Jobb kommunikációs szoftverrel időt és pénzt takaríthat meg

Legyen szó akár egy nemzetközi vállalat tulajdonosáról vagy alkalmazottjáról, akár egy megye- vagy országhatárokon túli ügyfelekkel rendelkező kisvállalatról, a munkautak nagy eséllyel részei a mindennapoknak. A személyes találkozások azonkívül, hogy végső soron javítják az üzleti kommunikációt, arra is lehetőséget adnak, hogy lássák és hallják egymást az ügyféllel – így jobban megérthetik egymást, mint az e-mailekből vagy a csevegésből, ahol sokszor nem jönnek át a hangsúlyok.

Sajnos az üzleti utazás sokba kerülhet mind a pénzt, mint pedig a hatékonyságot tekintve – egy repülőjárat törlése, késése vagy átirányítása esetén pedig ezek a költségek még magasabbra is emelkedhetnek. Az üzleti utazások a cégen kívül az alkalmazottakra is hatással vannak: a sok utazás időátállási problémákat okozhat náluk, egészségtelen mértékű sugárzásnak teheti ki őket, gyengítheti az immunrendszerüket, és a magánéletükre is kihathat – mindez csak amiatt, mert Önnek vagy csapatának találkoznia kell egy ügyféllel.

A személyes találkozások persze fontosak, de amikor nincs rájuk feltétlenül szükség, helyettesíteni lehet őket olyan kommunikációs megoldások használatával, amelyekkel akár nagy távolságból is láthatja és hallhatja ügyfeleit. Igen: sokkal kevesebb utazás szükséges, ha videokonferenciát használ. Mivel a különböző megoldások eltérnek egymástól, körültekintően válassza ki a kommunikációs szoftvert, és olyat próbáljon meg találni, amely tartalmazza az alábbiakat:

  • Többrésztvevős, HD minőségű videokonferencia: Olyan üzleti értekezleti appot keressen, amely lehetőséget ad arra, hogy mindenki csatlakozhasson. Arról is gondoskodjon, hogy HD minőségű videót és hangot tudjon biztosítani. Ez azért fontos, hogy mindenkit tisztán lehessen látni és hallani.
  • Tartalommegosztás: Szinte minden értekezleten megosztanak valamilyen tartalmat – általában egy képernyőn egy konferenciateremben. Így olyan videokonferencia-eszközt célszerű választani, amelyben minden fél zökkenőmentesen oszthatja meg a dokumentumokat, appokat, URL-címeket, bemutatókat és a képernyőt. Olyan megoldást érdemes keresnie, amellyel valós időben működhet együtt a dokumentumokon – ez még könnyebbé teszi a közös munkát.
  • Integrált előadói vezérlők: A magába az üzleti kommunikációs appba beépített előadói eszközökkel a teljes értekezletet kezelheti a vezérlőpultról. Egyes eszközökben még azt is kiválaszthatja, hogy melyik résztvevő milyen tartalmakat láthasson, így még pontosabban kezelheti az értekezletet.
  • Egyérintéses csatlakozás: Minél több lépést kell megtenniük, annál valószínűtlenebb, hogy a felhasználók használni is fogják a terméket, ezért olyan kommunikációs szoftvert válasszon, amely egyszerű bekapcsolódást tesz lehetővé az értekezletekbe. Ha az értekezletek emlékeztetőjéből, a naptárból stb. egyetlen érintéssel elérhetik az értekezletet, a résztvevők minimális erőfeszítéssel kapcsolódhatnak be.
  • Külső üzemeltető: Ha egy harmadik fél által szolgáltatott kommunikációs megoldást választ, akkor minden infrastrukturális beruházás nélkül megkapja a szükséges eszközöket és funkciókat. A szolgáltatás fenntartása az üzemeltető felelőssége, ami szintén csökkentheti a költségeket.

Már akár egy vagy két csapattag részvétele egy távoli értekezleten több ezer dollárnyi költséget jelenthet a repülőutat, a szállást, az étkezéseket, valamint a taxi- vagy autóbérlési költségeket összeadva – nem beszélve az utazással eltöltött időről. Ha pedig ez évente többször is előfordul, az Ön és csapata költségei igencsak megugorhatnak. Ha tehát olyan megoldást keres, amellyel pénzt takaríthat meg, csökkentheti az alkalmazottakra háruló nyomást, valamint világos és nyílt üzleti kommunikációt folytathat ügyfeleivel, nézzen körül a videokonferencia-szoftverek aktuális kínálatában. A szoftverek sok fejlesztésen mentek át a kezdeti bevezetésük óta eltelt több mint egy évtizedben, használatuk pedig akár sorsdöntő is lehet a szervezet és az ügyfelek számára.

A szerzőről

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

A Microsoft 365 használatbavétele

Ez a jól ismert Office, plusz az együttműködést segítő eszközök, amelyekkel még hatékonyabb lehet – bárhol, bármikor.

Vásárlás
Kapcsolódó tartalom
Manage my business

4 nélkülözhetetlen feltétel a céges levelezés profi beállításához

További információ
Manage my business

A falak lebontása – Eszközök a kommunikáció és az együttműködés javítására

További információ
Manage my business

Az egyesített kommunikáció alapjai: Tudnivalók új cégeknek

További információ

Az Üzletnövelési központ nem nyújt profi adó- vagy pénzügyi tanácsadást. Helyzete megbeszéléséhez forduljon saját adó- vagy pénzügyi tanácsadójához.