Mit tanulhatnak az alkalmazottak az IT-csapattól, ha jobb online értekezleteket szeretnének tartani?

Mivel egyre több alkalmazott dolgozik otthonról és útközben, a videokonferencia a munkatársak közötti kapcsolattartás megkerülhetetlen eszközévé vált. Az online értekezletek egyre inkább fontos részét képezik a napi üzleti kommunikációnak és együttműködésnek.

Az alkalmazottak az IT-csapattal együttműködve gondoskodhatnak arról, hogy a megfelelő eszközökkel rendelkezzenek a virtuális értekezletekhez, és a legjobbat tudják kihozni a rendelkezésre álló technológiából. Ha segítenek az alkalmazottaknak a video-konferenciahívások sikeres beállításában, azzal az IT-csapat is értékes időt takaríthat meg.

Beállítások ellenőrzése az értekezlet előtt

A hívás előtt az alkalmazottaknak célszerű egyeztetni az informatikai csapattal, hogy rendelkeznek-e a szükséges beépülő modulokkal és a legújabb technológiával. Az értekezlet előtti percekben az alkalmazottaknak maguknak érdemes ellenőrizni az összes kamera és mikrofon működőképességét.

Az elkerülhető lassulások megelőzése

Nem ritka eset, hogy az értekezlet során késedelem tapasztalható, a videó és a kép nincs egymással szinkronban. Ez gyakran hálózati kapcsolódási problémák miatt fordul elő. Ha ezt meg szeretnék akadályozni, az alkalmazottak megkérhetik az IT-csapatot, hogy állítsák be úgy a szolgáltatást, hogy az előnyben részesítse a videokonferenciákra irányuló hálózati adatforgalmat az irodából hívásokat kezdeményező alkalmazottak számára. A kapcsolat a betárcsázások számától függően is lassulhat. Emiatt az alkalmazottaknak csak az igazán fontos résztvevőket célszerű meghívniuk, illetve több résztvevőt egy betárcsázással csatlakozó csoportokba tanácsos szervezniük, amennyiben lehetséges.

Az informatikai háttérismeretek javíthatják az értekezleti élményt

Mivel a mai virtuális konferenciamegoldásokban nagyon sok funkció érhető el, az alkalmazottak sokszor nem tudják, hogy milyen sok lehetőség áll a rendelkezésükre az online értekezletek során. Az informatikai csapat útmutatást adhat az alkalmazottaknak az appon belüli élő csevegőszobák, az együttműködésre szolgáló rajztáblák és a közvetlen fájlmegosztási eszközök használatáról, amelyet az előbbiek aztán felhasználhatnak a következő hívásuk során.

Tipplista létrehozása és megosztása

A siker esélye növelhető úgy is, hogy az alkalmazottak és az IT-csapat közösen összegyűjti azokat a tippeket, amelyek az egész cégben megosztva segíthetnek abban, hogy a virtuális értekezletek a lehető leghatékonyabbak legyenek. Minden szervezet más, és mindegyiküknek megvannak a saját egyedi szempontjaik, az alábbi tippek azonban mindenkinek segítséget nyújthatnak az IT-ellenőrzőlista létrehozásához:

        
  • Külső mikrofon használata esetén előfordulhat, hogy az értekezlet szervezőinek és résztvevőinek módosítaniuk kell az alapértelmezett „beépített hangszolgáltatást”, és a mikrofont kell kiválasztaniuk hangeszközként.
  •     
  • Ha meg szeretnék előzni, hogy a véletlen háttérzajok megzavarják a beszélgetés menetét, és csökkentsék a résztvevők kommunikációjának sebességét, az alkalmazottak megkérhetik a résztvevőket, hogy némítsák el a mikrofonjukat arra az időre, amíg nem ők beszélnek.
  •     
  • Akik képernyőmegosztást terveznek, azoknak célszerű mindent előre beállítani, hogy elkerüljék a meglepetéseket. Ha az értekezlet közben kell a megfelelő lapokat vagy fájlokat megnyitni, az lelassíthatja a hívást, és a megjelenítésben is késedelmet okozhat.

A szerzőről

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

A Microsoft 365 használatbavétele

Ez a jól ismert Office, plusz az együttműködést segítő eszközök, amelyekkel még hatékonyabb lehet – bárhol, bármikor.

Vásárlás
Kapcsolódó tartalom
Business Tech

E-mailek archiválása – 5 ok, amiért ez a legjobb ritkán használt funkció

További információ

Az Üzletnövelési központ nem nyújt profi adó- vagy pénzügyi tanácsadást. Helyzete megbeszéléséhez forduljon saját adó- vagy pénzügyi tanácsadójához.