Ez az összegzés a Microsoft 365-termékekre és az Office-termékekre, például az Access, az Excel, a OneNote, az Outlook, a PowerPoint és a Word alkalmazásra vonatkozik, amelyeket úgy terveztünk, hogy segítsék ügyfeleink hatékonyabb munkavégzését. Azon termékek teljes listájához,  amelyekre ezek az adatvédelmi információk vonatkoznak, tekintse meg a következőt: Office-termékek számára elérhető adatvédelmi vezérlők.

A Microsoft elkötelezett amellett, hogy átlátható legyen a vevőkkel szemben, és ezáltal ők dönthessenek a saját adataikról. Ezen igyekezetünk részeként  mi  a főtermékeinket és -szolgáltatásainkat olyan modellbe helyezzük át, amelyben a felhasználói eszközökről gyűjtött személyes adatokat  a szükséges és az opcionális kategóriákba soroljuk be. Ennek segítségével ügyfeleink könnyebben megtalálhatják az adatok gyűjtésére és felhasználására vonatkozó információkat, így megalapozott döntéseket hozhatnak saját adataik védelméről.

Ez a cikk áttekintést nyújt arról, hogy milyen típusú adatok tartoznak a szükséges és az opcionális kategóriákba,  az alkalmazások által összegyűjtött személyes adatok meghatározott kategóriáiról, és arról, hogy ügyfeleink miként változtathatják meg az adatvédelmi beállításokat a Microsofttal megosztott adatok testre szabásához.

A szükséges kategóriába tartozó adatok szükségesek ahhoz, hogy termékeink naprakészek legyenek, biztonságosak maradjanak és megfelelően működjenek. A kötelező adatok közé tartoznak például az eszköz típusa és verziója, amelyek révén kapcsolatot biztosíthatunk felhőszolgáltatásainkhoz és biztonsági javításainkhoz a biztonságos felhasználói élmény érdekében; valamint a diagnosztikai adatok, amelyek segítségével észlelhetjük a szolgáltatások jelentős hibáit.

Bizonyos esetekben eldöntheti, hogy gyűjtsük-e a szükséges adatokat azáltal, hogy használja-e vagy sem egy adott termék azon szolgáltatásait és funkcióit, amelyek működése megköveteli a szükséges adatok gyűjtését. Például, ha egy vállalati ügyfél  felhőbeli dokumentumtárolással és együttműködéssel használja a Wordöt, akkor gyűjteni fogjuk azokat az adatokat, amelyek szükségesek ahhoz, hogy az alkalmazott dokumentumai biztonságban és szinkronizálva legyenek az összes eszközén.

Amikor Microsoft 365-alkalmazásokkal használ szolgáltatásokat, például képet szúr be egy PowerPoint-diába, vagy frissít az Excel legújabb verziójára, a Microsoft elküldi és feldolgozta az adatokat, hogy biztosítsa Önnek ezt a funkciót. Ezek az adatok, amelyekre szükséges szolgáltatásadatokként hivatkozunk, szükségesek ahhoz, hogy a Microsoft el tudja végezni ezt a funkciót, így biztosítva, hogy azok biztonságosak, naprakészek legyenek, és a várt módon teljesíthessenek.

A kapcsolt szolgáltatások, a Microsoft 365 Copilot és az alapvető szolgáltatások mind a szükséges szolgáltatásadatokat generálják a Microsoft 365-alkalmazások használatakor.

A szükséges szolgáltatásadatok  nem egy adott adattípust jelentenek, mint például az Ügyféladatok vagy a Személyes adatok (amelyek a Microsoft termékeinek és szolgáltatásainak adatvédelmi kiegészítésében (DPA) vannak meghatározva). Ehelyett, ez  egy általános leírás minden olyan adatról, amelyet fel kell dolgozni, amikor Microsoft 365-alkalmazásokon keresztül használ egy szolgáltatást. A következő egyedi elemekből áll: szolgáltatáshívások, tartalom és szolgáltatással kapcsolatos diagnosztikai adatok.

További információkért, beleértve a Microsoftnak gyűjtött és elküldött adatok példaforgatókönyveit, tekintse meg a Microsoft 365-termékekhez szükséges szolgáltatásadatok című cikket.

A kapcsolt szolgáltatások és a Microsoft 365 Copilot esetében meglévő adatvédelmi vezérlőink és beállításaink segítségével megakadályozhatja a szükséges szolgáltatásadatok gyűjtését és a Microsoftnak való elküldését.

Az alapvető szolgáltatások esetében a szükséges szolgáltatásadatokat a rendszer mindig összegyűjti és elküldi a Microsoftnak. Ezeket az alapvető szolgáltatásokat nemt kapcsolhatja ki, mert ezek kulcsfontosságúak a Microsoft 365-alkalmazások működéséhez.

Az opcionális kategóriába tartozó adatok nem elengedhetetlenek, vagy feltétlenül szükségesek ahhoz, hogy az ügyfélszoftver biztonságos, naprakész legyen, vagy a várt módon teljesítsen. Az opcionális adatok olyan adatokat tartalmaznak, mint a Wordben a képtárból a felhasználók által kiválasztott képek, így jobb választási lehetőségeket biztosíthatunk, illetve a PowerPoint-diák megjelenítéséhez szükséges időre vonatkozó információk, amelyek a szoftver teljesítményének javításában segíthetnek.

Mivel az opcionális adatok nem szükségesek az alkalmazások biztosításához, az ügyfelek dönthetnek arról, hogy engedélyezik-e az ilyen típusú adatok gyűjtését. Az otthoni felhasználók ezt eldönthetik az alkalmazások kezdeti beállításakor, illetve a telepítés után az alkalmazásokban elérhető adatvédelmi beállítások használatával is elvégezhetik. A munkahelyi vagy iskolai környezetekben a rendszergazdák számára rendelkezésre állnak olyan eszközök, amelyekkel a a szervezetre vonatkozó döntés meghozható.

Bár az opcionális adatok megosztása nem kötelező, ezek az adatok segítenek, hogy a felhasználók számára új, gazdagabb és jobb minőségű élményeket fejlesszünk. Szeretnénk, ha ügyfeleink megosztanák velünk ezeket az adatokat, azonban az alkalmazások a döntésüktől függetlenül működnek majd. Ezek az ügyfeleink adatai, és mi elkötelezettek vagyunk az adatvédelmi döntéseik tiszteletben tartása mellett.

A Microsoft egy Diagnosztikaiadat-megjelenítőt biztosít annak megtekintéséhez, hogy milyen diagnosztikai adatok gyűjtése történik az alkalmazások használata során, mind a szükséges, mind az opcionális diagnosztikai adatok esetében.

Az ügyfelek számára elérhető adatvédelmi beállítások attól függenek, hogy Microsoft-fiókkal (például személyes outlook.com e-mail-címmel), vagy munkahelyi, illetve iskolai fiókkal vannak-e bejelentkezve. További információ a személyes adatok szabályozásához szükséges különféle beállításokról:

• A fiók adatvédelmi beállításainak elérése
• Microsoft adatvédelmi irányítópult

A szervezetekben a rendszergazdák szabályozzák, hogy a szükséges vagy az opcionális diagnosztikai adatokat küldik el a Microsoft részére. Azt is szabályozhatják , hogy a felhasználók milyen kapcsolt szolgáltatásokat vehetnek igénybe. További információ a rendszergazdák számára elérhető különféle lehetőségekről a szervezet adatvédelmi beállításainak kezeléséhez:

• A Microsoft 365 Nagyvállalati alkalmazásainak adatvédelmi vezérlői – áttekintés
• A Microsoft 365 Nagyvállalati alkalmazások adatvédelmi vezérlőinek kezeléséhez használhat házirend-beállításokat
• Mac Office-ban az adatvédelmi vezérlőket a beállításokban kezelheti
• iOS rendszeren az Office adatvédelmi vezérlőit a beállításokban kezelheti
• Android rendszerű eszközökön az Office adatvédelmi vezérlőit a házirend-beállításokban kezelheti
• A webes Office alkalmazások adatvédelmi vezérlőit a házirend-beállításokban kezelheti

A legtöbb beállítás elérhető attól függetlenül, hogy az alkalmazásokat Windows, Mac, Android vagy iOS rendszerű eszközön használják-e.

További információ az adatok általános gyűjtéséről és használatáról:

• A Microsoft adatvédelmi nyilatkozata
• A Microsoft adatvédelmi gyakorlata