Dengan meningkatnya angka pembobolan data, semakin penting artinya bagi perusahaan untuk mengambil langkah melindungi data pelanggan. Pendekatan proaktif selalu lebih dipilih untuk bereaksi terhadap bencana yang dapat dicegah, yang dapat membuat perusahaan menanggung risiko hilangnya reputasi, pelanggan, dan uang.
Pelajari cara melindungi informasi pelanggan dengan beberapa kiat solid agar pelanggan Anda senang dan bisnis Anda aman.
Ketahui apa yang Anda miliki dan di mana tempatnya
Salah satu hal utama yang harus dilakukan adalah melakukan rekapitulasi. Jenis data konsumen apa yang Anda miliki? Nomor kartu kredit? Nomor BPJS?
Selain itu, ketahui di mana semua data pribadi dan sensitif ini disimpan serta cara penyimpanannya. Data bisa ada di ponsel, flashdisk, tablet, komputer, atau server. Atur semua menurut jenis dan lokasi, dengan memastikan Anda memperbarui semua hal dengan semestinya.
Jangan lupakan dasar
Sebelum menginvestasikan banyak waktu dan uang untuk perangkat lunak keamanan, mulailah dengan dasarnya. Instal perangkat lunak antivirus dan keamanan di semua komputer dan perangkat perusahaan – dan pastikan semua selalu terbaru.
Karena Anda cenderung mendapatkan pesan email dari orang baru setiap hari, berhati-hatilah sebelum membukanya. Seperti semangat Anda mencari tahu kabar terbaru keluarga Kardashian, Anda juga harus bersemangat mengikuti tren risiko keamanan, virus, dan malware terkini.
Libatkan karyawan Anda
Mempelajari cara melindungi data pelanggan tidak banyak artinya jika karyawan Anda justru menjadi sumber masalah. Sampaikan yang Anda pelajari kepada karyawan Anda, agar mereka bisa ambil bagian dan membantu Anda menjaga informasi sensitif tetap aman.
Lakukan rapat rutin untuk mendiskusikan langkah-langkah yang bisa diambil semua orang, langkah keamanan terbaru yang telah Anda adakan, dan cara menggunakannya. Hanya perlu satu mata rantai yang lemah untuk terjadinya pembobolan.
Cukup simpan yang Anda butuhkan
Selama masa operasi bisnis Anda, Anda cenderung mendapatkan banyak informasi dari pelanggan Anda. Telusuri semua untuk menentukan data yang esensial dan data yang tak berguna. Jangan simpan semua yang tidak Anda perlukan, dan jangan terus-menerus mengumpulkannya.
Ingat, Anda berkewajiban melindungi semua data sensitif dan pribadi yang dimiliki. Selain itu, pastikan Anda hanya menggunakan informasi seperti nomor BPJS dan kartu kredit untuk tujuan hukum dan diperlukan.
Batasi akses data karyawan
Jangan jadikan perusahaan Anda seperti adegan film horor ketika ada telepon berdering di dalam rumah. Artinya: karyawan Anda hanya boleh mengakses data pelanggan yang mereka perlukan untuk bekerja. Jika Anda memiliki perusahaan kecil dengan hanya beberapa karyawan, ini adalah kiat yang sangat penting.
Tinjau tugas kerja karyawan dan bandingkan dengan informasi konsumen yang mereka perlukan untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut. Anda tentu tidak ingin ada karyawan yang sangat jahat dan ingin Anda singkirkan dari kantor.
Pertimbangkan penggunaan server khusus
Jika Anda pemilik bisnis kecil, Anda mungkin menggunakan server bersama untuk menghemat uang. Meskipun ini bisa dimengerti, juga ada risikonya. Anda tidak tahu siapa yang dapat mengakses server seperti itu atau jenis informasi yang disimpan dan dapat dilihat di server itu.
Akhirnya, jangan biarkan beban atau risiko keamanan orang lain menjadi tanggungan Anda. Server khusus menurunkan risiko Anda dan meningkatkan ketenangan pikiran. Ketahui apakah itu sepadan dengan biayanya.
Musnahkan dokumen fisik yang sensitif
Anda mungkin tidak tahu, tetapi Anda diwajibkan oleh hukum untuk membuang dengan baik semua informasi pelanggan dan karyawan yang digunakan untuk alasan komersial. Tindakan yang diambil adalah Anda harus membakar atau menghancurkan dokumen fisik yang sensitif. Ketahui berapa lama Anda harus menyimpan dokumen bisnis – dan pastikan Anda memusnahkannya setelah tidak lagi dibutuhkan.
Terkait dengan itu, hal ini juga berlaku untuk file digital. Sadarilah bahwa walau Anda sudah menekan “Delete”, tidak berarti semua file sudah hilang dari komputer Anda. Selain praktik mengosongkan recycle bin (Windows) atau folder trash (Mac), juga ada program penghapusan perangkat lunak yang secara digital menghancurkan file sensitif dari komputer kantor dan hard disk Anda. Pastikan Anda menggunakannya dengan baik.
Jangan lupakan keamanan fisik
Bayangkan malunya membeli program keamanan digital tercanggih, tetapi seorang pencuri dapat masuk melalui pintu tak terkunci dan mencuri komputer atau hard disk. Meskipun penjahat tidak mampu mengakses informasi, data itu memang sudah jatuh ke tangan yang salah. Dan kita tidak pernah tahu, jika atau kapan seseorang mampu mengakses informasi yang tersimpan di sana pada akhirnya.
Jangan abaikan keamanan fisik, seperti membeli kabel dan kunci berkualitas, menyimpan file dan dokumen sensitif di ruangan terkunci, dan memastikan karyawan mematikan komputer mereka. Selain itu, buat kontrol akses untuk kantor fisik Anda, sehingga Anda tahu siapa yang mengakses tempat dan informasi tertentu. Meskipun Anda bekerja dari rumah, keamanan ekstra untuk bisnis Anda bukan ide buruk.
Idealnya, Anda harus mengurangi beban Anda dengan mempelajari bagaimana melindungi informasi pelanggan.
Tim Pusat Pertumbuhan Bisnis memiliki fokus untuk membantu Anda memulai, mengelola, dan menjalankan bisnis.