A tartalom korszerűsítése nagyvállalati tartalomkezeléssel

Marketinganyagok, szerződések, e-mailek, ügyfélnek szóló bemutatók, számolótáblák, szövegfájlok, .pdf fájlok, fényképek, videók, űrlapok, számlák és álláskeresőktől származó önéletrajzok. A szervezetek, legyenek kicsik vagy nagyok, tartalomalkotó gépezetek. És bár a tartalmak létrehozása egyszerű lehet, rendszerezettségük megőrzése már nem kis feladat.

És itt jönnek a képbe a nagyvállalati tartalomkezelési megoldások. Segítségükkel a teljes életciklusuk során – a létrehozásuktól az archiválásukig – rendezheti és kezelheti a tartalmakat. De mint minden más, a nagyvállalati tartalomkezelési rendszerek is sokfélék – az alábbiakban bemutatunk néhány olyan funkciót, amellyel biztosítható a tartalmak rendszerezettsége (és hozzáférhetősége), és a csapat is hatékonyabban működhet.

  • Egyetlen tár a sokféle tartalomtípusnak: Ha olyan nagyvállalati tartalomkezelési szolgáltatást választ, amelyben egy helyen tárolhatja sok más mellett például a videókat, számolótáblákat, képeket és szöveges dokumentumokat, akkor az adott projekttel vagy kezdeményezéssel kapcsolatos összes fájlt ugyanott érheti el.
  • Főmappák létrehozása szinte végtelen számú almappával: Egy folyamatban lévő vagy évente ismétlődő projekt vagy kezdeményezés esetén létrehozhat egyetlen főmappát (például Szemétszedés), majd minden olyan évhez felvehet egy-egy almappát, amikor dolgozik a kezdeményezésen. Az almappákon belül további almappákat is létrehozhat például a szerződések, az önkéntesek űrlapjai vagy a marketinganyagok számára.
  • Dokumentumtulajdonságok vagy metaadatok egyszerű szerkesztése: Ha képes a fájl metaadatainak keresésére és szerkesztésére a dokumentumokban, időt takaríthat meg, és gondoskodhat arról, hogy helyes legyen a fájlok címkézése a jövőbeli keresések során.
  • Az információk elérésének szabályozása: A szervezetben nem kell tudnia hozzáférni mindenkinek minden dokumentumhoz. Ha olyan nagyvállalati tartalomkezelési rendszert választ, amellyel meghatározott engedélyeket alkalmazhat a dokumentumokra, adott fájlokra, a rendszer teljes szakaszaira vagy magára a rendszerre, akkor pontosan szabályozhatja, hogy ki mit láthat.
  • Együttműködés: Egyes tartalomkezelési megoldásokban létrehozhatók olyan dokumentum-munkafolyamatok, amelyekkel nyomon követhetők és közösen kezelhetők a már használatban lévő programokat igénybe vevő, dokumentum-központú folyamatok.
  • Médiatartalom lejátszása a nagyvállalati tartalomkezelési rendszerből: Ha a médiatartalmak lejátszhatók a tartalomkezelési rendszerből, a videó- és hangfájlokat használó szervezetekben időt spórolhatnak a csapatok, hiszen kevesebb lépésben tekinthetik meg vagy hallgathatják meg az adott tartalmat.
  • Üzleti rekordok és fontos jogi fájlok tárolása és védelme: Ha biztonságos tárral rendelkezik, akkor nem kell többé a rekordokat csak zárolva, végleges állapotukban tárolnia – így egyszerűen megkereshetők és lekérhetők maradnak arra az esetre, ha valaha szükség lenne rájuk egy jogi feltárás során. A dokumentumokhoz való kényelmes hozzáférés ezenkívül a teljes feltárás költségeit is csökkentheti.
  • Kulcsszavas keresés: Azokkal a nagyvállalati tartalomkezelési szolgáltatásokkal, amelyekben a felhasználók kulcsszavak alapján kereshetnek a dokumentumok vagy információk között, a csapatok könnyebben rábukkanhatnak olyan fájlokra is, amelyeknek esetleg még a létezésükről se tudtak, mégis fontos lehet a projekt szempontjából – ezzel pedig időt takaríthatnak meg, és hatékonyabb munkát végezhetnek. A kereshető területek között szerepelniük kell a dokumentumszövegeknek, a metaadatoknak, a széljegyzeteknek stb. A dokumentumoknak ezenkívül a létrehozási dátum alapján is kereshetőknek kell lenniük.
  • Hozzáférhetőség többféle eszközön: Ha asztali számítógépen, laptopon, táblagépen és telefonon is használható nagyvállalati tartalomkezelési megoldást választ, a felhasználók mindig időben hozzáférhetnek a szükséges fájlokhoz – az irodában, távoli munkavégzéskor, utazás közben vagy külső értekezleten egyaránt.

A nagyvállalati tartalomkezelési szolgáltatásokban egy helyen tárolhatók, védhetők meg, kereshetők, módosíthatók és hozhatók létre a fájlok és a dokumentumok, ami korszerű csapatkommunikációt, projektmunkát vagy akár jogi feltárást tesz lehetővé. Függetlenül attól, hogy egy egyetlen irodában néhány alkalmazottal rendelkező szervezetről vagy egy világszerte több ezer dolgozót alkalmazó nagyvállalatról van szó, a tartalomkezelési rendszer minden esetben segít a rendszerezettség megőrzésében.

A szerzőről

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

A Microsoft 365 használatbavétele

Ez a jól ismert Office, plusz az együttműködést segítő eszközök, amelyekkel még hatékonyabb lehet – bárhol, bármikor.

Vásárlás
Kapcsolódó tartalom
Business Tech

Öt ok arra, hogy a cégének miért van szüksége intranetre

További információ
Business Tech

Az értekezletek jövője – a csapatmunka javítása mesterséges intelligenciával

További információ
Business Tech

A megfelelő intranetes szoftver kiválasztása a cégnek

További információ
Business Tech

Ne vesszen el az adatrengetegben: Használjon hatékonyabb adatbázis-kezelést

További információ

Az Üzletnövelési központ nem nyújt profi adó- vagy pénzügyi tanácsadást. Helyzete megbeszéléséhez forduljon saját adó- vagy pénzügyi tanácsadójához.