A modern értekezlet helyzete

Tetszik vagy nem tetszik, az értekezletek a jövőben is fontos munkaeszközök maradnak. Kommunikációs eszközként az értekezletek értékes adatokat, valós idejű kapcsolattartást és konstruktív beszélgetéseket kínálnak a csapatoknak. Néha azonban az értekezletek eredménytelenné válhatnak. Az Amerikai Egyesült Államok munkaügyi minisztériumának becslése szerint a cégek évente 37 milliárd dollárt veszítenek a felesleges értekezletekkel. Mivel manapság az alkalmazottak munkaidejük 37 százalékát töltik értekezleteken, érdemes végiggondolni, hogy milyen módon célszerű megrendezni ezeket a találkozókat az egyre több vezetési stílust és üzleti stratégiát képviselő munkatársak tájékoztatása érdekében.

A modern értekezlet elégedettségi tényezője

Az üzleti stratégia kialakításakor az értekezletek közvetlen és közvetett költségeit is figyelembe kell venni, a digitális és a fizikai technológiákat illetően egyaránt. Ha megfelelő egyensúlyt teremt közöttük, integrált megközelítést alkalmazhat az új technológiák és a hagyományos üzleti gyakorlatok tekintetében.

A technológia fejlődésével a modern munkahely tempója is fokozódott. Azokban a szervezetekben, amelyekben minden perc számít, az audio- vagy videokonferenciákhoz hasonló szolgáltatások használatával csökkenthető az az idő, amelyet az alkalmazottaknak az időgazdálkodásra kell szánniuk. Az audiokonferenciával az alkalmazottak és az érdekeltek egyaránt egyszerűen csatlakozhatnak a beszélgetéshez, közreműködhetnek benne, majd folytathatják a munkájukat anélkül, hogy egyszer is elhagynák az irodát. A videokonferenciának köszönhetően nem kell többé összehívnia távolról dolgozó alkalmazottait; a képernyőn keresztül személyesen társaloghat egyszerre több, akár más időzónákban tartózkodó munkatárssal. Ezek a csapatokat egyesítő erőforrások akár az üzleti utakat is helyettesíthetik, így elkerülhetők a velük járó felesleges kiadások.

A személyes értekezletek természetesen így is emberközelibbek, mint a virtuális felületeken keresztüli beszélgetések. Amikor egy új ügyféllel lép kapcsolatba, a személyes találkozás segít a kapcsolatépítésben és a tartós szakmai kapcsolat alapjainak lefektetésében. Rossz hírnevük ellenére az értekezleteken részt vevők 92 százaléka hasznos munkaeszközként értékelte az értekezleteket, ami azt sugallja, hogy a sikeres értekezletek hozzájárulhatnak az alkalmazottak elégedettségéhez. A nagyobb alkalmazotti megelégedettség pedig hatékonyabb munkát eredményez.

A Verizon felmérése szerint az értekezleteken részt vevők 90 százaléka bevallottan akár teljes értekezleteket ábrándozással tölt, míg 70 százalékuk állítja, hogy már előfordult, hogy máson dolgozott az értekezletek közben. Mindezekből egyértelmű, hogy az értekezleteknek változniuk kell. Az értekezlet fogalmának újradefiniálásával a produktivitás teljesen új szintje válhat elérhetővé.

A modern értekezlet fogalmának újradefiniálása

Az új technológiák, foglalkoztatási trendek és gazdasági váltások hatására az értekezletek folyamatosan fejlődnek. A BlueJeans egyik legújabb tanulmánya arra a megállapításra jutott, hogy az értekezletek 25 százalékába legalább egy résztvevő távolról, videohívással kapcsolódik be. A videohívások térnyerése a részmunkaidős vagy szabadúszó dolgozók számának növekedésének tulajdonítható. Az elmúlt néhány évben a szerződéses dolgozók becslések szerint a modern munkaerő 40,4 százalékát tették ki.

És hogy ebből mi következik? Az, hogy a cégek és alkalmazottak jövőbeli sikere érdekében az értekezleteket a digitális és a fizikai technológiákkal egyaránt integrálni kell.

De hogyan nézne ki mindez? Milyen az értekezletek ideális (akár fizikai, akár digitális) helyszíne? A válasz nem mindig, nem minden cég esetében ugyanaz, létezik azonban néhány olyan újítás, amellyel minden szervezetben növelhető a produktivitás.

  • A digitális technológiák az egyszerű, egyérintéses csatlakozást népszerűsítik, amellyel egyszerre lehet kapcsolódni a vetítéshez és a hanghoz is. A siker és a csatlakozási idő mérésére szolgáló felmérések és telemetriák már kimutatták a csatlakozási idő javulását, amely az átlagos három percről egy perc alá csökkent.
  • A fizikai technológiák fejlesztései az audiovizuális szolgáltatásokat az eszköz típusától függően biztosítják függetlenül attól, hogy vezetékes vagy vezeték nélküli, illetve a vállalati hálózatokon belüli vagy kívüli hívásokról van-e szó. Ezek a fejlesztések ideális esetben a távoli résztvevőknek és a házon belüli alkalmazottaknak egyaránt kiváló élményt biztosítanak az értekezletek során.
  • Néhány szervezet új módszerek, például digitális rajztáblák bevezetésével gondoskodik e fejlesztések hatékonyságáról. A csapatok együttműködését segítő innovatív megoldások, például a többérintéses kijelzők, az interaktív tollhasználat és a szabadkézi műveletek, valamint a beépített videokonferencia mind-mind javítja a modern értekezlet helyzetét.

A mai állás szerint a vezetők 28 százaléka az értekezleteket felesleges időtöltésnek tartja. Ha azonban hatékonyan használják őket, az értekezletek az üzleti stratégia finomhangolására szolgáló keretrendszernél többet is nyújtanak: lehetőségeket teremtenek a kapcsolattartásra, az innovációra és az együttműködésre a csapatban. A mindent átfogó, jó minőségű értekezletekből a szervezetben betöltött szerepüktől függetlenül mindenki nyerhet – akár alkalmazottakról vagy vezetőkről, akár szabadúszóként dolgozó munkatársakról van szó.

A szerzőről

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

A Microsoft 365 használatbavétele

Ez a jól ismert Office, plusz az együttműködést segítő eszközök, amelyekkel még hatékonyabb lehet – bárhol, bármikor.

Vásárlás
Kapcsolódó tartalom
Business Tech

3 fontos tény a felhőalapú számítógép-használatról a mobil világban

További információ

Az Üzletnövelési központ nem nyújt profi adó- vagy pénzügyi tanácsadást. Helyzete megbeszéléséhez forduljon saját adó- vagy pénzügyi tanácsadójához.