5 jenis alat bantu kolaborasi yang akan meningkatkan produktivitas

Setiap bisnis dapat mengambil manfaat dari kerja sama tim yang hebat. Kolaborasi adalah kuncinya, baik Anda menjual desain karangan bunga atau membuat aplikasi smartphone terbaru. Namun kolaborasi yang sempurna memerlukan komunikasi yang sempurna pula. Kualitas komunikasi tersebut, studi menunjukkan, jauh lebih berharga dibandingkan kuantitasnya. 

Sayangnya, kolaborasi tim sering kali berjalan buruk. Kondisi ini cenderung terjadi terutama jika anggota tim: 

  • Tidak memiliki visi maupun tujuan yang sama
  • Tidak memahami atau sepakat atas tanggung jawab mereka, sehingga menimbulkan keraguan atau penggandaan tugas
  • Kurangnya komunikasi atau ketidakpercayaan satu sama lain (kemungkinan definit jika mereka tidak bertatap muka) 
  • Tidak mendapatkan peluang untuk ikut mengambil keputusan atau perubahan pada proyek 
  • Tidak terdorong untuk berinovasi atau membahas gagasan baru (terlalu sering mengikuti kata grup dapat menimbulkan kebuntuan).

Semua orang tidak hanya akan lebih senang jika mereka bekerja sama dengan baik, tetapi penelitian menunjukkan bahwa perusahaan yang mendukung kolaborasi, cenderung lima kali lebih berkinerja tinggi. Hal ini benar terutama jika karyawan yang bekerja memiliki tujuan atau sasaran yang sama. 

Bagaimana cara mewujudkannya untuk perusahaan Anda?

Dewasa ini, terdapat berbagai jenis alat bantu kolaborasi online untuk membantu tim Anda berkomunikasi dengan baik dan tetap sejalan. Alat bantu yang tepat untuk Anda tentu ada, tergantung pada kebutuhan bisnis Anda. Berikut beberapa alat bantu yang mungkin bermanfaat.

1. Alat bantu manajemen proyek akan memastikan semua pekerjaan berjalan sebagaimana mestinya 

 Baik Anda merencanakan pernikahan atau membuat situs web, kemungkinannya adalah Anda mendapatkan proyek besar yang mengharuskan banyak orang melakukan tugas mereka masing-masing. Untungnya, ada alat bantu manajemen proyek untuk membantu Anda mengelola semua serba-serbinya secara efektif. 

Manfaat:

  • Memastikan kepala proyek tetap terorganisir sementara, sekaligus memastikan tugas semua orang berjalan tepat waktu

Misalnya, perusahaan perencana acara mengadakan pesta besar. Daripada harus menggali banyak email dan menghubungi semua kontraktor, kepala proyek dapat menggunakan platform pusat untuk membuat garis waktu, menetapkan tugas, memperkirakan biaya, dan membuat representasi visual untuk semua status atas masing-masing bagian yang sedang berjalan.

Cara bekerja online dapat membantu

Meminta anggota tim untuk masuk ke lokasi virtual pusat agar dapat memeriksa tugas mereka atau memberikan umpan balik tentang sesuatu agar segalanya berjalan lancar dan cepat. 

2. Konferensi video membangun hubungan

Misalnya, Anda harus mengadakan rapat penting, tetapi separuh tim Anda sedang dalam perjalanan atau bekerja dari jauh. Konferensi video adalah salah satu cara untuk mendapatkan semua manfaat rapat tatap muka berdasarkan penelitian tanpa biaya dan kerumitan merencanakan sesuatu secara langsung. 

Manfaat:

  • Meningkatkan kerja sama tim
  • Membangun hubungan yang lebih baik untuk tim jauh
  • Menghemat biaya perjalanan

Misalnya, firma pengembangan perangkat lunak memiliki beberapa proyek yang cukup besar untuk dibahas, tetapi anggota tim berada di tiga kantor berbeda di seluruh negeri. Daripada membuat rantai email yang panjang atau memulai panggilan konferensi, yang keduanya mudah untuk diabaikan, tim dapat berkumpul dalam ruangan virtual. Yakni, melihat kolega Anda secara tatap muka akan meningkatkan keterlibatan dan produktivitas.

Cara bekerja online dapat membantu

Dengan konferensi video, Anda juga dapat berbagi data, dokumen, dan presentasi dengan anggota tim secara real-time. Anda juga dapat dengan mudah merekam rapat untuk diberikan kepada pihak yang tidak hadir. 

3. Obrolan kantor menyelesaikan segalanya 

Terkadang, hanya mengajukan pertanyaan singkat dan mendapatkan jawaban segera sangat bermanfaat. Dengan alat bantu olahpesan instan yang dibuat untuk kantor Anda, yang berarti setiap orang dapat masuk dan mengatasi masalah dengan cepat.

Manfaat:

  • Mengurangi email
  • Mempercepat proses komunikasi
  • Mengarah pada penyelesaian yang lebih cepat 

Misalnya, firma hukum kecil tiba-tiba memiliki banyak klien baru. Para pengacaranya harus segera mengalihkan sejumlah pekerjaan mereka kepada asisten pengacara dan anggota tim lainnya. Untuk menghindari risiko informasi hilang dalam arsip email, firma tersebut dapat mengobrol secara pribadi atau dengan grup untuk menyelesaikan segalanya dalam waktu singkat.

Cara bekerja online dapat membantu

Tim dapat saling mengobrol dari mana pun dan kapan pun. Alat bantu olahpesan instan juga memungkinkan berbagi layar untuk pembuatan keputusan cepat. Menyimpan riwayat obrolan dapat membantu mengarsipkan pemikiran yang menghasilkan keputusan. 

4. Revisi dokumen secara real-time mengurangi penundaan

Lupakan rantai email yang penuh dengan lampiran dan editan yang membingungkan dan tidak ada yang memberi tahu Anda. Dengan kolaborasi dokumen secara real-time, tim Anda dapat bekerja sama pada dokumen yang sama di waktu yang sama, baik berupa dokumen teks, spreadsheet, atau presentasi PowerPoint.

Manfaat:

  • Mengurangi keraguan
  • Mempercepat proses perolehan umpan balik
  • Mengurangi email

Misalnya, biro iklan sedang menangani proyek besar yang melibatkan banyak curah pendapat, pengeditan, dan revisi. Menyimpan proyek tersebut secara online dan mengerjakannya bersama, berarti mereka dapat melihat pekerjaan setiap orang, melacak perubahan yang disarankan, dan bekerja dengan umpan balik yang disampaikan secara instan. 

Cara bekerja online dapat membantu 

Anggota tim dapat bekerja di kantor berbeda, tetapi mereka masih dapat mengedit dokumen bersama secara bersamaan. Komputasi cloud memangkas waktu jeda dan membantu semua orang berkontribusi pada proyek dengan mudah.  

5. Penyimpanan cloud dengan kontrol versi memastikan segalanya teratur

Menyimpan proyek atau dokumen di cloud adalah cara termudah untuk mengetahui setiap orang yang membutuhkannya memiliki akses ke sana setiap waktu, dari mana pun di dunia. Keunggulannya adalah kolaborasi real-time, tetapi juga berarti semua orang dapat ikut online dalam sekejap, menemukan versi tertentu, dan menyimpan salinan jika diperlukan, sebelum menambahkan umpan balik. 

Manfaat:

  • Menghemat waktu
  • Mengurangi email
  • Menyimpan semua versi file di lokasi sentral 

Misalnya, organisasi nirlaba mengerjakan presentasi yang melibatkan semua penelitian terbaru tentang kondisi kelaparan di Amerika. Anggota tim dapat berkontribusi pada dokumen tersebut sementara mereka dalam perjalanan, tanpa harus menghapus tugas orang lain atau berupaya menemukan versi tertentu. 

Cara bekerja online dapat membantu 

Menyimpan presentasi di lokasi pusat memungkinkan umpan balik yang lebih cepat dan membantu menjaga berbagai versi tetap teratur.

Menggunakan salah satu alat bantu kolaborasi tim atau lebih dapat meningkatkan produktivitas secara dramatis, apa pun yang Anda kerjakan. Dan ketika berinteraksi bersama menjadi mudah, membangun hubungan pun semakin mudah, sehingga hasil bagi semua orang menjadi lebih baik. 

Mulai menggunakan Microsoft 365

Office ini sama seperti yang Anda kenal, dengan alat yang mengoptimalkan kerja sama sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan kapan pun, di mana pun.

Beli Sekarang

Ide dan Wawasan Bisnis bukan konsultan pajak atau keuangan profesional. Silakan hubungi profesional pajak atau keuangan Anda untuk mendiskusikan situasi.