Membuat garis waktu proyek yang lebih akurat dengan 7 langkah berikut

Apa pun jenis proyek yang Anda kerjakan, baik Waterfall maupun Agile, menyusun garis waktu awal menghadirkan tantangan tersendiri.  

Proyek Waterfall, di satu sisi, biasanya memiliki jadwal dan struktur yang kaku, mengedepankan pencapaian utama dalam estimasi paling awal. Proyek Agile, di sisi lain, bergantung pada fleksibilitas dan laju kerja cepat yang rumit, dan artinya manajer harus mencoba dan memperhitungkan gelombang perubahan yang tidak terhindarkan. Bagaimanapun juga, membuat garis waktu proyek yang logis adalah langkah penting di tahap awal proyek.  

Daftar periksa berikut dapat membantu manajer proyek dan pemilik untuk mencakup hal-hal pokok, mulai dari membangun tugas pertama suatu proyek hingga merencanakan tahap persetujuan dan memitigasi risiko proyek. 

1. Bagaimana memecah sasaran akhir ke dalam tugas-tugas tersendiri? 

Langkah pertama untuk membangun garis waktu yang komprehensif adalah memulai segmentasi proyek. Tentukan tujuan akhir Anda dan telusuri mundur untuk memetakan tugas-tugas tersendiri yang perlu diselesaikan guna mencapai tujuan tersebut. Mulailah dengan titik-titik penting saja, lalu lakukan penelusuran berurutan di sepanjang garis waktu untuk membangun momen yang semakin terperinci di antara titik penting tersebut. 

Bergantung pada metodologi proyek, pencapaian kecil tersebut dapat dikelompokkan ke dalam jenis urutan yang akhirnya menjadi berbagai sprint. Kerangka kerja proyek Waterfall akan tersusun dari poin penting yang sifatnya lebih makro.  

2. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugasnya? 

Setelah tugas dipetakan sepenuhnya, mulai tempatkan tugas dalam waktu yang ditentukan untuk menyelesaikannya. Bergantung pada platform yang Anda gunakan untuk membuat garis waktu, mungkin tampilannya akan terlihat seperti diagram Gantt tradisional — dan itu hal yang bagus. Istilah “garis waktu manajemen proyek” dan diagram Gantt dapat digunakan secara bergantian, walaupun tidak semua garis waktu proyek harus menggunakan format Gantt. 

Mengetahui berapa banyak waktu yang dibutuhkan tiap tugas juga dapat membantu manajer proyek Agile menaksir jumlah total sprint yang dibutuhkan proyek. Meskipun tanggal penyelesaian akhir proyek merupakan faktor yang paling utama, pastikan untuk mulai menghimpun pekerjaan dan estimasi waktu dari tim pelaksana tiap tugas. Nantinya, ini akan membantu memastikan bahwa Anda dapat mengukur kebutuhan garis waktu proyek terhadap waktu penyelesaian yang sebenarnya.   

3. Apa saja hasil utama dari setiap tugas? 

Langkah 1 dan 2 membahas tentang membuat dan memvisualkan garis waktu proyek itu sendiri. Selanjutnya, proses bergeser ke perencanaan pemeriksaan dan logistik — menyelaraskan jadwal dengan waktu riil yang diperlukan untuk mencapainya. 

Mulai dengan mengidentifikasi hasil utama untuk setiap tugas atau sprint; gunakan proses yang serupa dengan Langkah 1, yaitu dengan melakukan penelusuran progresif pada garis waktu untuk mengidentifikasi hasil kerja yang semakin mendetail. Semakin akurat daftar hasil capaian yang Anda catat, semakin besar kemungkinan tim proyek Anda mampu mencapai tujuannya.  

4. Apa saja kebergantungan dalam tugas saya? 

Satu kesamaan yang umum ada dalam manajemen proyek adalah, setiap proyek dipastikan mengalami perubahan. Lingkup, sumber daya, dan garis waktu sering kali merupakan target yang bergerak, dan manajer proyek hanya dapat merencanakannya sejauh ini. 

Namun, mereka dapat menandai tugas atau tujuan yang bergantung pada langkah-langkah lain dalam proses. Dengan begitu, semua pihak menyadari efek hilir dari pergeseran di hulu. 

Sebagian besar alat manajemen proyek memungkinkan pengguna untuk menambatkan satu tugas ke tugas lain, memudahkannya untuk mensimulasi efek berantai dari tenggat waktu yang terlewat. Meski sifat kaku dari garis waktu proyek Waterfall memberikan keuntungan dalam langkah ini, mengidentifikasi kebergantungan dapat membantu manajer proyek Agile membuat semua pekerjaan di setiap sprint menjadi lebih jelas.   

5. Seberapa lama waktu kerja dan sumber daya apa yang tersedia untuk menyelesaikan setiap tugas? 

Kembali ke Langkah 2, Anda sudah mendapatkan jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas utama proyek. Sekarang, saatnya untuk memanfaatkan waktu dan estimasi sumber daya yang Anda kumpulkan dari pemimpin tim. Mengetahui bahwa tugas tertentu membutuhkan lima hari untuk diselesaikan itu hal yang penting. Namun, pemimpin proyek yang tidak dapat memaksimalkan waktu lima hari kerja timnya tentunya menjadi faktor yang menyulitkan. Menemukan titik temu antara dua data penting tersebut akan membantu Anda mengidentifikasi titik friksi yang mungkin timbul atau di luar kebutuhan kontraktor.  

6. Siapa yang bertanggung jawab melaksanakan setiap tugas? 

Bagian dari mengalokasi sumber daya yang tersedia adalah memberi tugas spesifik kepada individu atau tim. Langkah ini lebih dari sekadar pencatatan cerdas: Ini membantu pemangku kepentingan dan pembuat keputusan untuk mendapatkan gambaran tentang tingkatan pemimpin perusahaan seperti apa yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. 

Semakin cepat Anda dapat mengalokasikan individu penting untuk berbagai hasil kerja yang berbeda, semakin baik jadinya. Pemimpin tim sering kali cenderung melakukan estimasi sumber daya dengan lebih baik apabila sumber daya spesifik mereka akan ditugaskan dalam dokumentasi yang penting. Langkah ini juga dapat membantu mengidentifikasi area yang pembebanan kerjanya cukup rentan untuk metode Waterfall dan Agile.  

7. Siapa yang bertanggung jawab menyetujui setiap tugas atau sekelompok tugas? 

Ini bisa saja dimasukkan sebagai sub-poin Langkah 6, tapi ada perbedaan antara siapa yang akan melakukan tugas dan siapa yang akan menyetujui hasil kerjanya. 

Dalam banyak kasus, persetujuan harus datang dari pemangku kepentingan yang tidak terlibat langsung dalam proses pengerjaan, atau paling dari kelompok berisi berbagai disiplin yang akan meninjaunya secara berurutan. Memetakan langkah-langkah persetujuan yang rumit tersebut merupakan poin penting bagi banyak proyek — tahap peninjauan yang dalam tim yang dialokasikan dapat memperlambat atau menghentikan jalannya proyek.  

Garis waktu proyek adalah bagian penting dalam rencana proyek apa pun. Selain membangun spesifikasi pengerjaan sebuah proyek atau inisiasi produk, proses pembentukannya juga membantu menilai proyek secara keseluruhan, memunculkan umpan balik disiplin penting yang membantu pemangku kepentingan menentukan perkiraan yang realistis mengenai apa yang dapat dan yang tidak dapat diselesaikan.  

Seperti dokumen proyek kebanyakan, garis waktu umumnya akan mengalami perubahan baik yang terencana maupun tak terduga. Triknya adalah dengan memastikan perubahan tersebut dikelola dengan pola yang sama dengan jadwal semula: melalui pengumpulan informasi secara cermat. Menggunakan metodologi Waterfall atau Agile, kualitas informasi tersebut adalah komposisi utama untuk mengukur seberapa andalnya garis waktu Anda.  

Mulai menggunakan Microsoft 365

Office ini sama seperti yang Anda kenal, dengan alat yang mengoptimalkan kerja sama sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan kapan pun, di mana pun.

Beli Sekarang
Konten terkait
Productivity

Panduan manajemen proyek untuk pemula

Baca selengkapnya
Productivity

Panduan pemula untuk menggunakan BPMN dalam bisnis harian Anda

Baca selengkapnya
Productivity

Bagaimana cara memilih diagram yang paling efektif

Baca selengkapnya

Ide dan Wawasan Bisnis bukan konsultan pajak atau keuangan profesional. Silakan hubungi profesional pajak atau keuangan Anda untuk mendiskusikan situasi.