5 cara berkolaborasi untuk pekerja jarak jauh

Karena tren penerapan kerja jarak jauh terus meningkat, memungkinkan karyawan dan tim proyek yang terpisah jarak bekerja bersama secara kohesif menjadi sangat penting. Dengan kemajuan teknologi digital yang pesat, kolaborasi menjadi lebih efektif dari sebelumnya. Alat yang tersedia untuk karyawan jarak jauh menawarkan spektrum peluang kolaborasi yang belum pernah ada.  

Seperti yang dituliskan oleh CNBC, setidaknya terdapat tiga bentuk “pembatasan jarak,” yang berbeda, termasuk pembatasan jarak fisik dan operasional. Alat kolaborasi yang dijelaskan di sini juga mengatasi “pembatasan afinitas,” yang terkait dengan setiap kebutuhan manusia akan “kepercayaan, simpati, dan koneksi.” 

Mulai dari sesi curah pendapat real time hingga strategi inovatif untuk berbagi dokumen dan file, setiap bisnis dapat mengoptimalkan tenaga kerja jarak jauhnya. Berikut deskripsi singkat tentang bagaimana sumber daya penting ini menghasilkan tingkat produktivitas yang baru

Konferensi dan panggilan video 

Orang-orang yang menyukai interaksi “langsung” dengan rekan kerja terkadang merasa kurang bersosialisasi ketika harus bekerja dari jarak jauh. Perasaan terisolasi dapat memengaruhi pola kerja mereka dan membuat mereka terasing dari tim. 

Konferensi dan panggilan video meningkatkan faktor “interaksi langsung” secara signifikan, sekaligus membangun hubungan dan memperkuat kerja tim. Panggilan video membantu meningkatkan upaya curah pendapat tim melalui percakapan dua arah secara real time. Selain itu, panggilan video merupakan alat yang bermanfaat dalam peninjauan kinerja karyawan (dengan pekerja jarak jauh) dan situasi lain yang paling dipengaruhi oleh pertemuan langsung.  

Penggunaan konferensi video dapat mengurangi atau bahkan meniadakan biaya perjalanan serta masalah dalam menjadwalkan rapat langsung. 

Obrolan/Pesan instan 

Percakapan real time telah menggantikan cara bertukar ide sehari-hari saat istirahat melalui obrolan dan teknologi IM. Alat ini memungkinkan pekerja jarak jauh berbagi ide dan strategi secara lebih efisien dan fokus. 

Misalnya, jika seorang pekerja jarak jauh di suatu negara tiba-tiba mendapat ide “hebat” tentang suatu proyek, mereka dapat langsung terhubung melalui IM dan membahas tentang ide tersebut dengan rekan kerja yang terpisah sejauh ratusan atau ribuan mil. Dalam hal komunikasi cepat, sumber daya ini jauh lebih cepat dan efisien dibandingkan email.  

  • Opsi berbagi layar memungkinkan anggota tim membuat keputusan lebih cepat secara real time dan membantu penyelesaian proyek  
  • Pengarsipan riwayat obrolan memberikan pemahaman mendetail tentang proses pengambilan keputusan dan bagaimana pengaruh gagasan baru terhadap penyelesaian 

 Kolaborasi dokumen dan berbagi file real time 

Meskipun dokumen masih menjadi bagian dari operasi bisnis, dokumen dalam bentuk cetak semakin jarang digunakan saat ini. Sebagai gantinya, anggota tim yang berada di lokasi berbeda dapat bekerja sama menggunakan dokumen file online, lembar bentang, presentasi PowerPoint, dan lainnya. 

Pengeditan dan pemberian umpan balik dilakukan hampir secara real time, sehingga secara signifikan mengurangi potensi kesalahpahaman atau masalah lain yang mungkin terjadi ketika mengirim atau menerima dokumen melalui email. Kolaborasi real time sangat membantu terutama ketika perlu membuat dokumen penting untuk proyek mendesak.  

Seperti di lingkungan tempat kerja, anggota tim sering kali perlu mengirim, berbagi, dan mengakses file. Kini, berbagi file dapat dilakukan melalui penyimpanan cloud. Setelah tersimpan secara online, data dapat dibagikan dengan mudah, dan orang lain dapat mengakses, melihat, dan mengedit file di Windows, Mac, atau perangkat seluler mereka. 

Manajemen dan berbagi tugas 

Tim virtual yang bekerja dari jarak jauh dan beberapa zona waktu memerlukan cara untuk mendapatkan informasi terbaru terkait proyek bersama. Manajemen dan berbagi tugas memudahkan tim berbagi tugas proyek dan menyampaikan informasi terkini tentang kemajuan penyelesaian tugas kepada semua anggota tim. 

Dengan perangkat lunak manajemen tugas, pekerja jarak jauh dapat: 

  • Menerima tugas dan memungkinkan orang lain melihat anggota yang mengerjakan tugas tersebut 
  • Memberikan pemberitahuan kepada anggota tim lainnya ketika pekerjaan selesai dan agar alur kerja terus berjalan 
  • Menyimpan dan mengelola file sumber daya (lembar bentang, dokumen, dll) serta memastikan file tersebut telah menyertakan informasi terkini 

Dengan akses ke aplikasi manajemen tugas, karyawan jarak jauh (dan rekan kerja mereka yang bekerja di luar kantor) dapat terus memantau daftar tugas proyek mereka. 

Penyimpanan cloud 

Semua sumber daya kolaboratif yang disebutkan di atas akan berfungsi optimal jika digabungkan dengan penyimpanan cloud. Layanan penyimpanan cloud memudahkan semua anggota organisasi di seluruh dunia mengakses file atau folder. 

Dengan penyimpanan cloud, pekerja jarak jauh dapat berkolaborasi dengan: 

  • Menyinkronkan file 
  • Mengakses dan berbagi dokumen, gambar, dan folder dari beberapa perangkat 
  • Mengedit file secara real time 
  • Memulihkan data yang dicadangkan jika file hilang 
  • Melihat pengeditan sebelumnya dengan riwayat versi 

Penyimpanan cloud umumnya terjangkau bahkan bagi bisnis kecil. ROI yang dihasilkan cukup besar, mempertimbangkan metode berbagi file yang aman, ketersediaan di sebagian besar sistem operasi dan perangkat, serta kapasitas untuk melindungi dari kehilangan atau kerusakan file.  

Tenaga kerja jarak jauh akan menjadi cara kerja modern. Karena kebutuhan akan kehadiran fisik di tempat kerja semakin berkurang, perusahaan akan meraih produktivitas yang lebih tinggi jika mereka mendukung tim jarak jauh dengan teknologi kolaboratif terbaik yang tersedia. 

Mulai menggunakan Microsoft 365

Office ini sama seperti yang Anda kenal, dengan alat yang mengoptimalkan kerja sama sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan kapan pun, di mana pun.

Beli Sekarang
Konten terkait
Produktivitas

5 cara aplikasi kalender online terintegrasi meningkatkan produktivitas

Baca selengkapnya
Produktivitas

Jadikan rapat lebih menarik dengan papan tulis digital

Baca selengkapnya
Produktivitas

5 cara jajak pendapat dapat meningkatkan keterlibatan dalam rapat online

Baca selengkapnya

Ide dan Wawasan Bisnis bukan konsultan pajak atau keuangan profesional. Silakan hubungi profesional pajak atau keuangan Anda untuk mendiskusikan situasi.