Perubahan pada penawaran penyimpanan di seluruh Microsoft 365 Education

Microsoft mengadakan perubahan pada penawaran penyimpanan di seluruh suite Microsoft 365 for Education mulai bulan Agustus 2024*.  Semua penyewa pendidikan menerima penyimpanan gabungan gratis sebesar 100 TB di OneDrive, SharePoint, dan Exchange, dengan tambahan penyimpanan gabungan sebesar 50 GB atau 100 GB per pengguna berbayar untuk masing-masing langganan A3 dan A5 (tidak termasuk Manfaat Penggunaan Siswa).

Dengan penyimpanan gabungan, batas penyimpanan total institusi adalah jumlah maksimum penyimpanan yang dapat digunakan oleh semua pengguna secara gabungan. Selain itu, mulai 1 Februari 2024, pengguna Office 365 A1 (langganan gratis) akan dibatasi hingga maksimum 100 GB penyimpanan OneDrive dalam penyimpanan gabungan penyewa institusional sebesar 100 TB. Institusi memiliki opsi untuk membeli penyimpanan tambahan bertahap berdasarkan kebutuhannya. Beberapa manfaat yang hendak kami lihat termasuk membantu institusi mengurangi sejumlah risiko keamanan terkait penyimpanan lama dan sebaran data sebagai perhatian utama bagi sebagian besar kepala petugas risiko, sekaligus mengurangi jejak lingkungan bersama yang kami miliki.

*Catatan Penting: Penerapan teknis telah dimulai. Untuk mengetahui besar penyimpanan yang digunakan oleh penyewa institusi, Anda dapat mengambil laporan penyimpanan dari pusat admin Microsoft 365. Untuk melakukan hal tersebut, kunjungi admin.microsoft.com dan ikuti jalur berikut ini: Pusat admin Microsoft 365 > Laporan > Penyimpanan.

Dengan berpindah ke cloud, file dan data yang disimpan, serta akun yang tidak digunakan telah meningkat secara signifikan seiring waktu karena semakin banyak file dan data yang disimpan telah berkembang tanpa memiliki rencana masa pakai. Hal ini tidak berkelanjutan dari perspektif biaya, dan menyebabkan lembaga pendidikan serta siswanya berisiko mengalami kebocoran data. Saat ini, pendidikan adalah industri yang paling terdampak oleh kejahatan cyber, dengan lebih dari 80% serangan program jahat tempat kerja dialami oleh sekolah dasar dan menengah saja.

Selain itu, file tersimpan yang tidak lagi digunakan berdampak pada jejak karbon kami, dengan lebih dari separuh data yang disimpan oleh organisasi tidak memiliki tujuan yang bermanfaat. Penyimpanan data “gelap” ini memakan ruang di server serta mengakibatkan peningkatan konsumsi listrik, dan di tahun 2020 saja, menghasilkan 4% emisi gas rumah kaca global.¹ Microsoft berkomitmen pada keamanan dan privasi data sekolah dan siswa serta mengurangi jejak karbon kolektif kami. Pusat data kami sudah dibangun dengan mempertimbangkan standar lingkungan tertinggi. Dengan perubahan ini, pelanggan pendidikan dapat membantu sesuai perannya masing-masing.
 

Terakhir, misi Microsoft dalam pendidikan adalah mendukung siswa, staf/pengajar, dan sekolah untuk meraih lebih banyak hal. Untuk mencapai misi ini, Microsoft terus berinovasi pada teknologi, alat, dan layanan baru untuk pendidik, seperti Akselerator Pembelajaran baru yang diperkenalkan awal tahun ini untuk membantu siswa dalam keterampilan membaca dan keterampilan penting lainnya. Saat ini, Microsoft menyediakan rangkaian Microsoft Office 365 dan Microsoft 365 untuk Pendidikan yang dibuat untuk pendidikan melalui hibah perangkat lunak gratis atau dengan diskon besar pada harga komersial. Dengan pembaruan terkini ini, kami dapat terus berinvestasi dalam inovasi yang bermakna sekaligus menawarkan layanan tersebut ke lebih banyak sekolah di seluruh dunia.

¹ World Economic Forum

Untuk membantu sekolah dalam transisi ini, Microsoft menyediakan set alat gratis untuk membantu mengelola proses secara menyeluruh, termasuk alat untuk memvisualisasikan alokasi dan penggunaan penyimpanan saat ini di OneDrive, SharePoint, dan Exchange, serta alat untuk lebih mudah mengelola data dan file tersimpan di akhir masa pakainya yang tidak lagi diperlukan. Saat ini, sebagian besar sekolah (99,96%) menggunakan jauh di bawah alokasi penyimpanannya. Dengan alat baru, semua sekolah kini dapat mengelola informasinya dengan lebih baik, dan menetapkan kebijakan yang bijaksana untuk tata kelola. Untuk melihat profil penyimpanan penyewa sekolah Anda saat ini dan mengakses alat manajemen penyimpanan baru, buka Pusat Admin Microsoft 365. Sebagai panduan penyimpanan, unduh ebook Panduan Penyimpanan Microsoft 365.

Tiap penyewa sekolah memiliki kapasitas penyimpanan dasar sebesar 100 TB. Lisensi pengguna berbayar Microsoft 365 dan Office 365 A3 serta A5 masing-masing menambahkan 50 GB atau 100 GB ke kumpulan penyimpanan. Selain itu, institusi dapat membeli penyimpanan gabungan tambahan dalam kelipatan 10 TB seharga $300 USD estimasi ritel/bulan untuk ditambahkan ke kumpulan penyewa.

Untuk mengetahui kapasitas Anda, gunakan penghitungan ini: 100 TB + (pengguna berbayar A3 x 50 GB) + (pengguna berbayar A5 x 100 GB) + (penyimpanan tambahan yang dibeli) = kapasitas/batas.

Berikut ini contohnya:

Batas Default 100 TB (102.400 GB)

+ 500 Lisensi Staf/Pengajar A3 (25.000 GB)
+ 1.000 Lisensi Staf/Pengajar A5 (100.000 GB)
+ 3x Paket Penyimpanan 10 TB (30.720 GB)

= Total Batas/Alokasi Penyimpanan Gabungan (258.120 GB)

Untuk detail dan daftar lengkap lisensi yang berkontribusi ke penyimpanan gabungan, kunjungi halaman web Pembaruan Deskripsi Layanan Office 365 Education .

Untuk mengetahui berapa banyak penyimpanan yang digunakan penyewa sekolah, Anda dapat menarik laporan penyimpanan dari Pusat Admin Microsoft 365. Untuk melakukannya, kunjungi admin.microsoft.com dan buka: Pusat Admin Microsoft 365 > Laporan > Penyimpanan.

Penyimpanan gabungan secara khusus tersedia di OneDrive, SharePoint, dan Exchange. Untuk SharePoint, penyimpanan mencakup semua situs. Untuk Exchange, penyimpanan mencakup kotak surat grup, bersama, dan pengguna. Namun, kotak surat pencarian, publik, dan diarsipkan tidak disertakan dalam batas penyimpanan.

Pengguna berbayar berkontribusi ke kumpulan penyimpanan. Keuntungan Penggunaan untuk Siswa (Student Use Benefits, SUB) dan alumni tidak berkontribusi ke kumpulan. Namun, semua pengguna—termasuk SUB dan alumni—menggunakan penyimpanan pada kumpulan. Microsoft menyarankan pengaturan batasan di seluruh grup pengguna untuk mengelola kumpulan penyimpanan di penyewa institusi dengan lebih baik.

Untuk membantu institusi dalam transisi ini, Microsoft memberikan set alat gratis untuk membantu mengelola proses secara menyeluruh, termasuk alat untuk memvisualisasikan alokasi dan penggunaan penyimpanan saat ini di OneDrive, SharePoint, dan Exchange, serta alat untuk secara lebih mudah mengelola data yang tersimpan atau file yang berada di akhir masa pakai dan tidak lagi diperlukan. Alat baru berikut tersedia untuk membantu TI mengelola penyimpanan:

Lihat penyimpanan saat ini

• Lihat batas penyimpanan gabungan dan uraian konsumsi berdasarkan layanan

• Lihat konsumen penyimpanan teratas di OneDrive, SharePoint, dan Exchange

Kelola dan bersihkan penyimpanan

• Atur batas penyimpanan OneDrive secara massal

• Buat laporan pengguna yang tidak aktif untuk dihapus secara massal.

Manajemen penyimpanan pengguna akhir

• Izinkan pengguna untuk melihat dan mengelola penyimpanan OneDrive

Sebagai panduan penyimpanan, unduh ebook Panduan Penyimpanan Microsoft 365.

*Tersedia 2024

Jika penyewa institusi melebihi batas penyimpanan atau mendekati batas penyimpanan, Anda memiliki beberapa opsi:

• Tetapkan batas dan bersihkan penyimpanan yang ada, sesuai dengan ebook Panduan Penyimpanan Microsoft 365
• Beli lisensi pengguna berbayar tambahan untuk ditambahkan ke kumpulan penyimpanan Anda (50 GB untuk lisensi Microsoft 365 A3 dan 100 untuk lisensi A5)
• Beli penyimpanan tambahan dalam kelipatan 10 TB ($300 USD estimasi ritel/bulan)

Admin akan menerima pemberitahuan peringatan pada kapasitas penyimpanan penyewa 80% dan 90%. Pada kapasitas 100%, admin akan menerima pemberitahuan lain dan 30 hari untuk mengambil tindakan. Setelah 30 hari, penyimpanan akan dikunci dalam status baca-saja untuk SharePoint dan OneDrive jika tidak ada tindakan yang dilakukan.

Exchange tidak akan terpengaruh. Pengguna Anda dapat terus menerima dan mengirim informasi. Anda dapat menghapus konten dari OneDrive dan SharePoint. Microsoft menyarankan pembersihan penyimpanan dan penghapusan situs atau konten, atau peningkatan kapasitas penyimpanan Anda melalui lisensi A3 atau A5 tambahan, paket penyimpanan tambahan, atau opsi penyimpanan dingin seperti Arsip M365, Azure Files atau Azure Blob storage.

Pengguna akan menerima pemberitahuan peringatan saat mendekati batas penyimpanan. Tingkat pemberitahuan default berada pada kapasitas penyimpanan 90%. Pada kapasitas 100%, OneDrive pengguna akan dibatasi untuk akses baca-saja. Pengguna tidak akan dapat mengunggah, mengedit, atau menyinkronkan file baru ke OneDrive, tetapi file yang sudah ada akan tetap bersifat baca-saja. Namun, pengguna masih dapat mengunduh dan menghapus file, serta mengosongkan keranjang sampah.