Pengarsipan email: 5 alasan fitur ini adalah yang paling baik tetapi jarang digunakan

Di perusahaan mana pun Anda bekerja, Anda mungkin sering mengirim dan menerima email setiap harinya. Email menjadi cara yang cepat dan mudah untuk berkomunikasi dengan rekan kerja, kolega, klien, teman, dan keluarga. Tentu saja, bagi perusahaan, email adalah alat komunikasi yang sangat populer, salah satunya karena kemampuannya untuk mendokumentasikan percakapan dan berfungsi sebagai repositori informasi yang dapat dicari.

Faktanya, studi menunjukkan bahwa tiga per empat kekayaan intelektual organisasi ada dalam sistem olahpesan dan email. Artinya, sangatlah penting untuk melindungi data ini dan tidak menghapusnya begitu saja. Akan tetapi, menyimpan informasi sebanyak itu dapat membuat server penyimpanan perusahaan kelebihan beban.

Mulai bisnis Anda dengan kursus kilat di Microsoft 365

Berdayakan tim Anda agar produktif setiap hari, hampir dari mana pun, dengan Microsoft 365.

Pelajari selengkapnya

Jadi, apa solusi yang paling baik?

Pengarsipan email bukanlah hal baru. Alat ini sudah tersedia sejak lama, tetapi mengapa banyak perusahaan tidak menggunakannya? Berikut adalah lima manfaat menggunakan solusi pengarsipan email:

  • Penyimpanan. Saat data email disimpan di server langsung, kinerja server akan menurun ketika bebannya semakin banyak. Opsi lainnya adalah dengan menghapus semua email sekaligus, kurang bijak karena data penting dapat hilang selamanya, atau dengan menyimpannya di tempat lain. Pengarsipan email mengikuti opsi yang terakhir; memindahkan data ke lingkungan cloud atau server aman di luar situs. Beberapa solusi menggunakan kompresi dan/atau deduplikasi tingkat lanjut untuk mengurangi ruang disk yang diperlukan dalam arsip, terkadang hingga 50 persen atau lebih.
  • Pemulihan. Tergantung pada solusi pencadangan yang Anda gunakan, pengarsipan email dapat mempercepat proses ketika data perlu dipulihkan. Hal ini dikarenakan data yang diarsipkan menghabiskan lebih sedikit ruang. Selain itu, memulihkan email yang tidak diarsipkan akan menjadi lebih cepat dan mudah karena muatan data server berkurang.
  • Keamanan. Hanya karena email lama Anda “tidak terlihat” lagi dan disimpan di tempat lain, bukan berarti email tersebut tidak terlindung, demikian halnya email di lingkungan kotak masuk langsung Anda. Jika sudah mendapatkan solusi pengarsipan email yang tepat, data Anda akan terus dipertahankan dan dijaga dengan kemampuan pemulihan bencana utama dan pencadangan data berkelanjutan. Untuk layanan terbaik, cari penyedia yang memberikan keandalan, ketersediaan, dan kinerja dengan perjanjian tingkat layanan yang didukung secara finansial dengan jaminan 99,9 persen waktu aktif.
  • Produktivitas. Ketika server langsung dipenuhi oleh data email, proses pencarian email tertentu atau subjek tertentu akan menjadi pelan dan melelahkan. Jika kotak email tidak memiliki batas kuota dan pengarsipan email otomatis disiapkan, karyawan tidak perlu lagi menghabiskan waktunya yang berharga untuk menghapus atau memindahkan email ke file PST seperti sebelumnya. Akhirnya, jika karyawan dapat dengan mudah mengakses data email yang diarsipkan dicadangkan, seluruh kontrol kini ada di tangan mereka dan departemen TI tidak perlu lagi direpotkan untuk melakukannya.
  • Kepatuhan. Sebagian besar industri mewajibkan organisasi untuk menyimpan data bisnis, dan karena email sering kali memuat catatan tersebut, menghapusnya adalah hal yang sangat tidak dianjurkan. Industri tertentu seperti layanan kesehatan, layanan keuangan, obat-obatan, dan energi memiliki peraturan yang lebih ketat tentang data bisnis yang harus disimpan.

Saat mempertimbangkan solusi pengarsipan email, ingatlah untuk meninjau penyedia, lalu pilih penyedia dengan solusi ramah pengguna yang memberikan kontrol kepada Anda serta mempertahankan standar tinggi keamanan dan keandalan.

<!–

Download the Exchange Online capabilities guide, or get the free eBook,9, surefire ways to look professional with email.

–>

Mulai menggunakan Microsoft 365

Office ini sama seperti yang Anda kenal, dengan alat yang mengoptimalkan kerja sama sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan kapan pun, di mana pun.

Beli Sekarang
Konten terkait
Teknologi Bisnis

Hal-hal yang dapat dipelajari karyawan dari tim TI Anda agar rapat online menjadi lebih baik

Baca selengkapnya

Ide dan Wawasan Bisnis bukan konsultan pajak atau keuangan profesional. Silakan hubungi profesional pajak atau keuangan Anda untuk mendiskusikan situasi.