6 cara untuk menyusun agenda rapat online yang berhasil

Oleh Dianna Booher, Pembicara Tamu Microsoft

Banyak sekali cara untuk mengubah rapat online agar memiliki suasana, keterlibatan, atau hasil ide yang serupa dengan rapat langsung.

Biasanya, rapat online akan berjalan dalam dua situasi berikut: Sangat tenang seperti pemakaman, dengan monolog yang disampaikan kepada hadirin yang terus diam. Atau seperti acara perayaan staf penjualan di ruang tunggu penerbangan setelah memenangkan sebuah kontrak besar, semua orang berbicara tanpa arah dan fokus. Namun, semua hal ini dapat dihindari.

Agar rapat online Anda terasa hidup dan sama produktifnya dengan rapat langsung secara tatap muka, pertimbangkan panduan berikut:

1. Gunakan agenda formal.

Tidak adanya agenda membuat peserta berpikir bahwa Anda hanya ingin “mengobrol”, bukan menyelesaikan pekerjaan, bertukar ide, atau mengambil keputusan. Buat agenda formal dalam tulisan dan kirimkan kepada peserta setidaknya beberapa hari sebelumnya untuk ditinjau dan dipersiapkan.

Sampaikan agenda tersebut dari waktu ke waktu pada saat pelaksanaan rapat. (Anda akan mengetahui alasannya nanti.)

2. Sampaikan topik dalam bentuk pertanyaan.

Hindari format topik yang sangat biasa, seperti:

─Penjualan untuk Kuartal ke-3

─Stan Pameran Dagang pada Konferensi ITH

─Kampanye Pemasaran Pesaing di Bulan Agustus

Sebagai gantinya, susun topik sebagai pertanyaan sehingga diskusi Anda dapat fokus dan tidak bertele-tele:

─Berapa persen kuota kuartal ke-3 yang telah terpenuhi?

─Apakah mengikuti pameran dagang ITH akan sebanding untuk uang $35K dan waktu 2 hari?

─Apa strategi penjualan terbaik untuk menyaingi kampanye pemasaran bulan Agustus dari Logard?

3. Tentukan format untuk setiap topik agenda.

Pada agenda tertulis, sebutkan format untuk setiap topik: “Untuk diskusi terbuka” “Khusus laporan” “T&J “Polling peserta” “Untuk rekomendasi” “Untuk keputusan” Peserta sering kali meninggalkan rapat karena merasa waktu mereka terbuang sia-sia tanpa ada keputusan yang dicapai. Namun, sebagai pemimpin rapat, tujuan Anda mungkin hanya untuk membahas masalah dan mengumpulkan masukan. Memberi tahu peserta di awal tentang tujuan rapat akan memicu rasa seolah-olah semuanya sudah dicapai, bahkan untuk topik seperti itu.

4. Alokasikan waktu untuk setiap topik.

Anda selalu dapat menyesuaikan waktu saat rapat berjalan. Namun, estimasi waktu akan memberikan gambaran tentang apa yang Anda harapkan dari mereka. Jika agenda menyebutkan bahwa Deni perlu melaporkan hasil lab dengan alokasi waktu 5 menit, ia akan tahu bahwa ia tidak perlu membuang-buang waktu untuk mempersiapkan peragaan slide berdurasi 30 menit.

5. Beri tahu orang yang bertanggung jawab untuk membawa informasi yang diperlukan.

Jika Anda ingin Jeni hadir membawa data yang akan dijadikan dasar diskusi, jangan memberitahunya secara mendadak. Tambahkan namanya ke dalam agenda sebagai “pihak yang bertanggung jawab” sehingga ia dapat bersiap-siap.

6. Buat ringkasan kesimpulan dan tetapkan langkah tindak lanjut, UNTUK agenda tersebut.

Khususnya dalam rapat online, ingat bahwa perhatian peserta rapat dapat sangat mudah beralih ke layar ponsel atau tumpukan kertas. Ringkas kesimpulan dan keputusan penting, lalu tuliskan pada kolom kosong dalam agenda yang sudah direncanakan. Kemudian di kolom terakhir, catat langkah tindak lanjutnya: Siapa yang bertanggung jawab untuk melakukan hal apa, pada tanggal berapa.

Segera. Kini, agenda yang sudah diselesaikan tersebut berfungsi sebagai notula rapat. Setelah itu, kirimkan kembali agenda akhir tersebut kepada para peserta dan semua orang yang tidak hadir (sebagai file yang dapat diunduh untuk referensi)!

Biarkan agenda membantu Anda. Rapat online yang produktif pun selesai!

Dianna Booher adalah penulis ternama dari 47 buku yang sudah diterbitkan dalam 60 edisi bahasa asing. Ia membantu organisasi untuk berkomunikasi dengan jelas, juga para pemimpin untuk memperluas pengaruh mereka melalui kehadiran eksekutif yang proaktif. Penulis memposting blog secara berkala untuk Forbes, HuffPost, dan The CEO Magazine. www.BooherResearch.com @DiannaBooher

Mulai menggunakan Microsoft 365

Office ini sama seperti yang Anda kenal, dengan alat yang mengoptimalkan kerja sama sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan kapan pun, di mana pun.

Beli Sekarang
Konten terkait
Business Tips

Lindungi lingkungan dengan bekerja dari rumah

Baca selengkapnya
Business Tips

6 tips perangkat lunak presentasi slide untuk hasil yang berkesan

Baca selengkapnya
Business Tips

5 cara untuk menjadi lebih profesional melalui email

Baca selengkapnya

Ide dan Wawasan Bisnis bukan konsultan pajak atau keuangan profesional. Silakan hubungi profesional pajak atau keuangan Anda untuk mendiskusikan situasi.