Új munkamódszerek: A folyamatábra-kezelő szoftverek szokatlan felhasználásai

Minden valamire való folyamatábra-kezelő szoftverben megtalálhatók a következő alapfunkciók: sablonelrendezések és alakzatok, automatizált formázási lehetőség és kompatibilitás a felhővel. A fejlettebb funkciók ugyanakkor arra is lehetőséget adnak, hogy a diagramokat külső adatforrásokhoz kapcsolja. Az adatkapcsolásnak köszönhetően a felhasználók egyszerűen, csupán a számolótáblában vagy SQL-adatbázisban tárolt információk módosításával frissíthetik a folyamatábrákat. Ez különösen jól jöhet akkor, ha a folyamatábrát az egész csapattal meg szeretnék osztani, hiszen minden eszközön és helyen könnyedén és azonnal közölhetők az állapotváltozások. Az adatkapcsolást gyakran használják például költségvetések kezelése vagy a szabadságok nyomon követése során.

Ezek alapján kijelenthetjük, hogy az adatkapcsolás rendkívül sokoldalúvá teszi a felső kategóriás folyamatábra-kezelő szoftvereket. Használatuk során a lehetőségeknek csak a képzelet szab határt. Az alábbiakban bemutatunk néhány ötletet, amelyek segítségével kreatívabb lehet.

Erőforrások lefoglalása

Sokszor nehéz dolga van azoknak, akik a csapat idejének és erőforrásainak kezeléséért és lefoglalásáért felelősek. Folyamatosan naprakész információkkal kell rendelkezniük az érintettek elérhetőségéről, amiről nem mindig lehet tudomást szerezni. És még ha lehet is, valószínűleg csak darabokban, különböző formátumokban és üzenetekben érhetők el ezek az információk. Jó lenne, ha egy helyen lehetne látni a megbízható információkat, egyszerű vizuális elemekkel ábrázolva. Szerencsére az adatkapcsolással mindez megvalósítható.

Teendő:

  1. Egy egyszerű diagram létrehozása a projektcsapat minden tagját ábrázoló ikonnal vagy képpel
  2. A diagram összekapcsolása egy megosztott számolótáblával, ahol az érintettek megjelölhetik becsült elérhetőségi idejüket
  3. Az egyes elérhetőségek ábrázolási módjának kiválasztása – színek, alakzatok stb. módosítása
  4. A feladatok magabiztos és gyors kiosztása az érintettek vizuális állapotából szerzett tudás alapján

A megfelelő helyszín lefoglalása

A munkahely, ahogyan mi ismerjük, folyamatosan változik. A fülkék és irodák helyett egyre nagyobb teret kapnak a rugalmas, az együttműködésre mégis kiválóan alkalmas helyszínek; az íróasztallal szemben egyre többször a laptopé és a mobilitásé a főszerep. Emiatt sok cégnél érdemes lehet egy folyamatosan frissülő nyilvántartást biztosítani az alkalmazottaknak a szabad és foglalt munkahelyszínekről – különösen a nagyobb, több emeletet vagy akár több épületet is megtöltő cégeknél. Az adatkapcsolás egy egyszerű megoldást kínál minderre.

Teendő:

  1. Egy (vagy több), a cég alaprajzát megjelenítő diagram létrehozása
  2. A diagram összekapcsolása egy megosztott számolótáblában, ahol az alkalmazottak helyiséget vagy területet foglalhatnak le adott időpontokra
  3. A helyiség vagy terület foglaltságát jelző vizuális megjelenítés kiválasztása
  4. A diagram megosztása a cégben, hogy az egész csapat láthassa az elérhető helyiségeket vagy területeket

Az előrehaladás követése

A folyamatábra-kezelő szoftverek természetesen kiválóan alkalmasak a nagyobb volumenű üzleti folyamatok ábrázolására – de az egyes projektek fázisait is nagyszerűen lehet velük megjeleníteni. És ez még nem minden: a projektek előrehaladásának nyomon követésére is használhatók. Ha pedig az összes érintett pontosan láthatja az eddig végrehajtott feladatokat és az elvégzendő következő lépéseket, az elakadás valószínűsége jelentősen csökken. Az adatkapcsolással mindez lehetséges.

Teendő:

  1. Egy diagram létrehozása a projekt fázisait és az érintettek közreműködését ábrázoló ikonnal vagy képpel
  2. A diagram összekapcsolása egy megosztott számolótáblával, ahol az érintettek megjelölhetik az elvégzett feladatokat
  3. A feladatok befejezettségét jelző vizuális megjelenítés kiválasztása
  4. A diagram megosztása a teljes projektcsapattal, hogy mindenki tájékozott lehessen arról, hogy milyen teendőket kell még elvégezni, és mikor A vizuális kommunikáció lehetővé teszi, hogy a bonyolult információkat a legkülönbözőbb hátterű emberek is gyorsan tudják értelmezni. A megfelelő folyamatábra-kezelő szoftverrel elkerülheti a kommunikációs zavarokat és a félreértéseket. Hogyan fogja használni?

A szerzőről

Az Üzletnövelési központ csapata segítséget nyújt a vállalkozások elindításában, kezelésében és működtetésében.

A Microsoft 365 használatbavétele

A jól ismert Office-t hatékonyságnövelő eszközök egészítik ki, így produktívabbá válik a munka – bárhol, bármikor.

Vásárlás
Kapcsolódó tartalom
Business Tips

Otthoni munka a környezet védelmében

További információ
Business Tips

6 mód az online értekezletek napirendi pontjainak megadására

További információ
Business Tips

6 tipp a megfelelő bemutatószoftver kiválasztásához

További információ
Business Tips

5 módszer a még profibb levelezéshez

További információ

Az Üzletnövelési központ nem nyújt profi adó- vagy pénzügyi tanácsadást. Helyzete megbeszéléséhez forduljon saját adó- vagy pénzügyi tanácsadójához.