy a napirenden lévő ügyeket illetően, és így gondoskodhat arról, hogy semmi ne érje váratlanul.

2. Felkészülés kérdésekkel – Akár tartozik napirend az értekezlethez, akár nem, mindenképpen határozza meg a céljait. Az értekezlet előtt állítsa össze azokat a jegyzeteket vagy háttér-információkat, amelyekre referenciaként szüksége lehet, és fogalmazza meg az esetleges kérdéseit. A kész lista vagy jegyzet birtokában nem kell a helyszínen gondolkoznia a kérdéseken, így teljes figyelmét a beszélgetésre fordíthatja. Ha kérdése van, nyugodtan feljegyezheti azt a napirendben, vagy a kezdés előtt beállíthat egy kezdeti célokat vagy gondolatokat tartalmazó dokumentumot. Bármilyen stratégiát is kövessen a felkészülés során, ezekkel a tanácsokkal gondoskodhat arról, hogy emlékeztetőt kapjon napirendjéről az értekezlet napján.

3. A technológiai problémák elhárítása – Legyen ez az első vagy akár a milliomodik online értekezlete, győződjön meg arról, hogy képes használni a technológiát. Ellenőrizze, hogy be tud-e tárcsázni, és győződjön meg a hangszórók működőképességéről. Ha a konferencia vagy az (értekezlethez kapcsolódó) e-mailek vagy jegyzetek eléréséhez internetkapcsolatra van szükség, ellenőrizze, hogy működik-e a Wi-Fi-kapcsolat. Gyakran okoz kezdeti nehézséget, amikor valakinek még több időre van szüksége a konferenciavonal eléréséhez. Ne Ön legyen ez a személy – érkezzen idő előtt a tárgyalóba, és tárcsázzon be az értekezletbe. Még ha a telefont lenémítva várakoznia is kell a többi résztvevő csatlakozására, legalább összeszedheti gondolatait azzal kapcsolatban, amiről beszélni fog, ahelyett, hogy az odajutással töltené ezt az értékes időt.

4. A megosztás fontos – Ha vizuális elemekkel vagy statisztikai adatokkal szeretne valamilyen információkat szemléltetni, vagy ha külső dokumentumokra hivatkozik, gondoskodjon arról, hogy mindenki követni tudja ezeket. Állítson be képernyőmegosztást; így közvetlenül irányíthatja a közönség figyelmét, és mindenkinek ugyanazokat az ismereteket biztosíthatja. Ezzel a lépéssel megelőzheti a „Várjunk csak! Hol is tartottunk?” jellegű kérdéseket, illetve a „Kis türelmet, meg kell találnom a megfelelő oldalt” típusú kéréseket. A képernyőmegosztással az elakadásokat és a zavart pillanatokat is elkerülheti. Csak ne feledje: ha megosztja a képernyőjét, mindenképpen kapcsolja ki az összes levelezési, telefonálási vagy üzenetkezelő programot vagy értesítést – így kiküszöbölheti a megjelenő közleményekkel kapcsolatos esetleges kellemetlenségeket.

5. Közvetlenség – Az online értekezletekkel kapcsolatos kihívások egyike, hogy mindig tudni kell, ki a következő megszólaló, illetve kinek kell hirtelen átvennie a szót. Az értekezlet résztvevőitől és azok személyiségétől függően a virtuális értekezletek teljesen különbözőek lehetnek: lehet, hogy mindenki folyamatosan egymás szavába vág, de az is előfordulhat, hogy a megszólalásokat hosszú hallgatások követik. A nem kivehető összevissza beszéd vagy a hallgatások elkerüléséhez fogalmazzon meg kifejezetten a többi résztvevőnek szánt kérdéseket. Ha a résztevők együtt dolgoznak, vagy az előrehaladáshoz további lépésekre van szükségük, kérdezze meg tőlük, hogy van-e bármi hozzáfűznivalójuk vagy további kérdésük. A beszélgetés közvetlen irányításával gondoskodhat az értekezletre szánt idő maximális kihasználásáról, és arról is, hogy mindenki szót kapjon.

6. A személyiség varázsa – Az online, telefonos vagy virtuális értekezletek sokszor unalmasak lehetnek – a testbeszéd hiányában nehéz kivenni a résztvevők reakcióját, illetve megállapítani, hogy követik-e az elhangzottakat. Ha el szeretné kerülni, hogy a résztvevők figyelme elkalandozzon, hozza előtérbe a személyiségét. Viselkedjen úgy, ahogyan egy személyes találkozás esetén tenné – vagy legyen akár még közvetlenebb annál, ha az értekezlet úgy kívánja. Az erős energiákkal lekötheti a résztvevők figyelmét, és fenntarthatja érdeklődésüket a szóban forgó téma iránt. Így nem veszítik el a fonalat, különösen ha rendszeresen közvetlen kérdéseket intéz hozzájuk az egyes pontokkal kapcsolatban. Ha mindenki a legjobbat nyújtja az értekezleten, a napirendi pontok gyorsan megbeszélhetők, és több téma dolgozható fel rövidebb idő alatt.

Bármilyen is az értekezlet formátuma, senki nem fog többé elveszni a virtuális kavarodásban. A megfelelő felkészültséggel és a munkatársak érdeklődését fenntartva világos és a célok megvalósítására alkalmas értekezleteket tarthat.

A szervezet y generációs vezérelhető van? A teszt kitöltése során figyelembe.

A szerzőről

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

A Microsoft 365 használatbavétele

Ez a jól ismert Office, plusz az együttműködést segítő eszközök, amelyekkel még hatékonyabb lehet – bárhol, bármikor.

Vásárlás
Kapcsolódó tartalom
Business Tips

5 tipp egy informatikai igazgatótól a mobil produktivitásról, a távolról dolgozó csapatokról és a biztonságról

További információ
Business Tips

5 módszer, amellyel otthon is úgy dolgozhat, mint az irodában

További információ
Business Tips

Hogyan végezhet kiváló munkát otthonról?

További információ

Az Üzletnövelési központ nem nyújt profi adó- vagy pénzügyi tanácsadást. Helyzete megbeszéléséhez forduljon saját adó- vagy pénzügyi tanácsadójához.