A munka modernizálása az üzleti folyamatok automatizálásával

Azt mondják, hogy aki a múltban él, annak nincs jövője. Ez azokra a szervezetekre is érvényes, amelyek elutasítják a modern technológia által kínált lehetőségeket. Tetszik vagy nem tetszik, a mai üzleti világ gyorsan fejlődik, és gyakran lehetetlennek tűnik felvenni a lépést a folyamatosan változó trendekkel. Nem beszélve arról, hogy az ügyfelek azonnali szolgáltatást várnak el, és már ez önmagában is fejfájást okozhat a cégeknek. Ha meg szeretne felelni az aktuális technológia – és a kor – kihívásainak, megteheti, hogy automatizálja az üzleti folyamatokat. Az üzleti folyamatok automatizálására szolgáló szoftverekkel a szervezetek automatizálhatják az időigényes feladatokat, így optimalizálhatják a műveleteket, és új szintre emelhetik a hatékonyságot a cégben. A folyamatok automatizálásával ezenkívül azt is lehetővé teheti az alkalmazottaknak, hogy abban a munkában kamatoztathassák képességeiket, amelyre felvették őket, ahelyett, hogy rutinfeladatokkal kellene tölteniük értékes idejüket.

Mit tehetnek Önért az üzletifolyamat-automatizáló szoftverek?

Egy 2013-as, a CompTIA által készített tanulmány alapján a cégek reményei szerint az üzleti folyamatokat automatizáló szoftverek öt területen hozhatnak javulást: a dolgok menetét lelassító akadályozó tényezők (48 százalék), az ismétlődő munka (46 százalék), a részlegek közötti nem megfelelő kommunikáció (39 százalék), a dokumentumok keresésekor tapasztalt nehézségek (33 százalék), valamint az üzleti folyamatok láthatóságának hiánya (27 százalék) területén.

Az üzleti folyamatok automatizálásával számos folyamat korszerűsíthető, például az alábbiak:

  • Dokumentumok kezelése
  • Munkafolyamatok automatizálása
  • E-mailen keresztüli feladatriasztások
  • E-mailes marketingkampányok
  • Köszönetnyilvánító levelek
  • Fizetési emlékeztetők
  • Dokumentumok véleményezése és jóváhagyása
  • Alkalmazotti kérések kezelése

Miután eldöntötte, hogy milyen folyamatokat szeretne automatizálni, testre szabhatja a munkafolyamatokat. Ehhez lefektetheti a lépéseket, és konfigurálhatja azokat a riasztásokat és jóváhagyásokat, amelyek modellezik az egyébként manuálisan elvégzett tényleges folyamatokat. A népszerű felhasználási területek közé tartozik a marketing, az ügyfélkezelés és az ügyféltámogatás.

Az üzleti folyamatok automatizálásának előnyei

A folyamatok korszerűsítésén kívül az üzleti folyamatok automatizálásának számos további előnye is van, többek között az alábbiak:

  • Alacsonyabb költségek: Kevesebb alkalmazottra van szükség, hiszen kevesebb munkát kell elvégezni.
  • A munkaerő hatékonyabb kihasználása: A vezetők például több időt fordíthatnak az alkalmazottak irányítására, és jobban szemmel tarthatják a fontos feladatokat ahelyett, hogy véleményezési, jóváhagyási és kérési műveletekben kellene elmerülniük.
  • Hatékonyabb együttműködés: Az üzleti folyamatokat automatizáló szoftverekkel létrehozható egy olyan együttműködési tér, ahol a csapattagok fájlokat oszthatnak meg, és értesülhetnek a dokumentumok frissítéséről vagy módosításáról, illetve arról, ha egy csapattag hozzárendelt egy dokumentumot egy másik csapattaghoz. Ezáltal az egész csapat azonos ismeretekkel rendelkezhet, és a kommunikáció is javul.
  • Jobb ügyféltámogatás: Az üzleti folyamatok automatizálása nélkül nehéz lehet a cég támogatási csapatának vagy ügyfélszolgálatának az összes kérést vagy kérdést nyomon követnie. Ha a támogatási jegyek létrehozását az üzleti folyamatokat automatizáló szoftverre bízza, akkor biztosan minden ügyfél sorra kerül. Ezáltal az ügyfélszolgálati csapatok gyorsabban és hatékonyabban válaszolhatnak, és így az ügyfelek is elégedettebbek lesznek.
  • Jobb általános munkateljesítmény: Az üzleti folyamatok automatizálásának eredményeképp kevesebb manuális hiba és összeszedettebb munkavégzés tapasztalható az alkalmazottaknál.
  • Elégedettebb alkalmazottak. A Society for Human Resource Management 2015-ös jelentése szerint az alkalmazottak 55 százaléka tartja nagyon fontosnak a munkahelyi elégedettség szempontjából, hogy lehetőséget kapjanak képességeik és készségeik kihasználására. Ha leveszi a szakértelmet nem igénylő feladatokkal járó terhet az alkalmazottak válláról, több idejük marad a képességeiknek megfelelő munkákra.

A megfelelő üzletifolyamat-automatizáló szoftver kiválasztása

Amikor kiválasztja a tökéletes megoldást az üzleti folyamatok automatizálásához a szervezetben, mindenképpen érdemes megvizsgálnia néhány tényezőt, például hogy milyen ár felel meg a költségvetésének, integrálható-e a megoldás a jelenlegi alkalmazásaival, és hogy megfelelő-e a szolgáltató hírneve és képessége arra, hogy jó minőségű szolgáltatást nyújtson. Mire vár még? Lépjen előre a jövőbe, és modernizálja munkahelyét az üzleti folyamatok automatizálásával.

A szerzőről

Az Üzletnövelési központ csapata segítséget nyújt a vállalkozások elindításában, kezelésében és működtetésében.

A Microsoft 365 használatbavétele

A jól ismert Office-t hatékonyságnövelő eszközök egészítik ki, így produktívabbá válik a munka – bárhol, bármikor.

Vásárlás
Kapcsolódó tartalom
Manage my business

Projektvezetés az új munkakultúrában: 7 egyszerű vállalatirányítási lépés

További információ
Manage my business

Az ügyfelek nyomon követésének 5 egyszerű módja

További információ

Az Üzletnövelési központ nem nyújt profi adó- vagy pénzügyi tanácsadást. Helyzete megbeszéléséhez forduljon saját adó- vagy pénzügyi tanácsadójához.